Van missie naar ontmoetingsplek
De paters van Missiehuis Sint Jan stichtten Kontakt der Kontinenten, waar jonge mannen werden opgeleid om de wereld in te trekken. Zij brachten kennis, perspectief en verbinding mee terug. Vanuit die gedachte groeide de locatie uit tot een trainingscentrum voor onder meer overheden en internationale organisaties. ‘We zijn altijd een plek geweest waar mensen samenkomen om te leren en te ontmoeten,’ zegt Ellen. De locatie bestaat uit twee historische gebouwen, samen goed voor 130 kamers en 26 zalen, midden in het groen van Soesterberg. De focus ligt nog altijd op meerdaagse congressen en trainingen, vaak gecombineerd met teambuilding en buitenactiviteiten.
Een team dat blijft
Wat het conferentiehotel onderscheidt, zit volgens Ellen niet alleen in de plek, maar vooral in de mensen. ‘Binnen de hotellerie is veel verloop. Het is bijzonder dat hier zoveel mensen al zo lang werken.’ In totaal werken er 84 medewerkers, samen goed voor 336 jaar aan ervaring. Sommigen zijn al meer dan 40 jaar in dienst en blijven zelfs na hun pensioen, simpelweg omdat ze het zo naar hun zin hebben. ‘We doen dit elke dag,’ zegt Ellen. ‘Voor ons is een congres van tweehonderd mensen geen uitzondering. Die ervaring geven we ook door aan de klant. Als iets spannend voelt voor een eventmanager, kunnen wij zeggen: het komt goed, we hebben dit vaker gedaan.’
Voelbare ervaring
Die ervaring merk je tot in de kleinste details. In praktische keuzes als parkeerplekken bij de ingang voor trainers en organisatoren, of het aanvoelen van wat een spreker nodig heeft tijdens een intensieve meerdaagse bijeenkomst. ‘Een trainer wil een rustige kamer. Een eventmanager heeft overzicht nodig. Dat voelen wij inmiddels aan,’ zegt Ellen. ‘Daardoor kunnen we snel schakelen en nemen we veel zorgen uit handen van de organisator.’ Het zorgt voor vertrouwen: veel organisaties keren jaarlijks terug en werken vaak met dezelfde contactpersonen. ‘Mensen herkennen gezichten. Dat maakt het persoonlijk en toegankelijk. Je bouwt echt een relatie op.’
Diversiteit als kracht
Het team is naast loyaal ook divers. Er werken 17 verschillende nationaliteiten, en worden er 14 talen gesproken. Die verscheidenheid zie je terug in de dagelijkse praktijk, van service tot keuken. ‘We hebben regelmatig internationale gasten,’ zegt Ellen. ‘Dan is het fijn als iemand de taal spreekt of de cultuur begrijpt.’ In de keuken leidt dat tot een wereldse benadering van het menu. Medewerkers denken mee over gerechten, waardoor invloeden uit verschillende landen samenkomen. Ook in leeftijd is het team breed opgebouwd: van 14 tot 70 jaar. ‘Jong en oud werken hier echt samen.’
Samen voor kwaliteit
Binnen het team worden beslissingen niet top-down genomen, maar in overleg. Medewerkers worden betrokken, ongeacht hun functie. ‘Iedereen mag meedenken,’ zegt Ellen. ‘Dat zorgt ervoor dat mensen zich gehoord voelen en betrokken blijven.’ Een groot deel van het team groeit intern door. Van stagiair tot vaste kracht, of van ondersteunende rol naar leidinggevende positie. Die continuïteit zorgt ervoor dat kennis behouden blijft en processen steeds verder worden verfijnd. ‘Je hoeft het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden,’ zegt Ellen. ‘We bouwen voort op wat er al is.’
Meer dan een locatie
Kontakt der Kontinenten is uitgegroeid tot een plek waar historie, natuur en wereldse gastvrijheid verenigen. ‘Het gaat om wie we zijn en hoe we werken. Dat voel je als je hier binnenkomt.’ De combinatie van ervaring, betrokkenheid en een duidelijke visie de locatie niet zomaar een plek voor events, maar een omgeving waarin je als organisator kunt bouwen op ervaring, continuïteit en vertrouwen. ‘We willen de wereld een beetje mooier maken,’ zegt Ellen. ‘Dat zit al 65 jaar in wie we zijn.’
Fotografie: Jitske Seckel
