Klaar voor de najaarsdrukte? 5 tips om je events zonder stress te managen
Bij MICE Operations werken ze dagelijks samen met eventlocaties en zien ze precies waar de grootste tijdslurpers zitten. Op basis daarvan delen ze 5 praktische tips die je nu kunt oppakken, zodat je straks met meer grip en minder stress de drukste maanden van het jaar doorkomt.
1. Houd je communicatie strak
Hoeveel tabbladen, WhatsApp-berichten en losse mailtjes heb jij nu openstaan? Communicatie raakt snel versnipperd. En dat betekent: dubbele afspraken of gemiste kansen. Zorg voor één centrale plek waar alle communicatie samenkomt en maak het jezelf makkelijk door nieuwe berichten direct af te handelen. Zo weet je altijd wat de status is én voorkom je last-minute stress.
2. Ruim je offertes op
Een lijst vol verlopen offertes geeft veel onrust. Voor je het weet volg je een aanvraag op die allang van tafel is, of erger: je mist een kans omdat je het overzicht kwijt bent. Plan een uurtje om te schonen: wat is verlopen, wat is kansrijk? Het geeft rust en zorgt dat jij je energie steekt in de aanvragen die er écht toe doen.
3. Zet je to-do’s om in duidelijke taken
Events organiseren betekent dat je honderd dingen tegelijk moet onthouden: catering afstemmen, techniek checken, leveranciers nabellen. Schrijf dat niet weg op één lange lijst, maar maak er concrete taken van: wie doet wat en wanneer? Zo voorkom je dat drie collega’s dezelfde leverancier bellen (of erger: dat niemand het doet!)
4. Automatiseer de standaardklusjes
Waarom alles zelf onthouden, als je het ook slim kunt inrichten? Met MICE Operations kun je je taken automatiseren, reminders instellen en sjablonen maken voor terugkerende mails. Laat de software het repetitieve werk doen, zodat jij je kunt focussen op het creatieve gedeelte en de beleving van je klanten!
5. Laat je locatie zichzelf verkopen
Klanten houden van snelheid en eenvoud. Is het doen van een aanvraag onduidelijk? Dan haakt iemand snel af. Zorg dus dat je het makkelijk maakt om een aanvraag te doen op jouw locatie. Een aanvraagmodule op je website werkt simpel en uitnodigend. De gast kan makkelijk aangeven wat hij zoekt en jij ontvangt een serieuze en complete aanvraag in je inbox. Zo bespaar je tijd en stress én converteer je meer aanvragen naar boekingen.
De najaarsdrukte kun je niet ontlopen, maar je kunt er wél slimmer mee omgaan. Alles wat je nu strak trekt, scheelt je straks stress, fouten en verloren tijd. Dus pak dat uurtje nu en je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn.
