HVMP verzorgt online en offline registratie Offshore Energy Exhibition & Conference

In de RAI Amsterdam vindt op 15 en 16 oktober 2013 de internationale Offshore Energy Exhibition & Conference beurs plaats. Het is de zesde editie van deze beurs, en de eerste editie waarvoor het Rotterdamse bureau HVMP de complete online en offline bezoekersregistratie verzorgt. Beursorganisator Navingo BV nam HVMP in de arm vanwege het groeiende beursportfolio en het - daarmee gepaard gaande - toenemende aantal verschillende typen registraties.

Op de Offshore Energy Exhibition & Conference beurs komen meer dan 8.500 bezoekers af. Het aantal beursexposanten overstijgt de 500, terwijl het aantal gedelegeerden meer dan 900 is. De beurs richt zich op bedrijven die zich bezighouden met energiewinning op zee, vandaar ook dat de aanwezigen uit meer dan 50 verschillende landen komen. ‘Het zijn echter niet deze aantallen die de registratie zo complex maken’, vertelt Philip Mulder, marketing manager events bij Navingo BV. ‘Tijdens de beurs organiseren we tevens een conferentie, met verschillende industry panels en masterclasses. Dat betekent dat men zich voor verschillende onderdelen registreert. Daarnaast bieden we de bezoekers meerdere betalingsopties aan, plus diverse factureringsmogelijkheden.’ Omdat de huidige leverancier hierin niet kon faciliteren, ging Mulder op zoek naar een bedrijf dat ervaring had met dit soort complexe registratietrajecten. Hij kwam uit bij HVMP. ‘We zochten een partij die flexibel is en echt meedenkt. Dat doet HVMP heel goed.’

Realtime informatie

Het is inderdaad een veeleisend registratietraject, beaamt Michiel Droog, directeur van HVMP. ‘Het registratietraject biedt veel verschillende opties en de uitdaging is ervoor te zorgen dat alle informatie helder en overzichtelijk blijft.’ Het registratiesysteem dat HVMP in eigen huis heeft ontwikkeld, kan de hoeveelheid variabelen echter goed aan. ‘En omdat ons systeem voorziet in verschillende analysetools, heeft Navingo BV ook meer inzicht in de samenstelling van het publiek.’ Dat inzicht is continu en realtime beschikbaar, vervolgt Droog. ‘Op het moment dat een bezoeker zich net voor aanvang van een sessie nog besluit in te schrijven, is die inschrijving ook direct op de iPad zichtbaar.’

Dertig scanstations

Tijdens de beurs zijn de medewerkers van HVMP aanwezig met scanstations waar de bezoeker zich tijdens de beurs zelf nog kan registreren. Op de eerste dag gaat het om zes stations, maar op de tweede dag zijn er in totaal dertig scanstations aanwezig, zowel bij de hoofdentree als bij de verschillende subzalen. Ook de informatie van deze scanstations is realtime te volgen, vertelt Droog. ‘Daarnaast hebben we geadviseerd over de inrichting van de entree. Veel deelnemers registreren zich pas op de dag zelf, dus een snel en soepel lopend registratietraject is essentieel. Dat bereiken we door hostesses in te zetten die razendsnel blind kunnen typen. Maar ook de uitgekiende plaatsing van de scanstations is heel belangrijk voor een snelle doorstroom van de bezoekers.’