Hoe kies je de perfecte datum voor je evenement?

Dat zou toch even mooi zijn, als we jou een lijstje met perfecte eventdata konden aanreiken... Je snapt vast dat het zo niet werkt. Een netwerkbijeenkomst voor detaillisten houden op donderdag- of vrijdagavond (koopavond) is vragen om een lage opkomst, terwijl dat voor een personeelsfeest van een accountantskantoor weer een prima moment is. Hoe bepaal je nu de meest geschikte datum? Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre geeft je 5 tips.

Hoe belangrijk is een goede datum?

Als het doel van je zakelijke bijeenkomst voldoende opkomst is, doen de datum en het tijdstip er toe. Je wilt voldoende aanmeldingen om je boodschap onder je doelgroep te verspreiden, om de kosten eruit te halen, meer bekendheid te krijgen of om gewoon een gezellige activiteit met elkaar te hebben. De opkomst heeft naast de datum ook te maken met het op tijd communiceren van een datum, een aantrekkelijk programma en persoonlijke uitnodigingen die helpen om no-show te voorkomen.

Sta stil bij 5 bepalende factoren

Voordat je een datum prikt is het goed om bij een aantal zaken stil te staan. Per situatie maak je hiermee de afwegingen om te komen tot de meest ideale datum. Een weersomslag of griepepidemie heb je natuurlijk zelf niet in de hand. Organiseren is risico's durven nemen. Deze 5 factoren zijn wat ons betreft bepalend voor het kiezen van de datum:
1. De deelnemers of gasten
2. Vakantieperiodes en feestdagen
3. Dagen en tijdstippen die lastig kunnen zijn
4. Invloed van seizoenen
5. Andere evenementen

Lees mee waar je dan concreet aan moet denken.

1. Wie zijn je deelnemers of gasten?

Je deelnemers of gasten zijn de belangrijkste factor in de keuze van de beste datum voor jouw event. Bij zakelijke relaties denk je in de meeste gevallen aan een doordeweekse dag. Voor een familiedag met jouw medewerkers ligt een zaterdag voor de hand. Naast je deelnemers zijn ook de beschikbaarheid van sprekers, artiesten of VIP's die jouw evenement komen openen of bijwonen bepalend. Check hun agenda's zodra je een datum voor ogen hebt.

2. Vakantieperiodes en feestdagen

Vakantieperiodes en feestdagen zijn altijd gevaarlijk. Tenzij Tweede Pinksterdag of de Kerstvakantie het uitgelezen moment voor een familie- of verenigingsdag is. Voor zakelijke bijeenkomsten raad ik je alle feestdagen en ook de dagen daar net voor of na af. Denk hierbij aan de vrijdag na Hemelvaart en de maandag of dinsdag na een zomervakantieperiode. Dan is de kans namelijk groot dat mensen extra vrij nemen of juist weer even orde op zaken stellen en zeker niet de deur uit willen.

3. Andere lastige dagen of tijdstippen

Sommige dagen of tijdstippen zijn helemaal niet handig voor bepaalde doelgroepen. Over het algemeen zijn maandagen voor zakelijke events niet in trek. Na het weekend wil je de werkweek vaak graag op de zaak opstarten. Vrijdag is voor velen een dag om werkzaamheden weg te werken of een dag vrij te hebben. Op dinsdag en donderdag zit je eigenlijk altijd goed. Op woensdag in principe ook, maar bedenk wel of er onder jouw doelgroep veel parttimers zijn die dan hun vrije dag kunnen hebben. Festivals en relatiedagen waarbij gezinnen welkom zijn, plan je het slimst op een zaterdag.

4. Invloed van seizoenen

De ideale tijd van het jaar is maar relatief. Niet alleen in de winter loop je kans op een kleinere opkomst door files of code rood-waarschuwingen. Ook middenin juni kan een outdoor activiteit verregenen. En een hittegolf is net zo goed reden om af te haken voor veel mensen. Tenzij je de locatie en activiteit slim kiest. Zo kunnen wij in ons Safari Meeting Centre heel goed in het najaar een personeelsdag organiseren omdat een groot deel van Burgers' Zoo overdekt is. En de meeste evenementlocaties hebben gelukkig airco.

5. Andere evenementen

Bij het plannen van een zakelijk evenement wil je niet hoeven concurreren met andere organisaties met dezelfde doelgroep. In agenda's van vakorganisaties kun je dat zo checken. Maar denk vooral ook breder. Jouw potentiële deelnemers hebben misschien ook interesse in het volgen van het WK voetbal of zijn tijdens de Nijmeegse Vierdaagse niet te porren voor een 2-daagse teambuilding. Daarnaast kun je bij veel evenementen op dezelfde dagen tegen schaarste aanlopen:
• locaties die bezet zijn
• EHBO- en beveiligingsmedewerkers die elders al worden ingezet
• tekorten in voorzieningen als apparatuur die je dan -tegen hogere kosten- van verder weg moet halen

Het gaat zo aardig in de papieren lopen als het al mogelijk is om je evenement doorgang te laten vinden.

Extra tip: lokale en regionale evenementenkalenders zijn handig om te raadplegen. Ook plaatselijke ondernemersverenigingen, belangenverenigingen en toeristenorganisaties weten vaak wat er in een jaar of seizoen op de publieke agenda staat.

Vaste dag? Meer gemak

Bij terugkerende evenementen heb je het vaak makkelijker. Kies een vaste middag in de maand voor je netwerkmoment of een vaste dag in het jaar voor je jaarlijkse symposium. Deelnemers weten dan altijd waar ze aan toe zijn. En ook locatie en belangrijke sprekers of VIP's kun je zo tijdig vastleggen. Niet perfect, wel ideaal. Mensen die niet kunnen, zijn er altijd. Wel beperk je zo het risico op afhakers.

Door > Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre

Fotocredits > Coen de Jong voor Vakmedianet en Vitesse.