Grolsch Veste host techevenement Today & Beyond

Nieuwe ervaring

De keuze om De Grolsch Veste het evenement te laten hosten was een logische voor Jolijn. 'We hebben gekeken naar een geografisch interessante ligging. Het FC Twente-stadion is centraal gelegen, het station is vlakbij en er is gratis parkeergelegenheid. Vooral dat laatste was een voorwaarde voor ons.' Gezien de vele presentaties moest de nodige techniek aanwezig zijn, maar ook de flexibiliteit van de diverse zalen was doorslaggevend voor de organisatie. 'We wisten tot een week voor het event niet hoe veel mensen er uiteindelijk zouden komen. Dat je in De Grolsch Veste de zalen heel eenvoudig kunt vergroten en verkleinen was daarom erg belangrijk. Dat was al een stresspunt minder. En zo'n indrukwekkend stadion is natuurlijk fantastisch, zeker voor gasten die er nog nooit zijn geweest. IT'ers zijn niet per definitie voetbalfans, voor veel bezoekers was het erg gaaf om het gebouw van binnen te zien.'

Ontzorgen tot in detail

Het informele gedeelte van het event vond plaats in de TOS Lounge en het plenaire gedeelte in de naastgelegen Hatrans Plaza. De ruimtes, tezamen met de behulpzame crew van De Grolsch Veste, bleken het perfecte decor voor Today & Beyond. 'Standhouders kregen de kans om de ruimtes 's ochtends in te richten en vanaf 13.00 uur ontvingen we de gasten. Doordat overal aan gedacht was konden wij ons als organisatie bezighouden met de juiste dingen. De naambordjes en plattegronden lagen klaar, net zoals de cassettes met muntjes die standhouders en gasten konden gebruiken om eten en drinken te halen. Maar het waren ook de kleine dingen die zorgen uit handen namen: bepaalde papieren die alvast waren geprint en het cateringpersoneel dat het oprecht leuk vond om zo goed mogelijk te helpen en van geen enkel verzoek in de stress schoot. Niets was te gek en alles was tot in de puntjes geregeld.'

Alles kon

De algemene sessies duurden tot 15.30 uur, daarna werden in apart ruimtes elk half uur diverse sessies georganiseerd. Vanaf 16.00 uur daarna bakten pizzabakkers verse pizza's, bezoekers konden hun pizzapunten aan de bar tussen de sessies door opeten. Tussen de middag was er koffie, thee en water voor alle bezoekers en was het mogelijk om een broodje te nuttigen. 'Ik ging uit van een eenvoudig broodje', vertelt Jolijn. 'Dat pakte in de praktijk een stuk luxer uit. Ik was blij verrast hoe goed de organisatie op dat soort punten meedacht. Door hun ervaring kwamen ze met waardevolle input. Als de randzaken op orde zijn kun je je focussen op zaken die belangrijk zijn voor het event.'

De organisatie blikt positief terug op deze editie van Today & Beyond. 'Mijn positiefste herinnering aan de samenwerking? Dat werkelijk niets te gek was en alles kon. Er werd heel snel geschakeld en zelfs aan het einde liep de organisatie nog even mee naar mijn auto om in te laden. Ze waren punctueel, kwamen beloftes na en – zeker niet onbelangrijk – het was gewoon heel gezellig en we hebben erg gelachen met elkaar. Dat kan volgens mij alleen wanneer alles goed is geregeld. We kijken tevreden terug op 2018, de voorjaarseditie staat alweer op de planning, natuurlijk weer in De Grolsche Veste.'

Door > Cintha Rood