Gemeente Rotterdam met groene logistiek thuis in Van Nelle Fabriek

‘Wij zochten een evenementenlocatie met flinke parkeerruimte’, verklaart Brenda Steegman. ‘De ondernemers die we wilden bereiken reizen veel per auto en daarvoor biedt Van Nelle Fabriek uitstekende faciliteiten. Daarnaast willen we tijdens Plug In 010 duurzaam aangedreven voertuigen tonen op de beursvloer. Het gaat om elektrische bestelbussen en auto’s, elektrische scooters en bakfietsen. Met dergelijk groot materiaal kun je terecht in de Van Nelle Fabriek, waar duurzaamheid bovendien tot in detail zit verweven in de werkwijze. Tel daarbij op dat het complex een typisch Rotterdams, industrieel monument is en de keuze voor deze prachtige evenementenlocatie wordt eenvoudig.’

Aan elk detail gedacht

De opdracht die gemeente Rotterdam gaf aan het team van Van Nelle Fabriek Events was om de organisatie volledig te ontzorgen. Brenda: ‘Wij wilden een zaal voor zo’n 500 bezoekers met ruimte voor plenaire sessies en de voertuigen. Daarnaast was het onze wens om de techniek en de catering te laten verzorgen via het partnernetwerk Van Nelle Fabriek Events. Dat is heel goed opgepakt, ons is alle werk uit handen genomen.’

Goed verzorgd en geslaagd

Het evenement vond plaats in de Koffiefabriek. In die zaal is voldoende ruimte voor alles wat Brenda en haar collega’s wilden bieden aan bezoekers. ‘Alle voertuigen en informatievoorziening waren toegankelijk voor de bezoekers. De catering was prima verzorgd. En om te voorkomen dat de plenaire sessies en de rest van het evenement last van elkaar hadden, is gekozen voor sessies met koptelefoons. Voor zowel onze organisatie als de gasten is het door de goede verzorging een geslaagd evenement geworden.’

Constructieve partner

Volgens Brenda is de voorbereidingstijd van gemeente-evenementen vaak best lang. Van Nelle Fabriek Events toonde zich volgens haar een constructieve partner in de aanloopfase. ‘Bij een evenement als dit zit er bijvoorbeeld een communicatietraject aan vast dat tijdig van start moet gaan. Mede daardoor heeft Plug In 010 een voorbereiding gekend van ongeveer een jaar. In die periode zijn sommige plannen voor het event bijgesteld. Van Nelle Fabriek Events heeft zich flexibel opgesteld en altijd meegedacht over bijvoorbeeld aankleding, het plaatsen van wanden, techniek en uitvoerbaarheid.

‘Gedurende de voorbereiding hebben we nog een extra verzoek gedaan voor het regelen van beveiliging tijdens Plug In 010. Ook dat werd opgepakt via hun partnernetwerk. Toch werden we niet verrast door hoge kosten; we zijn binnen budget gebleven waardoor we alles konden doen dat op ons wensenlijstje stond.’

Mogelijk grotere zaal

Inmiddels kijkt gemeente Rotterdam vooruit naar een volgende editie van Plug In 010. Brenda: ‘Dit evenement is goed verlopen, we hebben de doelstellingen ermee gehaald. Het is nodig om ondernemers te blijven informeren over het onderwerp en daarom denken we aan de volgende editie. Dan willen we mogelijk nog grotere voertuigen presenteren, dus wellicht hebben we ook een grotere zaal nodig. Dat kan best de Tabaksfabriek worden. Een nieuwe samenwerking met Van Nelle Fabriek Events ligt wat ons betreft voor de hand, naar aanleiding van de fijne ervaring tijdens de eerste editie van Plug In 010.’

Tekst:Wally Cartigny

Foto’s: Roel Dijkstra Fotografie / Foto’s: Robert Vos