Achter de schermen

FON Events ontzorgt multinational bij organisatie congres

2327

27 februari 2018

Op papier was de opdracht aan FON Events niet zo heel ingewikkeld: organiseer en faciliteer de jaarlijkse sales- en marketing conferentie en bedenk aansprekende side events, zodat deelname een bijzondere belevenis is. ‘Toch, de praktijk is nooit helemaal voorspelbaar’, weet directeur Tonny Driessen als geen ander. Locatie, periode, content, kortom: wensen genoeg. En dus uitdagingen te over. ‘Maar’, meldde de ervaren organisator aan klant Bostik: ‘Geef me het vertrouwen en ik regel het.’

Uitstel op uitstel

De opdrachtgever is een multinational, actief in 50 landen, verspreid over 5 continenten met een medewerkersbestand van ruim 5.000. Rond de 110 van hen, afkomstig uit de Europese vestigingen, komen jaarlijks bij elkaar voor de interne marketing en sales meeting. ‘De data zijn altijd al ruim tevoren geprikt’, vertelt Driessen. ‘Voor de editie van 2017 ging het om de week van 21 tot en met 24 november.’ Niet de gemakkelijkste periode weet hij uit ervaring. ‘Het lijstje van criteria en randvoorwaarden, dat in januari voor het eerst met het bureau werd gedeeld, maar uiteindelijk pas in juni 2017 echt concreet werd, was dan ook op zijn minst een fikse uitdaging voor het ervaren Arnhemse bureau. ‘We hebben door de jaren heen wel voor hetere vuren gestaan. Toch waren er momenten, waarop we serieus aan de bel moesten trekken, omdat elke dag vertraging in de besluitvorming de keuze in accommodaties natuurlijk verder zou beperken.’

‘Het moet je wel altijd mogelijk gemaakt worden kwaliteit te leveren’

Alles onder één dak

Het congresconcept vereiste ruimten voor plenaire sessies, nabijgelegen vergaderkamers met uiteenlopende capaciteit, sub ruimtes voor workshops en een beursomgeving, naast standaard voorzieningen voor ontbijt, lunch en diners. En uiteraard voldoende hotelkamers. De regio Amsterdam bleek al snel kansloos. ‘Alles zat vol of had onvoldoende geschikte faciliteiten. Voor ons was essentieel, dat alle activiteiten zich in dezelfde accommodatie zouden afspelen als waar de deelnemers verbleven.’ In het besef, dat afstanden voor heel veel wereldburgers relatief zijn, zocht en vond Driessen de ideale congreslocatie in Den Haag. ‘Ik ben uitgekomen bij NH Hotel Den Haag. Op amper 35 kilometer van Schiphol en op het moment van reserveren nog volledig beschikbaar voor onze programma-opzet. Zo wilden we in 3 verschillende ruimtes ook 3 verschillende diners aanbieden: buffet, diner en walking dinner.’ Niet onbelangrijk: ook de financiële consequenties bleken zeer overzichtelijk en passend binnen de gegeven budgetkaders.

Overal branding

In de resterende maanden van voorbereiding tot de start van de internationale conferentie vulden Driessen en zijn medewerkers het draaiboek rondom de verplichte onderdelen verder in. ‘Alle buitenlandse deelnemers werden dinsdag op Schiphol verwacht. Uiteraard met volstrekt uiteenlopende aankomsttijden. Voor de transfer van alle gasten hadden we een flexibel shuttle schema ontwikkeld, dat in de loop van de dag zijn nut ook bewees.’ Vanaf de woensdagochtend was het serious business: ‘Dat wil zeggen, de opdrachtgever nam daar de regie over het inhoudelijke deel van de conferentie over. ‘Wij richtten de zalen tevoren natuurlijk in, voorzagen die met hulp van onze vaste leveranciers van de gevraagde audiovisuele techniek en het ingeplande sfeer- en werklicht.’ In de plenaire zaal bediende FON Events de AV-apparatuur alle dagen zelf. ‘Je kreeg, waar je in het zalencomplex ook liep, steeds de indruk dat je bij de opdrachtgever zelf in het bedrijf liep. Ik ben ervan overtuigd dat deelnemers het zo ook hebben ervaren.’

Trading Game

Verreweg de grootste uitdagingen voor de Nederlandse gastheren richting hun internationale collega’s waren de side events. ‘Ook al gaat het er natuurlijk om elkaar te ontmoeten en informatie te uit te wisselen, wat bij zo’n verblijf in het buitenland toch altijd het meest beklijft is de beleving. Deels meten mensen hun eindoordeel vaak af aan de kwaliteit van de catering, deels aan de originaliteit van wat hen aan entertainment is geboden.’ FON Events zette wat dat betreft hoog in met het Engelstalige Beurzenspel (Trading City). ‘Het is één van de meest hilarische en interactieve shows die je in ons land kunt boeken’, aldus Driessen. ‘Rondom het diner vindt een theaterspektakel inclusief acteurs plaats, waarin de gasten zelf de hoofdrol spelen. De deelnemers zijn onderverdeeld in verschillende organisaties, die elkaar beconcurreren. In competitie proberen ze om zo veel mogelijk geld te verdienen. De rijkste BV mag zich winnaar van the Trading Game noemen.’ Het bleek een schot in de roos: ‘Als ik terugdenk aan het fanatisme, maar ook de enthousiaste onderlinge samenwerking aan de tafels; we kregen er heel veel positieve feedback op.’

Korte lijnen

‘Als we met FON Events opnieuw één ding hebben bewezen, dan is het dat we uitstekend in staat zijn opdrachtgevers in projecten als dit optimaal te ontzorgen’, stelt Driessen. ‘We hebben de klus met een klein maar heel betrokken team geklaard. Ik ben zelf vanaf de eerste kennismaking tot het vertrek van de AV-crew op vrijdagavond het eerste aanspreekpunt geweest. Dat houdt het voor de klant overzichtelijk; zeker in zo’n internationale organisatie, waar heel veel over nog meer schijven gaat, kan het lang duren voor iemand er ergens definitief een klap op geeft. Het is juist onze kracht daar toch adequaat mee om te gaan.’

Door > Henny Beijer