Eventcase

Eventcase: Fokker Terminal – locatiehouder als trotse co-producent

2892

19 februari 2018

Overal en elke dag vinden er noemenswaardige events plaats, georganiseerd door de krachtige Nederlandse evenementenbranche. Tevreden opdrachtgevers die hun doelstelling bereikt hebben, gasten die met een blijvende herinnering naar huis gaan en bureaus en locaties die kunnen terugkijken op een succesvol geproduceerd evenement. Wij vinden het de moeite waard om die events – klein, groot, met een kenniselement of juist fun, spraakmakend, intiem of spectaculair – een plek te geven op Events.nl in de rubriek EventCase.

Naam evenement > Jaarcongres ECP in de Fokker Terminal
Soort evenement > Het Jaarcongres ECP biedt een onafhankelijk en neutraal platform waar overheid, bedrijfsleven en maatschappelijk organisaties samenwerken en kennis uitwisselen over de impact op en de verantwoorde toepassing van technologie in de Nederlandse samenleving.
Opdrachtgever > ECP Platform voor de informatiesamenleving
Locatie > Fokker Terminal
Contactpersoon > Tim Rosman
Datum evenement > 16 november 2017
Doelgroep > Platform ICT, overheid, corporate, ICT-wereld
Aantal gasten > 800 bezoekers, verdeeld over tientallen sessies, twintigtal ketenpartners en standhouders

Komt de locatie bij het organiseren van een evenement of congres als eerste of als laatste aan bod? En heeft de locatiehouder een rol in het co-produceren van het evenement? Immers, kent de locatie-eigenaar het terrein het beste. Fokker Terminal is van mening dat hoe eerder zij betrokken worden, hoe meer zij kunnen betekenen in het proces. En dat kan van grote meerwaarde zijn voor het uiteindelijke resultaat. De locatiehouder ziet vele events per jaar voorbijkomen en kan de klant op een hoog niveau adviseren over do’s en dont’s. De Fokker Terminal beschikt dan ook over een toegewijd team van mensen uit de evenementenbranche en die noemen zij geen accountmanagers maar co-producenten.

Fokker Terminal: van schoolgebouw tot evenementenlocatie

De Fokker Terminal is een indrukwekkend complex met een rijke historie. De geschiedenis als opleidingsinstituut voor vliegtuigtechniek komt duidelijk terug in alle hoeken van het pand. Sinds het pand dienstdoet als evenementenlocatie hebben er vele honderden evenementen plaatsgevonden. Als ik vraag op welk recent evenement ze het meest trots zijn krijgt Tim Rosman, Event & Sales Director bij Fokker Terminal een lach op zijn gezicht. ‘Nou, er is één evenement waar we erg trots op zijn en dat is het Jaarcongres ECP. Hierbij hebben wij als locatiehouder de rol mogen vervullen van mede-organisator en het resultaat mag er zijn.’

Het Jaarcongres ECP

Het Jaarcongres ECP is een complex event waarbij technologie, IT-ontwikkelingen en de digitalisering van de maatschappij centraal staan. Het dagprogramma bestond uit ruim 800 bezoekers, verdeeld over tientallen sessies, twintigtal ketenpartners en standhouders. Er was een plenaire zaal voor 500 personen, 36 subsessies verdeeld over 12 zalen en een apart avondprogramma met een sit-down galadiner voor 130 gasten.

Vroeg betrokken bij het meedenkproces

Om de doelstellingen het beste te laten uitrollen gaat Fokkerterminal het liefst zo vroeg mogelijk aan tafel. Tim Rosman: ‘We zijn al vrij vroeg met elkaar in gesprek gegaan. Elk jaar is er een thema. Dit jaar was dat: ‘Samen bouwen aan de digitale samenleving’. Dat kwam als eerste op tafel, zonder vaste vorm of invulling hiervan, en daar sprongen wij in – samen met onze partners AVEQ creatieve producties en AVEQ rental.’

‘Van ‘plat’ concept naar een 3D variant op locatie’

Over hoe het concept van het Jaarcongres ECP is vertaald naar een naar een 3D variant zegt Tim Rosman het volgende: ‘Het thema en de bijbehorende vormgeving met daarin kleurrijke ‘blokken' en ‘bouwstenen’ gaf ons een mooi handvat om deze eye-catching elementen terug te laten komen in het ontwerp van het event. Overal in en rond de locatie werd het beeldmerk doorgevoerd door middel van grote watertanks en LEDschermen. Door het kleurgebruik aan te passen kon met 1 druk op de knop de sfeer veranderd worden. Ook hebben we voor digitale kunstprojecten, wat een belangrijk onderdeel is van het congres, twee verhoogde ‘boulevards of arts gecreëerd’. Door de verhogingen ontstond er in het cateringgedeelte een intiemere sfeer en hadden bezoekers mooi zicht op de verschillende werken.’

Het verschil maken ten opzichte van een kant-en-klare locatie

‘Het leuke is dat wij als locatie de ruimte krijgen om de vertaalslag te maken van een plat logo en platte vormgeving naar een 3d, live, model. Wij kunnen daar het verschil in maken ten opzichte van het huren van een kant-en-klare locatie. Wij beginnen met een lege schets en bouwen dan het event rondom het thema. Hoe eerder wij betrokken worden, hoe meer we kunnen betekenen hierin. Het is belangrijk dat mensen de locatie niet zien als een lege bak die je gewoon huurt en dan zien we wel. Ik denk dat je je beslissingsproces of doelstellingen van het event door het intensief betrekken van de locatie al veel eerder kan uitrollen.’

‘Korte lijnen zijn belangrijk’

‘En als het proces dan eenmaal gaande is, dan blijft het bij één persoon. Vanaf de eerste meeting in de zomer – het concept – tot de uitvoer en de opbouw. ‘Ik ben tot de dag zelf betrokken en je kan mij altijd bellen. We merken wel dat klanten dat heel fijn vinden. Korte lijnen zijn erg belangrijk en dat kunnen wij ook. Het is een complex gebouw, maar wij doen maar één event per dag.’ Marie-Louise van der Meer, verantwoordelijk voor Communicatie & Events bij ECP vertelt: ‘De samenwerking heeft geresulteerd in drie congressen met elk jaar een andere look-and-feel, vernieuwing staat daarbij voorop. De hangar is een geweldige plek om je creativiteit los te laten en elk jaar weer een totaal andere sfeer te creëren. Het team denkt mee van uitnodiging tot aan de beursvloer: het hoofdthema wordt altijd tot in detail doorgevoerd.’

Klanten uitdagen en verrassen

Als mensen aan de deur kloppen bij de Fokker Terminal proberen ze hen ook altijd uit te dagen om meer ervan te maken dan alleen een zaaltje en stoelen. Rosman vertelt hierover: ‘Dat is het gave van deze locatie dat je er echt meer van kan maken, zodat mensen ook echt met een ander gevoel naar buiten lopen. Dat is waar we het verschil in willen maken. Je hebt de mogelijkheid om een congres te organiseren wat in de basis een heel generiek product is. Maar door gebruik te maken van een locatie die zich heel makkelijk laat veranderen kan er ook goed nagedacht worden over het verrassingseffect en de ‘live impact’. Het Jaarcongres ECP bijvoorbeeld heeft er elk jaar compleet anders uitgezien. Dus elk jaar als bezoekers terug komen zien ze een compleet nieuw event. Het is heel makkelijk om hetzelfde uit de kast te trekken en te denken dat dit een groot succes was, dus dat doen we de volgende keer weer. Dat is precies wat we niet willen. Je moet elkaar wel blijven uitdagen.’

Door > Alice van der Laan