Rubrieken
Alles binnen handbereik
De jaarlijkse bijeenkomst van het European Network of Teratology Information Services (ENTIS) bracht professionals samen die zich bezighouden met veilig medicijngebruik rondom zwangerschap en borstvoeding. Ditmaal was Lareb verantwoordelijk voor de organisatie. Omdat deelnemers onder meer uit Brazilië, Japan en Australië kwamen, stond bereikbaarheid hoog op het wensenlijstje. Daarnaast zocht Lareb een locatie met voldoende ruimte voor presentaties, wetenschappelijke posters en informele ontmoetingen.
CORPUS Congress Centre voldeed aan die wensen. Vooral het naastgelegen hotel was een groot voordeel voor de internationale gasten. ‘Het was voor mensen twee minuten lopen naar het hotel en terug’, vertelt Veronique. Deelnemers konden daardoor gemakkelijk even naar hun kamer, zonder dat dit ten koste ging van het congresprogramma. Ook de bijzondere uitstraling van CORPUS speelde mee. Het menselijk lichaam staat er letterlijk centraal, een mooie aansluiting op het onderwerp van het congres.
Ruimte om elkaar te ontmoeten
Tijdens de congresdagen vonden de presentaties plaats in de grote congreszaal. De lichte, ruime lounge bood plek aan de wetenschappelijke posters en vormde het centrale ontmoetingspunt tijdens de pauzes. Daarnaast waren aparte ruimtes beschikbaar voor kleinere bijeenkomsten.
Voor Lareb was die combinatie belangrijk. Een meerdaags congres draait immers niet alleen om wat er op het podium gebeurt, maar ook om de gesprekken tussendoor. Het team van CORPUS dacht actief mee over de inrichting. Zo wilde Veronique graag tafels in de congreszaal, zodat deelnemers aantekeningen konden maken en hun laptop konden gebruiken. Tegelijkertijd moest de opstelling uitnodigend blijven. Ook toen er twijfel ontstond of alle posters wel in de lobby zouden passen, bood CORPUS uitkomst. Samen werd de indeling uitgewerkt, waardoor Lareb erop kon vertrouwen dat de beschikbare ruimte optimaal werd benut.
Een team dat zorgen wegneemt
De voorbereidingen begonnen ruim van tevoren. Met een internationaal gezelschap, een uitgebreid programma en aanzienlijke kosten bracht de organisatie de nodige spanning met zich mee.
Juist in die fase waardeerde Veronique het persoonlijke contact met CORPUS. Vragen werden zorgvuldig beantwoord en kort voor het congres kon Lareb nogmaals langskomen om alle details door te nemen.
Tijdens het evenement zelf maakte de ondersteuning misschien wel het grootste verschil. De aanwezige eventmanager nam verschillende praktische taken over die Veronique aanvankelijk zelf had willen uitvoeren. ‘Ze heeft zoveel zorgen van ons weggenomen’, vertelt Veronique. ‘Je ziet gewoon hoeveel ervaring ze ermee hebben.’
Ook de technische ondersteuning was onmisbaar. Met veel internationale sprekers, wisselende presentaties en deelnemers die tijdens de pauzes hun slides wilden controleren, was er voortdurend iets te regelen. Dankzij de technische begeleiding hoefde Lareb zich daar nauwelijks zorgen over te maken.
Een bijzondere aanvulling op het programma
Naast de congresfaciliteiten bood CORPUS nog iets extra's: de mogelijkheid om de interactieve ‘reis door de mens’ onderdeel te maken van het evenement. Op de eerste dag bezochten deelnemers in kleine groepen deze experience. De reacties waren enthousiast. ‘Iedereen kwam echt heel verbaasd terug’, herinnert Veronique zich. Zo werd de locatie niet alleen het decor van het congres, maar ook onderdeel van de ervaring. Een ervaring die bovendien aansloot op het wetenschappelijke karakter van de bijeenkomst.
Voor herhaling vatbaar
Ook de praktische voorzieningen droegen bij aan het soepele verloop. De catering stond na de sessies klaar, koffie en thee waren voortdurend beschikbaar en er werd rekening gehouden met allergieën en dieetwensen. Veronique kijkt dan ook tevreden terug op de drie congresdagen. Vooral de combinatie van ruimte, bereikbaarheid, het naastgelegen hotel en de betrokken medewerkers maakte CORPUS voor Lareb een zeer geschikte keuze.
Zou ze CORPUS aanbevelen aan andere organisatoren van meerdaagse congressen? ‘Ja, absoluut’, antwoordt ze. Wat haar betreft is de locatie zeker voor internationale bijeenkomsten aantrekkelijk. En als Lareb opnieuw voor dezelfde keuze zou staan? Dan zou CORPUS zonder twijfel weer in beeld komen.
