Sonja en Larissa van Beau & XR Events werken al jaren samen en hebben de taken helder verdeeld. ‘Bij elk project is één van ons de ‘hoofdaannemer’ waarbij de ander nauw verbonden is voor de uitvoering’, legt Larissa uit. Bij deze opdracht is Sonja zogezegd de chef: ‘Ik heb het meeste contact met de opdrachtgever Bridge2Food. Het team is in Londen gevestigd en veel overleg vindt online plaats.’
Vertrouwen in goede executie
Het is voor Beau & XR Events de vierde keer dat zij het bedrijf de zorg voor deze gebeurtenis uit handen nemen. De Fokker Terminal in Den Haag is de plek waar alles begint en samenkomt. Sonja neemt de planning globaal door: ‘De opbouw begint al op zondag, de vloeren worden gelegd, de beurs wordt voorzien van elektra. Op 3 juni worden de 60 stands voorzien van koeling, en kookmogelijkheden, tegelijkertijd is er een plenair evenement. Na de lunchpauze wordt de beurs gefinaliseerd en gaan 250 deelnemers 7 workshops volgen.’
Mooi gevuld programma
Die workshops (totale duur: 4 uur) vinden plaats bij één van de partners van Bridge2Food in Gouda. De locatie wordt omgebouwd van een industriële setting naar een volledige eventruimte met een tent voor ontvangst, ecologische toilettrailer, 7 workstations volledig ingericht met kookmogelijkheden en afwasstations. ‘s Avonds is iedereen terug in de Fokker Terminal voor een welcome reception. Sonja vervolgt: ‘Op dag twee wordt de bezoeker meegenomen in alles omtrent plant based foods innovaties en technologieën. We sluiten de dag af met een diner voor 450 man bij Beachclub WOW in Scheveningen. Iedere dag zijn producten van sponsoren verwerkt in het menu. Dit is voor de cateraar een mooie uitdaging, omdat deze moet werken met producten, die vaak nog niet of net op de markt zijn gebracht.’
Complex? Niet voor dit team
Het moge duidelijk zijn dat dit een complex event is waarbij je de deelnemers en bijbehorende technologie goed moet managen. Dit vraagt om een uitgedacht logistiek plan, getailleerde afstemming en flexibiliteit. De dames organiseren dit event voor de derde keer ook in Noord-Amerika en zijn al bezig met de voorbereidingen voor een Europe editie 2026 in Denemarken. Hoe krijgen ze dat voor elkaar? Sonja: ’We werken met betrouwbare, flexibele leveranciers en een portal waar standhouders vooraf aangeven wat ze nodig hebben.’
Je krijgt er teamleden bij
Larissa en Sonja worden onderdeel van je sales en marketing team. Met hun grote netwerk van leveranciers en zzp’ers garanderen zij dat elke evenement tot in de puntjes wordt verzorgd. Larissa is daar trots op: ‘Alles is al een geoliede machine, we optimaliseren elk jaar weer dankzij de lessen van vorig jaar. En vergis je niet, we draaien hier nog veel andere projecten naast!’
Vanwege hun ervaring en vertrouwde samenwerking met leveranciers en locaties kunnen Larissa en Sonja bouwen op hun netwerk. Natuurlijk blijven zij een vinger aan de pols houden, zegt Sonja. ‘We zijn vooral coördinerend en regelend. We inventariseren wat je nodig hebt en zorgen ervoor dat de specialisten de kwaliteit leveren die wij beloven. We blenden in het geheel, aldus Sonja. ‘We adviseren, faciliteren, coördineren en organiseren. We zijn samen het event voor jullie aan het organiseren!’
