Erik Peekel van Aaaaha!: ‘Blijf niet op je handen zitten!’

Handelsmissies

Veel opdrachtgevers van Aaaaha! Bureau voor live communicatie zijn (semi-)overheden, zoals ministeries, Rijkswaterstaat en waterschappen. Een van de belangrijke opdrachtgevers is het ministerie van Buitenlandse Zaken, waarvoor Aaaaha! een aantal grote online evenementen heeft georganiseerd. ‘Er speelt internationaal altijd veel. Het ministerie is altijd bezig met handelsmissies en schakelt ons vaak in om evenementen te organiseren waarbij Buza Nederlandse bedrijven introduceert of koppelt aan internationale projecten’, vervolgt Peekel. ‘We begonnen met ‘Wind op zee’, een relatief kleinschalig evenement in Frankrijk en dat sloeg zo aan, dat we Buza nu mogen faciliteren met grotere evenementen.’

Van Parijs tot China

Een van die evenementen is Parijs 2024, wanneer de Olympische Spelen in de Franse hoofdstad plaatsvinden. Peekel: ‘Dat is zo’n infrastructureel en installatietechnisch mega-event, dat daar enorme kansen liggen voor Nederlandse bedrijven als StaticAir en Hydraloop. Ook hebben we de virtuele China Business Week gefaciliteerd waarmee Nederlandse ondernemers zich konden verdiepen in marktkansen per sector, zoals bijvoorbeeld Agritech en Cleantech.’

‘Hou het online evenement kort en maak duidelijke keuzes!’

Interactie van essentieel belang

Om een online evenement succesvol te maken, moet het voor de deelnemers niet alleen interessant zijn, maar dat ook blijven. Met de juiste pollvragen en open vragen kun je de deelnemer betrekken. Je vraagt bijvoorbeeld ‘in hoeverre is jouw organisatie al bezig met deze ontwikkeling?’ De koplopers kun je dan vragen om via de chat in te sturen wat hun concrete acties zijn. Met de experts in de studio kun je dan een aantal van die oplossingen bespreken. Op eenzelfde manier kun je polsen wat de kijker als grootste uitdaging ervaart. Bij live evenementen zat de interactie vaak aan het einde, online wil je het al vanaf de start een plek geven in je programma. Je geeft de deelnemer een actieve rol en je maakt het programma concreter en relevanter.’

Livestream en pollvragen

‘Met behulp van technologie kunnen we deelnemers individueel volgen en hen na afloop van veel betere feedback en follow up voorzien’, legt Peekel uit. ‘De reacties op de poll- en enquêtevragen en ook de interactie in de chat leggen we vast per deelnemer. Dat levert waardevolle informatie en inzichten op. Vooraf bedenken we met onze opdrachtgever wat goede vragen zijn om de opvolging op te baseren. ’

Diverse partners

Aaaaha! werkt met een paar verschillende studio’s en platforms. Per evenement wordt bekeken wat het beste past bij de wensen en het budget van de opdrachtgever: hoeveel deelnemers zijn er, gaan sprekers inbellen, hoeveel camera’s zijn er nodig, wil de opdrachtgever er breakouts bij? ‘Onze toegevoegde waarde is dat wij de opdrachtgever begeleiden en zijn ogen openen voor wat er mogelijk is en wat technisch kan. Wij helpen om een heel goed programma neer te zetten. Dat kan voor externe partijen zijn, maar ook om je eigen personeel via bijvoorbeeld maandelijkse updates te informeren over ontwikkelingen binnen je bedrijf.’

Hou het kort en maak keuzes

Het reüniegevoel van een live evenement krijg je met een online evenement niet op een volwaardige manier terug, ook al is dat op diverse manieren geprobeerd. ‘Eén van onze belangrijkste inzichten: hou het online evenement kort en maak duidelijke keuzes. Niemand vindt het prettig om een halve dag achter een beeldscherm te zitten, hoe goed het programma ook in elkaar steekt. Denk in online sessies van maximaal 60 minuten. Natuurlijk kun je een paar sessies achter elkaar plannen, maak dan heel duidelijk dat het oké is om één of twee sessies te kiezen uit het aanbod. Ook kun je overwegen om de sessies te spreiden over tijd, dan zit er bijvoorbeeld een week of een maand tussen. Als je als bedrijf een online evenement wilt organiseren, neem dan in ieder geval deze tips ter overweging. Wij helpen je graag verder!’ besluit Erik Peekel.

Door > Rob van Hilten