Event Company: ‘We wilden een systeem dat met ons meebeweegt’
Met Smart Event Manager beschikt Event Company nu over één centraal platform waarin alle onderdelen van het eventproces samenkomen: van offerte tot uitvoering. ‘Het geeft ons overzicht en structuur. Dat is precies wat we nodig hadden’, aldus Stephan.
Een weloverwogen keuze
De beslissing om over te stappen werd niet over één nacht ijs genomen. ‘Overstappen op een nieuw softwaresysteem is voor iedereen best een grote verandering’, zegt Stephan. En natuurlijk wilden we het – als je de keuze dan eenmaal maakt – ook echt goed doen, met oog voor alle afdelingen en processen.’ Tijdens de oriëntatiefase sprak Event Company met verschillende leveranciers. ‘We hebben veel systemen bekeken, maar bij SEM hadden we meteen het gevoel dat ze ons begrepen. Ze luisterden goed, dachten mee en gaven eerlijke feedback over wat wel en niet mogelijk was,’ vertelt hij.
Het voortraject was intensief, maar volgens Stephan de moeite waard. ‘Het team van SEM nam de tijd om onze processen te doorgronden. We hebben samen gekeken waar knelpunten zaten en hoe we die konden oplossen. Dat gaf vertrouwen dat ze echt het beste voor onze organisatie wilden.’
Gebruiksvriendelijkheid als doorslaggevende factor
De keuze voor SEM werd uiteindelijk bepaald door de balans tussen gebruiksgemak en flexibiliteit. ‘SEM is intuïtief. Je hoeft geen IT’er te zijn om ermee te werken,’ legt Stephan uit. ‘Tegelijkertijd kun je het systeem flexibel inrichten, precies zoals het bij jouw organisatie past. Dat was voor ons heel belangrijk.’ Ook het toekomstgerichte karakter van SEM was een belangrijke factor. ‘We wilden niet over vijf jaar opnieuw moeten zoeken. SEM voelt toekomstbestendig!’
Een soepele implementatie
De implementatie van een nieuw systeem is altijd spannend, maar het proces verliep soepel. ‘De begeleiding was goed,’ zegt Stephan. ‘We konden altijd terecht met vragen en het supportteam reageerde snel. Binnen enkele weken hadden we het gevoel dat we grip kregen op de nieuwe manier van werken.’ De resultaten werden snel zichtbaar. ‘We hoeven niet meer op drie plekken te zoeken naar informatie. Alles staat in één systeem, en dat scheelt enorm veel tijd. Bovendien hebben we nu inzicht in onze marges, offertes en planning op één plek.’
Zichtbare resultaten én meer rust
Na een jaar werken met SEM ziet Event Company duidelijke verbeteringen. ‘De doorlooptijd voor offertes is een stuk korter’, vertelt Stephan. ‘We werken met actuele data, maken minder fouten en kunnen sneller schakelen met klanten. We weten hierdoor ook precies waar we staan en kunnen zo onze tijd beter besteden aan de klant en doen waar we goed in zijn. Dat maakt ons werk niet alleen efficiënter, maar ook leuker.’
Klaar voor de toekomst
Terugkijkend is Stephan blij met de overstap. ‘Het was een intensief traject, maar we hebben er veel voor teruggekregen. We werken efficiënter, slimmer en met meer plezier. SEM helpt ons om te blijven groeien en mee te bewegen met de ontwikkelingen in de markt.’
De overstap van Event Company naar Smart Event Manager laat zien hoe slimme software niet alleen processen optimaliseert, maar ook ruimte schept voor groei en creativiteit. Door overzicht en inzicht te combineren, krijgt het team meer tijd voor wat echt telt: het creëren van onvergetelijke evenementen.
Fotografie: Met Pitt
