Een ivent met effect

Door Angelique de Wit

Een ivent met effect, dat was de insteek van het EffectIvent dat op donderdag 29 januari werd georganiseerd door Effectivents. Een zaal vol vrouwen en twee mannen, honderd deelnemers van de meest uiteenlopende organisaties: van KPN tot Norrit tot de Rabobank en Provincie Noord Holland. Event organizers van wetenschappelijke congressen tot evenementen voor inwoners van een gemeente tot personeelsfeesten en relatiebijeenkomsten. Een zeer afwisselende doelgroep met een zelfde doel: personal development en het vergaren van tips en tricks voor het organiseren van evenementen. Ook ik, organisator van de evenementen bij High Profile mocht bij dit event aanwezig zijn. 
[afbeelding niet meer beschikbaar]

De deelnemer kon tijdens dit event kiezen tussen een viertal workshops, waarvan er twee gevolgd konden worden. Als eerste volgende ik de workshop Creativiteit – de totstandkoming van titel en rode draad met als trainer Lenny Kaarsgaren. De kreet ‘ik ben niet creatief’ mag ik niet meer gebruiken, ik moet leren niet meer in beperkingen te denken, moet meer lef tonen en bij het brainstormen een bal gebruiken. Tips en tricks om je eigen creativiteit niet in de weg te staan, daar liep ik na anderhalf uur mee naar buiten. Nu nog zelf in de praktijk brengen wat je er mee doet en of je als operationele evenementenorganisator ook écht in staat bent op de haalbaarheid niet in de weg te laten staan van je creativiteit.

Na een korte pauze, waar ik andere deelnemers zag lopen met kunstwerken, die bleken uit de wokshop Personal Branding te komen, deed ik me toch doen twijfelen. Heb ik de juiste keuzes gemaakt voor de workshops? Want, hoe verkoop ik intern mijn concept had mij toch ook een heel interessant onderwerp geleken.

Toch door naar de tweede workshop, waar ik door Marga Groot Zwaaftink (Commgres) meer informatie toegediend kreeg over het werven van voldoende deelnemers voor een event. Met een congres (het vervolg op het High Profile New Media Congres) in aantocht (najaar 2009) een actueel onderwerp voor mij. Deze workshop bestond vooral uit de marketing van je event, welke mogelijkheden zijn er om deelnemers te werven buiten je eigen adressenbestand, wanneer begin je met de werving en hoe grijp je in bij tegenvallende aanmeldingen? Het interactieve karakter, dat natuurlijk ontstond, maakten deze workshop erg interessant. Tussen de verschillende organisatoren werden veel ervaringen uitgewisseld. Ervaringen en tips van een evenementenorganisator die deelnemers werft voor grote medische congressen bleken ook erg interessant én van toepassing te zijn op een gemeente die de inwoners van een stad zo ver moeten krijgen om een wielertoernooi te bezoeken en derhalve te laten slagen.

Na twee keer anderhalf uur informatie toegeëigend gekregen te hebben had ik toch nog honger naar meer. Ik had net iets dieper nog op alle onderwerpen in willen gaan. Een afgestudeerd eventmanager heeft hier wel wat nieuwe informatie ontvangen, maar het was meer het ophalen van ‘hoe doe ik dat ook alweer, waar moet ik nu op letten’. Mijn doel: personal development is wel aangewakkerd, maar nog niet behaald. Mijn tweede doel: netwerken, kwam goed op gang na de workshoprondes. Tijdens de netwerkborrel kwamen de gesprekken al snel volop op gang. Het uitwisselen van ervaringen, het bespreken van eigen knelpunten was zeker nuttig en aantal personen heb ik dan ook intensief gesproken. Ook leuk was het om een evenementenorganisator te spreken die net als ik, ook een passie heeft voor het organiseren van bruiloften. Andere aanwezigen zagen het bijna al gebeuren dat een nieuw bureau ter plekke ontstond. Die droom nog maar even in de koelkast zetten… [afbeelding niet meer beschikbaar]

Vervolgens werd er een netwerkspel op gang gezet door More Balls than Most. Met een ‘tips top ten- folder’ en een velletje stickers in de hand bij andere deelnemers langs gaan om hun naam, organisatie en gouden tip te ontvangen. Met als doel: zoveel mogelijk namen en tips in ontvangst nemen. Degene met de meeste stickers werd benoemd tot beste netwerker. In mijn optiek niet de beste manier om te netwerken omdat ik geen idee heb wie nu degene was die de tip: ‘neem ook jezelf op in het adressenbestand voor de uitnodiging’ op mijn kaart heeft opgeschreven. Het werd een wedstrijd van het uitwisselen van kaarten waarbij het echte netwerken: ‘wie ben jij, waar werk je, wat doe jij en wat kunnen wij misschien voor elkaar betekenen’ uitbleef. Maar, daarentegen heb ik wel een hele lijst met tips (sommige te voor de hand liggend, andere meer bruikbaar) mogen ontvangen.

De beste tip die ik ontving was toch echt: ‘zorg voor een goed voorspel met het evenement als hoogtepunt’. Hoe dubbel dit ook is op te vangen, het geeft mij weer een extra reminder om vooral te genieten van het gehele proces van organiseren.

Na afloop van het event kijk ik terug op een goed georganiseerde workshopdag met veel vrolijke gezichten aan het einde van de dag. Niet altijd even geschikt voor de zeer ervaren evenementenorganisator, tenzij het is om nog even wat kennis op te halen en te netwerken, maar zeker voor de doelgroep zeer nuttig. Het uitwisselen van ervaringen en het spreken met andere event organizers is voor mij reden genoeg om volgend jaar het event weer te bezoeken. Al is het alleen om de deelneemster die mijn passie voor wedding plannen deelt, weer te ontmoeten.

Het effect van dit ivent: deelnemers gaan met tips en tricks huiswaarts, na een dag waarbij ze veel verschillende event organizers hebben gesproken en ervaringen hebben opgedaan. Getriggerd om meer diepgang in de onderwerpen te zoeken, trainingen te volgen en er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Elke deelnemer heeft op zijn of haar manier een stap extra gezet in de personal development.