Een evenement in het buitenland organiseren: 5 praktische tips

Wij Nederlanders denken vaak groot. En omdat ons landje nu eenmaal klein is, belanden we daarom vaak over de landsgrenzen. Is het jouw taak om binnenkort een evenement in het buitenland te gaan organiseren? Voor bijvoorbeeld klanten van een Nederlands bedrijf, of juist gericht op de bevolking van het desbetreffende land? Hierbij geven we vijf praktische tips.

Een draaiboek maken

Het maken van een draaiboek is waarschijnlijk iets dat je voor ieder evenement doet. Maar omdat het in de evenementenbranche echt een must is, mag het niet ontbreken in deze lijst met tips. Zeker bij een evenement in het buitenland, omdat er dan waarschijnlijk nog veel meer zaken dan gewoonlijk zijn om aan te denken en te organiseren. Om niet teveel afgeleid te worden van pas later uit te voeren taken kun je ook meerdere draaiboeken maken: een voor de voorbereiding, een voor het evenement zelf en een voor de tijd erna.

Een lokaal evenementenbureau inschakelen

Soms wordt Google als een iets te betrouwbare partner voor zaken gezien. Ga bij het organiseren van een evenement in het buitenland echter niet teveel uit van de informatie die je hier kunt vinden. Wie garandeert immers dat achter die aantrekkelijke website ook een goede locatie, leverancier of cateraar zit? Een lokaal evenementenbureau heeft daarnaast veel kennis over lokale wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld benodigde vergunningen. Veelal wordt Engels als internationale voertaal gehanteerd. Wil je echter voorkomen dat belangrijke zaken ‘lost in translation’ raken dan kan je ook een vertaalbureau inschakelen voor de communicatie. Ook erg handig als je je richt op de lokale bevolking, zo weet je zeker dat je ze op de juiste manier aanspreekt.

De locatie bezichtigen

Ook al huur je een evenementenbureau in het land in, het is altijd aan te raden de locatie een keer vooraf te bezichtigen. Zo voorkom je nare verrassingen en problemen vlak voor het evenement zelf die ad hoc opgelost moeten worden. Kijk of de locatie in het echt daadwerkelijk zo is als op foto’s, en bespreek het evenement persoonlijk met de ter plaatse verantwoordelijke en betrokken personen. Denk hierbij ook aan onverwachte situaties dus neem het calamiteitenplan en de noodroute door, en vraag welke hulpverlening mogelijk is.

De juiste verzekeringen regelen

Bij de organisatie van een event in Nederland zijn veel zaken gedekt door een standaardverzekering. Maar ook als er in het buitenland iets gebeurt, wil je niet dat jij of deelnemers voor nare verrassingen komt te staan. Vaak is de reisverzekering van het bedrijf dat opdrachtgever is, niet voldoende om alles te dekken. Sluit daarom een verzekering af bij een verzekeraar die actief is in het desbetreffende land, en kies voor een uitgebreide dekking. Nodig je mensen uit Nederland uit? Attendeer dan ook hen op de mogelijkheid van bijvoorbeeld een reisverzekering.

De financiële zaken

Bij het organiseren van een event in het buitenland, moet je buitenlandse ondernemingen betalen. Houd hierbij rekening met andere Btw-tarieven. De Belastingdienst geeft daarnaast meer informatie over wie de BTW moet betalen. Vindt het evenement buiten de EU plaats, dan moet je ook letten op de wisselkoers van de plaatselijke valuta. Gaat het om grote bedragen, kijk dan over het mogelijk is een vaste wisselkoers af te spreken met lokale opdrachtnemers. Zo voorkom je grote verschillen tussen begroting vooraf en facturen achteraf.