Congressen op zoek naar alleskunners

Goed nieuws

De snelheid waarmee de congres-sector zich hersteld heeft, is indrukwekkend te noemen, signaleert ook registratie- en interactiespecialist Invitado. Maar toch is zeker niet alles weer bij het oude, aldus Lodewijk Bovy, directeur van deze Rotterdamse organisatie: ‘Organisatoren zijn steeds vaker op zoek naar congres-software van een leverancier die alles kan: van complexe bezoekersregistratie met uiteenlopende doelgroepen tot badges printen bij de entree, en van een interactieve congres-app tot het streamen van content ten behoeve van thuisdeelnemers.’ Voor Invitado is dit heel goed nieuws, want de flexibele applicaties van deze ‘alleskunner’ worden voor elk individueel event – en dus ook voor elk congres – gecombineerd en geconfigureerd tot een geavanceerde totaaloplossing op maat.

Meerdere congrestools, één centrale database

Bovy legt uit: ‘Het beproefde registratiesysteem van Invitado bevat niet alleen alle gasten, maar bijvoorbeeld ook de sessies. Deze data staat in alles wat wij doen steeds weer centraal: al onze congres-tools maken dus gebruik van dezelfde gegevens. En met het ecosysteem dat die applicaties vormen, kunnen congresorganisatoren alle kanten op. Zo geven wij met onze formulierentool snel en eenvoudig vorm aan een ‘call for papers’-traject, regelen we bij betaalde deelname de online betalingen en facturatie, faciliteren we certificatietrajecten of realiseren wij door onze applicaties te koppelen wereldwijd simultane live interactie tijdens de sessies, zowel op locatie als online: bezoekers in de zaal doen via onze congres-app bijvoorbeeld tegelijkertijd mee aan dezelfde poll als de thuisdeelnemers die het congres online via ons platform bijwonen.’

Efficiënter, stabieler, veiliger en zo eenvoudig mogelijk

De gezochte én gevonden synergie vergroot zo niet alleen de mogelijkheden aanzienlijk, maar is bovendien beduidend efficiënter, stabieler en veiliger dan een combinatie van diensten van verschillende aanbieders. ‘Om hetzelfde te bereiken – voor zover dat al mogelijk is – zou bezoekersdata dan via koppelingen tussen verschillende verwerkers moeten worden rondgepompt, met alle security- en stabiliteitsrisico’s van dien,’ zegt Bovy van het ISO 27001 gecertificeerde Invitado. ‘Met een totaalpakket van één en dezelfde aanbieder heb je te maken met maar één aanspreekpunt, één verwerkersovereenkomst en één centrale log-in voor alle toepassingen.  We willen het de uiteindelijke gebruiker zo eenvoudig mogelijk maken. Bijvoorbeeld door die centrale log-in als Single Sign On-oplossing aan te bieden. Daarmee hoeven de gebruikers geen extra wachtwoord onthouden en maken we ook je security en privacy officer blij.’

Innovaties voor congressen

In samenspraak met relaties uit de congressector werkt Invitado continu aan innovaties. ‘We willen een alleskunner zijn én blijven,’ beaamt Bovy. ‘Zo ontwikkelen we op dit moment een slimme beoordelings-tool binnen het al genoemde call-for-papers-traject en verruimen we de mogelijkheden voor congresorganisatoren die op zoek zijn naar self-service-oplossingen en zélf met onze applicaties aan de slag willen. Daarbij faciliteren we stabiele en veilige API-koppelingen tussen ons ecosysteem en bijvoorbeeld de ledenadministratie. En dan is er nog de enthousiast ontvangen Matchmaking-tool in onze congres-app: op een heel laagdrempelige manier, namelijk met afbeeldingen, breek je als organisator daarmee effectief het ijs tussen de congresgangers.’

Dashboard, rapportages en huisstijl

Tot slot belicht de Invitado-directeur nog een groot voordeel van het werken met een alleskunner: ‘De gebruiksgegevens die de online registratie van alle denkbare stakeholders, het scannen en printen op locatie, de congres-app en een eventueel ingezet streamingplatform genereren, kunnen niet alleen live worden gemonitord in een volgens de wensen van de organisator samengesteld dashboard, ze kunnen ook worden gecombineerd in zeer complete rapportages, die over de volle breedte van het congres waardevolle inzichten verschaffen. Zelfs de toepassing van de congres-huisstijl wordt door onze specialisten binnen alle applicaties zorgvuldig bewaakt.’

Wil je meer weten over de totaaloplossing voor congressen van Invitado? Kijk op Invitado.nl of neem contact op met deze Rotterdamse registratie- en interactiespecialist.