‘Zodra een aanvraag verder gaat dan meubilair en verlichting, worden we door party- en salesmanagers van locaties steeds vaker naar voren geschoven. Met die realisatie wilden we iets doen,’ vervolgt Larissa.
Nieuwe kanalen naar succesvolle events
Beau & XR Events merkte dat zij ongemerkt een rol hadden ontwikkeld waarvoor ze zich nooit bewust hadden gepositioneerd: creatieve partner voor eventlocaties die méér willen bieden dan een standaard zaaluitleg of basisopstelling. Sonja: ‘Een aanvraag begint vaak klein met een band, spreker of photobooth. Maar zodra er een thema, storytelling, entertainmentprogrammering of uitgebreide aankleding nodig is, geven locaties aan dat dat niet hun expertise is. Op dat moment worden wij ingeschakeld.’
Waar het voor veel eventlocaties ophoudt, pakken Beau & XR Events de draad op. Dat gaat veel verder dan een set decorstukken neerzetten. Ze ontwikkelen uitgebreide thema’s uitgewerkt in levendige moodboards, complete eventverhalen én verzorgen de volledige uitvoer daarvan. Alles wordt tot in detail Instagrammable gemaakt. Larissa vertelt lachend: ‘Onze evenementen zijn sexy! Daarmee bedoel ik dat ze visueel indrukwekkend zijn. Theatrale entrees, grote bloeminstallaties, sfeervolle lichtconcepten: we bouwen altijd iets waar mensen foto’s van wíllen maken.’
Iedereen in de kijkers
‘En bijna al onze evenementen worden vastgelegd door een professionele fotograaf of videograaf,’ voegt Sonja toe. ‘Dat levert de locaties een extra bonus op: goed beeldmateriaal. We stemmen altijd af of we die beelden mogen delen met leveranciers en locaties. Zo kunnen zij professioneel beeld gebruiken voor hun presentaties, social content en salestrajecten.’ En dat werkt. Locaties tonen toekomstige klanten ineens niet een lege zaal, maar een inspirerend voorbeeld van wat er mogelijk is. ‘Onze foto’s worden door locaties vaak gebruikt in pitches. Dat helpt hen enorm in hun positionering.’
Pre-event conceptpartner voor locaties
Al die ervaringen leidden tot hun nieuwe focus: locaties ondersteunen als creatieve partner - zelfs wanneer er nog geen concreet event op tafel ligt. Larissa legt uit: ‘Locaties hebben vaak een technische leverancier en cateraar als preferred supplier, maar zelden een bureau voor concepting en styling. Terwijl juist dát het verschil kan maken in beleving en verkoop. We merken niet alleen dat locaties ons steeds vaker als preferred partner presenteren, maar ook dat we gevraagd worden om de mogelijkheden voor ze in kaart te brengen. Dat gebruiken zij vervolgens als een soort toolbox in hun salespitch. Met concrete voorbeelden zien eventmanagers een concept wél ineens voor zich.’
Van kale zalen naar enthousiaste complimenten
Het duo deelt enthousiast voorbeelden. Zo gaven ze afgelopen jaar de grootste bioscoopzaal van Nederland een complete restyling. Een kale zaal met rijen stoelen en een groot zwart scherm werd volledig onherkenbaar gemaakt. Larissa: ‘We zijn volledig over de top gegaan met decoratie, projecties en lichtinstallaties. De bioscoopmedewerkers kwamen één voor één de zaal binnen voor een sneakpeek en om foto’s te maken. Uiteindelijk zijn de beelden zelfs gebruikt voor hun landelijke presentatie.’ Een andere keer transformeerden ze een eenvoudige zaal van een landgoed binnen één dag tot een avondlocatie waar de medewerkers zo van onder de indruk waren dat de directeur door zijn team is gebeld om te komen kijken. ‘Ik herken mijn eigen zaal niet meer!’, zei hij toen hij binnenwandelde. Sonja: ‘Dat is het mooiste compliment dat je kunt krijgen.’
Wat locaties écht krijgen
De meerwaarde voor locaties zit niet alleen in de creatieve invulling, maar ook in de volledige regie. ‘Locaties worden ontzorgd - al vinden we dat woord verschrikkelijk,’ lacht Larissa. ‘Maar het is wel wat er gebeurt. Wij nemen de communicatie met de opdrachtgever over, sturen leveranciers aan, briefen de fotograaf, coördineren catering en zijn op de dag zelf het aanspreekpunt voor alles,’ vult Sonja aan. ‘Daardoor daalt de druk op hun eigen team én loopt het event strakker. Het resultaat is een blije opdrachtgever en een locatie die zichzelf sterker positioneert in de markt.’
Larissa: ‘We willen locaties laten zien dat we méér zijn dan een eventbureau. We zijn een creatieve partner die meedenkt, meebouwt en versterkt. Niet alleen voor een event, maar voor hun hele positionering.’
