Beau Events en XR Events voor als het écht hybride mag

‘De live-deelnemers waren verdeeld over vijf verschillende zorglocaties en online moest het evenement voor alle medewerkers toegankelijk worden. Een grote uitdaging. Maar ik wist dat door de taken te verdelen Sonja en ik dit samen konden bolwerken. Dus zijn we na dat eerste telefoongesprek onmiddellijk aan de slag gegaan. Binnen twee dagen hadden we op basis van onze ervaring en expertise een offerte rond die meteen werd goedgekeurd. Daarna kon de organisatie werkelijk beginnen.’

Eén event, twee programma’s

Het betrof een tweedaags intern evenement dat verbinding moest leggen tussen de verschillende bedrijfsonderdelen, locaties en medewerkers. De voorbereidingstijd telde slechts enkele maanden, dus een strakke  organisatie was noodzaak. Een inhoudelijk plan van aanpak, het regelen van programmaonderdelen, faciliteiten voor de locaties, technische voorzieningen, communicatiemiddelen; alles moest er pijlsnel komen. Larissa: ‘Ik heb mij eerst gericht op wat de directie wilde uitstralen en vertellen. Wie is de doelgroep, wat wordt qua inhoud verwacht, wat willen ze meegeven aan deelnemers? Mijn focus lag verder op de organisatie van alle live-onderdelen terwijl Sonja zich volledig bezighield met online.’ 

Sonja: ‘We hebben gezorgd voor twee complementaire programma’s. Op de bedrijfslocaties liet Larissa tipitenten plaatsen. Daar vonden onder andere workshops plaats, werden stoelmassages gegeven en mindfulness-sessies georganiseerd. Online hebben we twee dagen vanuit een studio vooral op inhoud gefocust met sprekers en interactieve workshops. Daarbij kwamen zowel vakinhoudelijke informatie als persoonsgerichte items aan bod. Live en online konden elkaar raken: mensen werden vanaf locatie in de online-uitzending getoond, er werd geregeld ingebeld door onze reporters vanaf de verschillende locaties en deelnemers konden onderling digitaal of fysiek contact leggen. De samensmelting werkte heel goed met het oog op de wens om verbinding te leggen.’ 

Engagement en onderlinge verbinding

Sonja liet op dag één van het evenement video-opnames maken op de vijf fysieke locaties. Een compilatie video werd direct aan de start van dag twee vertoond, net als opnamen van die tweede dag aan het einde daarvan. Aangevuld met beelden van ingezette vloggers zorgde de uitzending voor meer engagement van deelnemers. Die konden online inhaken wanneer ze wilden en wie tijd had kon voor of na het werk op een live-locatie terecht. Daar had Larissa voor de programmering rekening gehouden met de roosters van deelnemers. In de bedrijfsrestaurants was bovendien de online uitzending voortdurend te zien. Ook daar werd de verbinding tussen deelnemers gelegd: ze konden er een complimentenkaartje achterlaten voor een collega, samen een kiekje maken in een fotobooth of live in de uitzending een liedje aanvragen. 

Specialisten met helicopterview

Het event in cijfers: 50 live workshops, 90 uur stoelmassage, 14 uur livestream met 10 interactieve workshops en lezingen, 5 subsessies, 5 tipitenten met hostesses, 3 videoreporters en 5.500 deelnemers. Larissa: ‘Het was een groot succes, de doelstelling is behaald en de klant is zeer tevreden. Wij tonen hiermee aan dat je voor een groot hybride evenement het beste specialisten kunt inzetten die onderling heel goed samenwerken. Hybride is niet zomaar een live event online tonen of online iets doen met publiek.’ Sonja vult aan: ‘Voor echte hybride events heb je eventmanagers nodig die precies weten wat ze doen. Mensen met helicopterview die zorgen dat alle componenten met elkaar kunnen schakelen. Samen hebben we voor dit event zo’n 200 man aangestuurd over alle disciplines heen. Dat kan alleen op basis van blind vertrouwen, strakke draaiboeken en uiteraard de vereiste knowhow.’

Door > Wally Cartigny

Op de hoofdfoto: Sonja Schaefers (l) en Larissa Derksen (r)