Constell ontstond acht jaar geleden vanuit een praktische uitdaging. Jorns zus runde een beachclub in Zandvoort en was veel tijd kwijt aan het handmatig maken van offertes voor bruiloften. Jorn, met een achtergrond in softwareontwikkeling en ervaring in de horecacatering, bouwde een oplossing. Wat begon als een offertetool groeide uit tot een compleet platform voor de hospitalitysector.
Van beheren naar handelen
De term 'agentic' roept volgens Jorn nog regelmatig vragen op. 'Als je aan vrienden vraagt of ze weten wat agentic is, zeggen ze: wat een grappig woord.' De term verwijst naar software die niet alleen ondersteunt, maar zelfstandig handelt.
Volgens Jorn zit daarin ook het verschil met een traditionele EMS dat zegt met ai te werken. 'Bij een EMS met AI is de software gemaakt met AI, maar daarna doet de AI verder niets meer. Bij agentic werken gaat de AI zelf iets doen met de data die erin staat.' Waar een traditioneel systeem wacht op een medewerker, zet een agentic systeem zelf de volgende stap. En dat brengt veel nieuwe mogelijkheden voor eventlocaties.
Van aanvraag tot boeking
Aanvragen komen binnen via e-mail, telefoon of een widget op de website. Waar normaal een eventmanager de aanvraag verwerkt, doet Constell dat automatisch, ook buiten kantooruren. Ontbreekt informatie, dan vraagt het systeem zelf aanvullende gegevens op, zoals budget of groepsgrootte. Zodra alle informatie beschikbaar is, stelt de AI op basis van historische data een offerte samen, inclusief de gewenste marge. 'Je gaat niet meer zelf prijzen maken. Je zegt: dit is de marge die ik wil halen, en het systeem bepaalt de beste offerte daarbinnen.' Volgens Jorn kan een offerte daardoor binnen vier minuten worden verstuurd.
Accepteert een gast de offerte, dan kan het systeem de boeking direct bevestigen, mits deze binnen vooraf ingestelde voorwaarden valt, zoals beschikbare zalen, capaciteit en maximale onderhandelingsruimte. Daar stopt het proces niet. Het systeem analyseert welke offertes succesvol zijn en past de opvolging daarop aan. Via een branded offertepagina ziet Constell bovendien hoe een gast de offerte bekijkt. Wordt deze meerdere keren geopend zonder boeking, dan krijgt de locatie een seintje dat persoonlijk contact op dat moment waarschijnlijk effectief is.
De mens houdt de regie
Hoewel Constell veel automatiseert, blijft de gebruiker volgens Jorn aan het stuur. Locaties bepalen zelf binnen welke grenzen de AI mag handelen, van kortingsruimte tot beschikbare zalen. Acties kunnen vooraf worden gecontroleerd en het systeem leert van correcties.
'Het gaat namens jou, en je bepaalt zelf hoeveel je vooraf wilt controleren.' Volgens Jorn verandert vooral de dagelijkse werkwijze. Niet de medewerker bepaalt welke taken prioriteit hebben, maar het systeem geeft aan welke actie op dat moment de meeste impact heeft.
Efficiënter salesproces
Volgens Jorn neemt agentic werken ongeveer 80 procent van de salesactiviteiten over. Daardoor zou een sales- of eventmanager tot vijf keer zoveel aanvragen kunnen verwerken. Ook zou sneller reageren en direct inzicht geven in beschikbaarheid de conversie met ongeveer 50 procent verhogen.
Binnen Constell wordt AI inmiddels ook voor de eigen organisatie ingezet. Ongeveer de helft van de supportmails wordt door AI opgesteld en vervolgens door medewerkers gecontroleerd voordat deze worden verstuurd.
Aanvulling op bestaande EMS'en
Constell positioneert zich niet als vervanger van bestaande EMS'en zoals Event Temple of MICE, maar als een aanvullende laag die het volledige salesproces automatiseert: van de eerste aanvraag tot de bevestigde boeking. Daarna neemt het bestaande EMS de verdere operationele afhandeling over.
Internationaal profileren steeds meer leveranciers zich als 'agentic'. Jorn maakt daarbij onderscheid tussen software die met AI is gebouwd en software die daadwerkelijk zelfstandig handelt. 'Wij zeggen niet: dit stukje werkt met AI. Wij zeggen: de AI werkt voor jou.' Volgens hem zijn traditionele EMS'en technisch niet ontworpen voor deze manier van werken.
Meer tijd voor gastvrijheid
De vrees dat automatisering ten koste gaat van persoonlijk contact hoort Jorn regelmatig. Hij ziet juist het tegenovergestelde gebeuren. Als voorbeeld noemt hij de begintijd van Constell. Zodra een boeking binnenkwam, verstuurde het systeem automatisch een felicitatiemail. Zijn zus stuurde daarna alsnog een persoonlijk bericht. 'Die behoefte om het persoonlijk te maken, was er al vanaf het begin.'
Volgens Jorn zorgt automatisering ervoor dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan repetitieve taken en juist meer aandacht kunnen besteden aan gasten. 'Je raakt je baan pas kwijt als je er niet mee gaat werken.'
Op weg naar 100% gastvrijheid
Constell werkt inmiddels aan het automatiseren van wijzigingen na een boeking, zoals extra gasten of dieetwensen. Het systeem verwerkt deze automatisch in planning en dashboard, waarna een medewerker alleen nog de definitieve bevestiging hoeft te geven. Daarnaast ontwikkelt het bedrijf functionaliteit om locaties beter zichtbaar te maken in AI-zoekassistenten zoals ChatGPT. Onder de noemer 'AI-agent ready' worden websites zo ingericht dat AI-systemen informatie beter kunnen uitlezen.
'Onze slogan is: op weg naar 100 procent gastvrijheid', besluit Jorn. Dat is een mooi streven, maar natuurlijk niet (volledig) realistisch. Alhoewel ik nu denk dat dit met agentic werken nog wel eens echt waarheid zou kunnen dat een locatie altijd aanwezig kan zijn bij de gast, in plaats van achter een factuur of een offerte.'
