Achter de schermen bij Maessen Tenten

De start: in goede banen

'Een uitvoerend evenementenbureau stuurde ons vorig jaar een aanvraag: een grote bank organiseerde een avond speciaal gericht op inclusiviteit op het werk, op het Watertorenveld bij Paleis Soestdijk', vertelt Jimco. 'Dat is een prachtige locatie, maar logistiek gezien een uitdaging. De omgeving en de grond mogen namelijk absoluut niet beschadigd raken en daarom moeten we goed schakelen met alle betrokken partijen.' Kort nadat de aanvraag binnenkwam, werd een afspraak op locatie gemaakt. Voor de 400 gasten worden de gewenste tent, de verwarming, de verlichting en alle technische details besproken. Jimco: ‘Ik ben het vaste aanspreekpunt voor de klant en ben er verantwoordelijk voor dat alles, vanaf de eerste offerte tot de laatste evaluatie, in goede banen verloopt.’

Voorbereidingen: oog voor detail

Voordat de grote dag aanbreekt is Jimco twee keer op locatie geweest. 'We kijken tijdens die meetings naar de afmetingen, de ondergrond, de route erheen en welke look & feel de klant wilt terugzien. Onze tekenaar gaat met die informatie aan de slag en maakt sfeervolle tekeningen en een plattegrond. Samen met de offerte stuur ik alles naar de klant toe en onderhoud het contact. Dit viel goed in de smaak bij onze opdrachtgever, waarna het finetunen begon.' Samen met de verwarming en verlichting partners zet Jimco de puntjes op de i en in overleg met het evenementen bureau wordt een draaiboek samengesteld.’

Ter plekke: visie op events

Een week voor het grote event plant Jimco het laatste bezoek aan de locatie, ditmaal samen met de voorman van Maessen Tenten. 'Vier ogen zien meer dan twee en de uitvoerende tentenbouwer kijkt met een andere blik dan ik. Intern bespreken we waarin de logistieke uitdagingen zitten.' De ideale tent voor het terrein bij Paleis Soestdijk was redelijk groot en moest vervoerd worden op vrachtwagens. Dat bleek de grootste hindernis. 'Je kunt er met vrachtwagens rijden, maar dat is niet ideaal', vertelt Jimco. ‘Paleis Soestdijk bevindt zich midden in een groen landschap en ze zijn erg streng op schade aan het groen.' Door een strakke planning en duidelijke communicatie met alle betrokken partijen werd het terrein – zonder een takje te breken – opgebouwd.

Terugkijken: oprechte bedankjes

Het event verliep vlekkeloos. De ruim 400 gasten genoten in de prachtige omgeving van de relatiedag. Het leukste aan deze samenwerking? Jimco: 'De dankbaarheid en samenwerking met het evenementenbureau. Natuurlijk houd je bij uitdagingen zoals deze veel ballen omhoog, maar juist die spanning is waarom ik dit doe. Het helpt dat ik stressbestendig ben, dat is noodzakelijk in dit vak.' Bij het terugzien van de foto's die gemaakt zijn tijdens events geniet hij nog na. 'Dan word ik herinnerd aan wat een mooi, uitdagend proces het was. En als ik achteraf ook nog een oprecht bedankje krijg van de klant weet ik helemaal zeker dat we een goede bijdrage hebben geleverd aan het evenement.'

Zelf zien hoe het evenement er uiteindelijk uitzag? Ga voor de video naar: triodos.nl/evenementen

Door > Cintha Rood

Op de foto: Jimco Zijlstra