‘De eerste indruk is goud waard, maar nog steeds komt het regelmatig voor dat het daar juist aan schort bij evenementen. Daarom duiken we in praktische tips om dit te voorkomen.’ Met die woorden begint host Bas van Straaten het webinar. Vervolgens schetst hij een horrorscenario: extreem lange rijen, gasten in de verkeerde rij, spelfouten op badges. Met gestreste baliemedewerkers en gefrustreerde gasten als gevolg.
Piekmomenten
‘Het voorbeeld klinkt extreem, maar we maken een hoop mee’, vertelt Wessel van aanmelder.nl even later. ‘Laat ik vooropstellen dat drukte er soms gewoon bij hoort. Piekmomenten zijn niet te voorkomen. Het is logisch dat je dan even moet wachten.'
'Maar als gasten weten dat er schot in een rij zit, ervaren ze dat wachten meestal niet als vervelend. Als ze maar zien dat het opschiet. Dit kan alleen als je het reguliere aanmeldproces niet laat verstoren door dissonanten.’
Balie
‘Daar zijn handige tips voor’, vult zijn collega Kayleigh aan. ‘Het begint ermee dat gasten weten waar ze moeten zijn. Daarom adviseren we om in principe één aanmeldbalie te plaatsen, bij voorkeur midden in de ruimte, als barrière, zodat niemand er langs kan glippen. Mocht je de aanmeldbalie om esthetische redenen liever aan de zijkant willen, geef dan met bordjes heel duidelijk aan dat mensen erlangs moeten.’
Garderobe
‘En daarbij is het belangrijk om de garderobe niet direct achter de aanmeldbalie te plaatsen’, haakt Wessel in. ‘Dat zie je vaak en klinkt logisch. Maar mensen blijven bij de garderobe vaak praten met bekenden die ze al een tijdje niet hebben gezien. Dus als je de garderobe direct na de check-in plaatst, heb je zowel aan de voor- als achterkant van de aanmeldbalie kans op opstoppingen. Dus plaats de garderobe altijd verderop in het gebouw.’
Apart informatiepunt
‘Een apart informatiepunt voorafgaand aan de incheckbalie is ook een must’, vervolgt Wessel. ‘Als iemand geen kaartje heeft, niet weet waar hij naartoe moet of andere vragen heeft, dan wil je zo iemand niet in de gewone rij hebben, want dat vertraagt het reguliere aanmeldproces enorm. Daarom raden we aan om een aparte informatiebalie te plaatsen waar mensen met bijzondere vragen terechtkunnen. Die filter je dan preventief uit de rij en dat voorkomt opstoppingen, gedoe en ergernissen.’
Hostesses
‘Daarnaast is het belangrijk om eventuele hostesses goed te informeren’, neemt Kayleigh weer over. ‘We merken dat organisaties hun gasten soms te veel informatie willen geven bij de check-in, maar dat duurt lang en roept extra vragen op. Je kunt er ook voor kiezen om informatie op hun badges te zetten. Bijvoorbeeld een schema van iemands persoonlijke dagprogramma of een QR-code, zodat ze informatie online kunnen bekijken.’
Badges
‘Print badges bij voorkeur ook niet vooraf uit’, vervolgt ze. ‘Vaak denken mensen dat het rust geeft om dit alvast gedaan te hebben, maar in de praktijk zorgt die wirwar aan badges juist voor vertraging. Dit kan leiden tot stress. Terwijl ter plekke printen spelfouten voorkomt en walk-ins registreert. Bovendien draagt het bij aan minder verspilling, omdat de badges van mensen die niet op komen dagen niet geprint worden.’
Meten & evaluaren
Tijdens het webinar komt ook naar voren dat het zinvol is om te leren van voorgaande events. Dit kan door data te verzamelen over opkomst, no-shows, doorstroom en sessiebezoeken. En enquêtes kunnen je vertellen hoe deelnemers de wachtrijen en check-in hebben ervaren.
aanmelder.nl
Natuurlijk kun je voor je event ook een beroep doen op aanmelder.nl. Naast vele concrete tips heeft het bedrijf software die de kans op een succesvolle doorstroom enorm vergroot. Denk aan ‘ticketing & facturatie’ en ‘badge printing on demand.’ Een uitgebreid pakket, dat je in je eigen huisstijl kunt personaliseren.
