Nieuws

7 tips om een duurzaam evenement te organiseren

583

20 november 2023

Wil jij als eventorganisator jouw evenement op een duurzame manier neerzetten? Goed idee, want duurzaamheid wordt alsmaar belangrijker. Steeds meer mensen kiezen dan ook bewust voor een evenementenlocatie die klimaatbewust bezig is. Maar hoe pak je dat het organiseren van een groen evenement het beste aan? Fleur van den Berg is account- en eventmanager congressen bij Koninklijke Jaarbeurs en al drie jaar lid van het Jaarbeurs Green Team. Zij weet dus precies hoe je een milieubewust evenement organiseert.

‘Of je nu een congres, awardshow of vakbeurs organiseert: bij Jaarbeurs vinden we dat duurzaamheid altijd op de agenda hoort te staan. Met onze ambitie om de duurzaamste evenementenlocatie van Europa te worden, zorgen we ervoor dat jij een zo duurzaam mogelijk event bij ons kunt organiseren. Van hergebruik van materialen, advies voor duurzame catering met lokale producten, tot digitale branding en social impact. Het draagt allemaal bij aan een positief imago en is ook nog eens goed voor je portemonnee én bewustwording onder jouw deelnemers.’

1. Een duurzame locatie: de basis voor een groen evenement

Begin met een voorsprong door een evenementenlocatie te kiezen die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan. Bij Jaarbeurs, dé evenementenlocatie in Utrecht, vind je energie-efficiëntie, zonnepanelen, strikte afvalscheiding en innovatieve groene initiatieven. ‘Door onze centrale ligging direct naast Utrecht Centraal kunnen we zo veel mogelijk organisaties adviseren om met het OV naar onze locatie te komen. En mochten bezoekers toch met de auto gaan? Zelfs voor autogebruikers hebben we duurzame oplossingen.’

2. Vraag om voorbeelden en bewijs van duurzaamheid

Vraag je locatie en leveranciers om concrete voorbeelden en bewijs van hun duurzame karakter. ‘Dan straal je als locatie uit dat je ermee bezig bent, waarom je het doet en welke impact het heeft. Bij Jaarbeurs tonen we trots onze cases en samenwerkingen, zoals het succesvolle evenement voor MVO Nederland met als doel 0% waste te behalen. Ook hebben we een samenwerking met Trees for All waarbij wij voor elke boeking een boom planten en bieden we opdrachtgevers de mogelijkheid een steentje bij te dragen door extra bomen te planten.’

3. Creëer intern draagvlak voor duurzaamheid

Zorg ervoor dat duurzaamheid ook intern wordt omarmd. Het Green Team van Jaarbeurs is een mooi voorbeeld van hoe intern draagvlak kan bijdragen aan het realiseren van groene doelen. Voor een écht groen evenement is het belangrijk dat duurzaamheid een integraal onderdeel is van ook de interne organisatie van alle betrokken partners. Want met die intrinsieke motivatie bij je stakeholders, staat iedereen achter de keuzes die je maakt, voorkom je greenwashing en zet je samen een écht groen event neer.

4. Groene catering: meer dan vega(n) op het bord

‘Catering is cruciaal voor de ecologische voetafdruk van een evenement. Bij Jaarbeurs gaan we verder dan alleen vega(n) opties. Onze executive chef bereidt duurzame gerechten en samen met Greendish bieden we inspirerende mogelijkheden. Denk aan lokale ingrediënten, goede leveranciers en het voorkomen van food waste. Wij proberen gasten zoveel mogelijk te sturen in het doorgeven van de juiste bezoekersaantallen, om zo de hoeveelheid waste te voorkomen. Daarin kijken we ook graag samen met jou als organisator naar de doelgroep van je event en welke culinaire invulling daar het beste bij past.’

5. Afvalbeheer en recyclen: minimaliseer afval en voedselverspilling

‘Recyclen en bewustwording creëren bij bezoekers heeft een grote, positieve impact op jouw bijeenkomst. Goede afvalscheidingssystemen voor en achter de schermen dragen bij aan een betere afvalverwerking. Bij Jaarbeurs gebruiken we afvalbakken met duidelijke symbolen die het eenvoudig maken om afval correct te scheiden. Ga nog een stap verder door beursmaterialen en afval te hergebruiken voor nieuwe meubels. Minimaliseer afval- en voedselverspilling voor een positieve impact op jouw evenement.’

6. Inclusiviteit en diversiteit

‘Inclusiviteit en diversiteit zijn integraal aan duurzaamheid. Laat zien dat je maatschappelijk betrokken bent door iedereen zich welkom te laten voelen. Zelf werken wij graag samen met Academie Spelderholt: een plek waar jongeren met een beperking leren, wonen en werken. Wij nodigen dan een aantal studenten met een beperking uit om ons horecateam die dag te versterken.’

7. Digitale duurzaamheid: verminder papiergebruik en kies voor slimme oplossingen

Besteed ook aandacht aan digitale duurzaamheid. Minimaliseer papiergebruik door oude bestanden op te schonen en maak gebruik van digitale branding en signing op je evenement. Bij Jaarbeurs adviseren we optimaal gebruik te maken van digitale mogelijkheden om verspilling te voorkomen.

Hebben we je enthousiast gemaakt en wil je graag een duurzaam evenement organiseren? Bij Jaarbeurs delen we graag onze ervaring en inspireren we je met groene mogelijkheden!