De Broodfabriek decor voor weergaloos event

‘Daarin heb ik eerlijk en onafhankelijk advies gegeven en de voorkeur uitgesproken voor De Broodfabriek. Deze locatie ligt centraal in de regio waar Lucas Onderwijs opereert, heeft meerdere zalen en een flexibele plenaire ruimte die naar gelang het gebruiksdoel groter of kleiner kan worden gemaakt. De goede bereikbaarheid, zowel met het openbaar vervoer als met de auto, is ook een pre. Daarbij is er een riant buitenterrein wat ingezet kan worden. Het hele feest zag ik al in gedachten aan me voorbijtrekken. Voor deze gelegenheid is De Broodfabriek de perfecte locatie en je moet met sterke argumenten komen om mij van een idee af te brengen.’

Jij bent Goud waard

Het thema is: ‘Jij bent Goud waard’ en programmering en aankleding zijn dan ook in die stijl en beleving vormgegeven. Ruud: ‘We triggerden genodigden eerst met een save the date, vervolgens lichtten we regelmatig tipjes van de sluier op via filmpjes, sneakpeaks en de line up van artiesten waaronder Rolf Sanchez, Gerard Joling, Samantha Steenwijk en coverband The Tour. Banners met daarop ‘Jij bent Goud waard’ en een gouden loper bij de entree sierden de ruimtes. Met een persoonlijke groet ‘Dit feest is voor jou’, verwelkomde Ewald van Vliet, voorzitter van het College van Bestuur Lucas Onderwijs, alle gasten. Bij de bezoekers toverden Complimentenmeisjes een lach op ieders gezicht. In een met goud ingerichte fotoshoot ruimte kon je met je team worden vereeuwigd. We creëerden een Lucas Comedy Café waarin is gebulderd van het lachen. Een Lucas Hollands Café voor de liefhebbers van Nederlandstalige meezingers, een Lucas Lounge om te chillen en een Lucas Festival met het hoofdpodium, diverse foodtrucks en een karaoke bus. Het ruime buitenterras, ingericht als festivalterrein, nodigde uit om helemaal los te gaan.’

Onderlinge chemie maakt het verschil

Er was maar één bureau aan wie Van Vliet, dit evenement wilde toevertrouwen: ‘Wat een feest! De organisatie had ervoor gezorgd, dat iedereen zich welkom voelde en een goed feest kon vieren. Aan alle details was gedacht: het thema ‘goud’ was terug te zien in de verschillende zalen, een swingende coverband, optredens van bekende artiesten, foodtrucks. Er was voor ieder wat wils. Dankzij de gouden fotoshoot kunnen we nog jaren nagenieten!’

‘Van de eerste minuut tot de laatste gast naar huis gaat ben ik erbij’, zegt Ruud. ‘De samenwerking in het algemeen en met name met de facilitaire dienst van de Broodfabriek is geweldig. Niets is te veel gevraagd en ‘nee’ komt niet voor in hun vocabulaire. Ook last minute klusjes als het vervangen van lampen omdat de kleur niet perfect is. Een goed event leveren, dat staat voorop. Er is één vast contactpersoon. Geen ruis op de lijn. Als organisatiebureau ben ik altijd afhankelijk van anderen, en selecteer mijn partners dan ook zorgvuldig. Onderlinge chemie maakt het verschil voor een mooi evenement. De klant moet het gevoel hebben dat hij de enige is die ertoe doet.’

Passie

‘Op de avond zelf zorg ik er altijd voor dat de opdrachtgever en de feestcommissie zelf ook met volle teugen, relaxed kan genieten van het feest. Op een speciaal kanaal via de portofoon ben ik bereikbaar voor calamiteiten maar dat is niet nodig als iedereen vanuit zijn eigen discipline de verantwoordelijkheid draagt. Catering bijvoorbeeld, is met een team van 125 personen. Goede voorbereiding, duidelijke taken en afspraken zijn essentieel om alles soepel te laten verlopen. Partijen samenbrengen, dat is wat ik doe.’

‘Mijn passie is mensen een superavond bieden. Dat is mijn drive. Ik geniet van mensen die genieten.’

Tekst: Nathalie Schalke