Zwolse Theaters: Fysiek en online boeien en binden

Stil, dat was het afgelopen maanden in de Zwolse theaters. Geen geroezemoes in de foyers, geen applaus, geen evenementen. Grote stilte. Behalve achter de schermen. Hier is bijvoorbeeld met partner Time To Speak een tool ontwikkeld waarmee hybride evenementen, naast een professionele livestream, ook een betaalmogelijkheid krijgen. Inclusief registratie van de (online) deelnemers. En na afloop een bewijs van deelname. Ideaal voor de associatiemarkt. We spreken Robert Vugteveen, commercieel manager van de Zwolse theaters en Wouter Taal, executive producer bij Time To Speak.

Robert, wat kunnen gasten nu bij jullie verwachten, rekening houdend met de anderhalvemetersamenleving?
‘Natuurlijk wat wij altijd al bieden: kwaliteit en professionaliteit. Maar nu zeker ook vertrouwen en veiligheid. De afgelopen maanden hebben we benut om protocollen op te stellen, medewerkers te trainen en extra maatregelen te nemen om onze gasten op verantwoorde wijze te ontvangen. Daarnaast bieden we exclusiviteit: wie een evenement organiseert in Theater de Spiegel heeft de locatie op die dag geheel tot eigen beschikking. Als organisator weet je zo precies wie er binnen zijn.’

Profiteren van de ruimtelijkheid

Dan heeft de gast dus ook behoorlijk veel ruimte?
‘Klopt, want je hebt dan niet alleen de beschikking over onze grote theaterzaal met normaal gesproken 900 plaatsen, maar ook over onze foyers, verspreid over vier verdiepingen. Dus bijeenkomsten tot 100 personen profiteren dan echt van de ruimtelijkheid van ons theater. Zonder dat dit ten koste gaat van de sfeer.’

Doen jullie daarnaast nog wat extra’s om het aantrekkelijk te maken om te boeken?
‘Ja, hoe dichter we bij de datum van het evenement komen hoe flexibeler onze annuleringsvoorwaarden worden. Vindt het evenement plaats binnen 3 maanden en kan het evenement niet plaatsvinden wegens overheidsmaatregelen, dan is annuleren of verplaatsen kosteloos. En dan natuurlijk onze samenwerking met Time To Speak. Hiermee bieden we de mogelijkheid om alle evenementen via een professioneel geproduceerde livestream te volgen. Hierbij is veel interactie mogelijk omdat de software beschikt over een chat & vote functie.’

Time To Speak

Wouter, wat doet Time To Speak?
‘Oorspronkelijk zijn wij een videoproductiebedrijf. Wij helpen organisaties bij het vormgeven en vertellen van hun boodschap. Aan het begin van de coronacrisis kregen we de vraag of we een aandeelhoudersvergadering online mogelijk konden maken. Die kon namelijk niet worden uitgesteld. Dat hebben we gedaan. We kwamen erachter dat er meer evenementen waren, die noodzakelijkerwijs doorgang moesten vinden. Daar hebben we met succes op ingespeeld door onze dienstverlening te verbreden.

Daarnaast hebben wij de techniek achter het aanbieden van een livestream via een platform gekoppeld aan een betaalconcept. In deze veilige omgeving werken we met 2-staps authenticatie, wat de veiligheid vergroot. We kunnen registreren door wie een congres online gevolgd wordt en hoe lang men online is. Dat is bijvoorbeeld van belang voor beroepsgroepen die in het kader van Permanente Educatie trainingen moeten volgen. We bieden op deze wijze aan opdrachtgevers de mogelijkheid aan van hybride bijeenkomsten, waarbij een deel van gasten fysiek aanwezig is in Theater de Spiegel en een ander deel online inlogt en op afstand het evenement bijwoont.’

Hybride bijeenkomsten

Robert en Wouter zijn het erover eens dat de hybride bijeenkomst veel kansen biedt. Zoals Robert zegt: ‘Elkaar live ontmoeten zal altijd blijven bestaan, maar hybride evenementen hebben de toekomst. Voorwaarde is dan wel de hoge mate van veiligheid, interactie en technische mogelijkheden. Theater de Spiegel biedt daarbij samen met Time To Speak alle technische faciliteiten om ervoor te zorgen dat de sprekers goed tot hun recht komen, zodat deelnemers die het evenement online bijwonen, een even goede ervaring hebben als de fysiek aanwezige bezoekers. Wij zijn er in ieder geval klaar voor en kijken graag samen met onze opdrachtgevers naar de meest passende oplossing.’

Door >  Jean-Jacques Jouret