Column

Zo switch je van live naar hybride evenement

1265

13 oktober 2020

Stel, je bent genoodzaakt jouw event in de huidige vorm te annuleren omdat dit door de geldende maatregelen helaas niet past qua aantallen of invulling. Je gaat op zoek naar een manier om het event toch doorgang te laten vinden, in een online of hybride (deels online) variant. De switch van een gepland fysiek event naar een hybride of online event is natuurlijk niet zomaar gemaakt. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je ook digitaal je boodschap weet over te brengen? Welke tools en mogelijkheden zijn er? En in hoeverre verschilt het planningsproces van een ‘normaal’ live event?

We hebben het inzichtelijk gemaakt voor je! Met het handige stappenplan ‘zo switch je van live naar hybride’, heb je altijd een goed overzicht bij de hand voor jouw volgende hybride evenement.

Het stappenplan bestaat in totaal uit 21 verschillende stappen. Wanneer je deze allemaal doorloop, weet je precies waar je op moet letten en maak jij een succes van je volgende digitale event. In deze blog geven we je alvast vijf stappen waarmee je binnen no-time een eventstrategie klaar hebt voor het digitale event!

Is de inhoud van mijn event geschikt om deels online te faciliteren?

Niet ieder evenement is geschikt om online te faciliteren. De hybride variant leent zich uitstekend als het gaat om plenaire sessies, een paneldiscussie of een workshop. Indien netwerken of stand bezoek een belangrijk onderdeel is, is een online variant wellicht minder geschikt. Tenzij je het interactieve element kunt verzorgen middels tools.

Kan ik de gewenste impact creëren bij mijn deelnemers?

Het is heel belangrijk om vast te stellen of jouw doelgroep wel zit te wachten op een hybride variant. Waarom zouden zij jouw event online bijwonen? Komt de boodschap zo wel goed over? Wat willen zij ervaren? Door hier goed over na te denken en de inhoud niet te veel te veranderen ten opzichte van de live variant, kom je tot een passend onlineconcept.

Is de switch naar een hybride variant financieel interessant?

Veel mensen denken dat de switch naar online of hybride goedkoper is. Dit is in de praktijk vaak niet het geval. De techniek is kostbaar. Een goede livestream vanuit verschillende posities, een solide online platform... dit loopt al gauw in de kosten. Je bespaart natuurlijk op catering en capaciteit, maar dit budget verschuift als het ware naar techniek. Ga daarom na wat het je onderaan de streep kost en oplevert.

Welke inhoud ga ik verzorgen voor de twee doelgroepen (fysiek aanwezig en online aanwezig)?

Als je kiest voor een hybride variant, verandert je doelgroepsbenadering. Er is een groep op locatie aanwezig en er kijkt een groep deelnemers digitaal. Hoe zorg je ervoor dat het voor beide doelgroepen interessant is? Welke voordelen bied je de aanwezigen op locatie of online? Wat doe je voor de totale groep en welke onderdelen alleen voor een specifieke groep?

Hoe ga je om met de gasten die zich reeds hebben aangemeld voor je evenement?

Indien je het uitnodigingstraject al bent begonnen toen je nog niet wist dat je voor een hybride variant moest kiezen, heb je waarschijnlijk al aanmeldingen. Welke opties geef je de reeds aangemelde deelnemers? Geef je hen de mogelijkheid om tegen een lager tarief het evenement online bij te wonen? Maak hier een plan voor.

Vervolgstappen voor een hybride event

Wanneer je de strategie duidelijk in kaart hebt gebracht, is het tijd om meer in de details te treden. Denk bijvoorbeeld over de in te zetten tools en techniek, het aanpassen van het programma of het inzetten van een moderator. Wil je meer weten over deze vervolgstappen? Download dan het 21 stappenplan via de website van het NBC Congrescentrum.