Achter de schermen

Zo organiseer je een evenement dat niemand wil missen

2371

06 oktober 2017

Opleidingen, trainingen en workshops

Eventprofessionals krijgen steeds vaker te maken met relaties die op het laatste moment registeren of juist afmelden. In het ergste geval komen je gasten helemaal niet opdagen. Iedere uitnodiging wordt kritisch bekeken. Logisch, volgens Erik Peekel van Aaaaha! Bureau voor live communicatie, want er worden veel events georganiseerd en mensen gaan zorgvuldig om met hun tijd. Hoe zorg je er dan toch voor, dat niemand jouw evenement wil missen?

3 Succesfactoren

Erik organiseerde met zijn bureau verschillende masterclasses rond de vraag ‘Hoe organiseer je het evenement dat niemand wil missen?’ Er kwamen ruim 1.600 deelnemers op af. Erik: ‘We brachten ervaren en minder ervaren organisatoren met elkaar in gesprek. Zij deelden hun praktische tips met elkaar. Elke deelnemer liet ons weten welk evenement hij niet had willen missen en waarom.’ Als je al die verhalen op een rij zet, dan kom je op drie succesfactoren:

Relevantie
Genodigden moeten het gevoel hebben dat je evenement zinvol is. Dit doe je door in te spelen op hun behoeften. Wat zouden ze willen weten of waar zouden ze nog beter in willen worden?
Persoonlijke benadering
Nodig je relaties persoonlijk uit. Je wilt niet dat ze het gevoel hebben een van de velen uit het mailingbestand te zijn. Ook bij de ontvangst breng je je gasten meteen in contact met hun persoonlijke gastheer of –vrouw.
Uniek, verrassend én eenmalig
Voeg creativiteit toe aan je programma. Als je denkt dat je programma staat, dan begint de uitdaging om er echt iets bijzonders van te maken.

Imagine the future

‘Het is de kunst om die succesfactoren toe te passen op het evenement dat je organiseert’, aldus Erik. ‘Ik heb daarover meegedacht bij het relatie symposium van Cardano, zij helpen pensioenfondsen en verzekeraars bij het beheersen van financiële risico’s. In hun vakgebied is Cardano toonaangevend, zij delen kennis en zetten hun doelgroep aan het denken. Op het symposium ‘Imagine the future’ werden de deelnemers uitgedaagd om op een andere manier naar risico’s te kijken.’

Mark Willemse, commercieel directeur van Cardano: ‘Met een goed relatie symposium breng je een combinatie van educatie en beleving. Relevantie is een basisvoorwaarde, maar de onderwerpen die spelen in de markt sluiten niet per sé aan op het verhaal dat je wilt vertellen. Wij introduceerden een nieuwe manier om naar risico te kijken. Voorafgaand aan het evenement hebben we die denkwijze zelf relevant gemaakt door er flink over te schrijven en er filmpjes over te maken. We zijn ruim van tevoren gestart en dat heeft bijgedragen aan goede inschrijvingen voor ons symposium, een mix van bestaande relaties en prospects. Het symposium hebben we ook benut om nieuwe content te maken, bijvoorbeeld interviews met de sprekers, zo houden we onze denkwijze na afloop levend.

'We hebben werk gemaakt van de persoonlijke benadering. Dat begon met een heldere briefing voor onze eigen collega’s; we hebben hen verteld hoe belangrijk hun rol is op het evenement en in de aanloop daarnaartoe. Zij hebben zelf persoonlijk hun relaties uitgenodigd, op het symposium hebben zij zich actief over hun gasten ontfermd. Ook hebben we de actrices van Perfect Match! ingezet die gasten met elkaar in gesprek brachten. We wilden een uniek, verrassend en eenmalig programma neerzetten. Zo’n symposium biedt de kans om je verhaal te vertellen in een onderhoudende, verrassende context. Het maakt meer indruk en blijft daardoor langer hangen. Een symposium heeft een laag bereik, maar wel een ongelofelijk grote impact. Bij vertrek zeiden al onze gasten: ‘Vandaag heb ik wel echt iets nieuws geleerd!’

'Aaaaha! heeft een sterke bijdrage geleverd aan ons programma. Maurits en Erik hebben meegedacht over de juiste sprekers, zij kennen veel van de allerbeste sprekers. Ook zorgden zij voor een verrassende opbouw van het programma met muziek, filmpjes en interactie. Na de eerste keynote gingen de deelnemers met elkaar in gesprek, dat stimuleerde het denkproces. Dankzij de hele opzet bleef de energie heel hoog.’

Video van het evenement: (3min42)