Zó perk jij no show in

#2. Maak het persoonlijk

‘Geachte heer/mevrouw, hierbij bevestigen we je aanmelding voor evenement XXX’
of
‘Beste Anouska, wat ontzettend leuk dat we je gaan zien bij evenement XXX’

Wedden dat je met de tweede bevestiging de gast direct aan je bindt? Zorg gedurende het hele voortraject voor een persoonlijke en enthousiaste benadering. Je gast voelt zich dan gezien. En als je je gezien voelt, is het allemaal niet meer zo vrijblijvend.

#3. Blijf aandacht vragen

Een bevestigingsmail na aanmelding, een update van het programma twee weken voorafgaand aan het evenement en een we-hebben-er-zin-in-sms met routebeschrijving de dag van tevoren. Blijf vaak genoeg – uiteraard met zinvolle content – op de radar. Zo herinner je je gast keer op keer aan je evenement, óf aan het feit dat hij zich nog moet afmelden.

#4. Vraag commitment

Een hoge no show heeft veel gevolgen. Dat mogen je gasten best weten. Leg dit in je communicatie uit en laat weten tot welke datum je bezoeker zich nog kan afmelden. Meldt hij zich toch nog op het laatste moment af? Dan kun je eraan denken om annuleringskosten of een vergoeding voor de gemaakte kosten te vragen.

#5. Faciliteer afmelden

Het voelt wat tegenstrijdig, maar het voorkomt onverwachte no show: maak het je gast zo eenvoudig mogelijk om af te melden voor je evenement. Hoe makkelijker het is, hoe betrouwbaarder je gastenlijst op de dag van je evenement. Stuur bijvoorbeeld twee weken van tevoren nog een mail met een afmeldknop.

#6. Kies een centrale locatie

Als je al een volle agenda hebt, kan de moeilijk bereikbare locatie (lees: aan de andere kant van het land en alleen bereikbaar via drie verschillende lijnbussen) de druppel zijn om niet naar een event te gaan. Kies daarom altijd een voor jouw doelgroep centrale en goed bereikbare locatie.

#7. Houd een wachtlijst bij

Zit je aan het maximaal aantal aanmeldingen? Begin een wachtlijst. Zijn er op het laatste moment afmeldingen, dan vang je dit op met gasten van de wachtlijst. Het mes snijdt aan twee kanten.

#8. Leer van het verleden

Organiseer je een terugkerend evenement? Houd dan secuur aanmelddata bij. Zo weet je volgende keer beter wat je kunt verwachten qua no show, wie de afhakers zijn en wie de blijvers zijn.

Zo helpt Spant! opdrachtgevers
Bij congreslocatie Spant! is ieder bezoek CO2-neutraal. Een hoge no show staat haaks op deze doelstelling. Zó probeert Spant! samen met jou (de negatieve gevolgen van) een onverwacht lage opkomst te minimaliseren:

• Gedurende de voorbereidingen van het evenement hebben de accountmanagers regelmatig contact met de opdrachtgever over het aantal gasten. Zo kunnen ze gericht alle ingrediënten voor de catering inkopen en de techniek inhuren.
• Spant! geeft altijd tips om een hoge no show te voorkomen.
• Tot vijf dagen voor het evenement kun je het definitieve aantal gasten doorgeven. Je mag hierbij tien procent van het afgesproken aantal gasten afwijken.
• Het keukenteam van Spant! maakt de gerechten gefaseerd klaar. Wordt er minder gegeten tijdens het evenement? Dan besluiten ze te stoppen met serveren, zonder dat er al bereid eten weggegooid hoeft te worden.
• Dranken worden verrekend op nacalculatie.
• Wil je crewcatering? Geef de kok van Spant! de vrije hand in wat dat precies moet zijn. Zo kunnen ze de overgebleven ingrediënten gebruiken.

Neem contact op met Spant! voor een succesvol evenement.