Wereldbekende software conferentie DDD Europe jaarlijks bij De Meervaart

Vijf dagen lang een internationaal evenement hosten voor een niche publiek uit de IT-sector. Aardling heeft de afgelopen jaren bewezen dat het met een software modelling & design conferentie kan. In Amsterdam aan de Sloterplas, waar theater de Meervaart met de Rode en Blauwe zaal en meerdere studio’s een waardig decor vormt. ‘Onze eerste editie vond in 2016 plaats in Brussel, dicht bij Kortrijk waar ons hoofdkantoor is gevestigd. Daarna bleek Amsterdam een mooie uitvalsbasis voor ons evenement en kwam De Meervaart op ons pad via andere evenementorganisatoren. DDD Europe is een internationaal evenement wat bekend staat om de hoogwaardige sprekerslijst, kennisdeling en waardevolle ontmoetingen. Nu we gegroeid zijn naar meer dan 800 bezoekers tijdens het hoofdevent, zijn de afspraken en communicatie met de evenementenlocatie nog belangrijker geworden. Als projectmanager verzorg ik de volledige logistieke organisatie van het evenement. Veel vanuit België en daarom hebben we een lokale eventmanager in de arm genomen voor het snelle schakelen met de locatie en eventuele tussentijdse bezoeken.’

Toegankelijk en divers evenement

Tijdens het evenement worden acht verschillende ‘tracks’ of programma’s aangeboden. Met workshops, keynotes en netwerkmomenten. ‘Omdat we aan onze capaciteit zitten, hebben we afgelopen editie in samenwerking met De Meervaart een evenemententent toegepast. Zo kunnen bezoekers zich makkelijker verplaatsen en creëren we meer ruimte. In de afgelopen jaren is er niet alleen een groei geweest in bezoekers, we hebben ook meer focus op diversiteit en ecologie in onze eventorganisatie. We bieden shuttlebussen en fietsen aan, verzorgen een volledig vegetarische lunch en hebben een uitgebreide sprekerslijst. Zelf kinderopvang is een manier om onze sprekers volledig te ontzorgen. Elk jaar streven we naar nog een betere editie, en dat zien we terug in de beoordelingen van bezoekers. We ontvangen positieve feedback over het programma, de vele mogelijkheden voor ontmoetingen en details over de locatie, zoals de goede akoestiek.’

Co-creatie met evenementenlocatie

Schoonjans kent De Meervaart van binnen en buiten en onderstreept de meerwaarde van een professioneel team. ‘Ik heb een vast contactpersoon en we worden blij van het niveau van meedenken en slimme oplossingen. We hebben de evenementenlocatie twee jaar vooruit geboekt en direct na een editie starten we met de voorbereidingen voor de volgende. Dat moet wel, want we betrekken vijf dagen lang elke vierkante meter van de locatie. Handig dat we alles bij elkaar hebben en niet hoeven na te denken over extra meubilair of sfeerelementen. Dat zit wel goed bij De Meervaart. Voor ons zakelijke publiek wordt alles verzorgd en op professionele wijze uitgevoerd. Het innovatieve karakter van het evenement wordt aangevuld met een heleboel whiteboards en post-its. Hierdoor kunnen we het ontmoeten, samenwerken en kennisdelen nog beter tot z’n recht laten komen. Na elk evenement vindt er een evaluatie plaats en bespreken we verbeterpunten. Met die gedachte gaan we samen met De Meervaart voor de beste beoordeling van bezoekers en sprekers.’

Tekst: Andrea Dronk