Wat bied jij de sponsors van jouw online congres?

'Dit artikel wordt mede mogelijk gemaakt door Invitado Visitor Management.' Met zinnen als deze worden de kijkers van commerciële zenders overspoeld. Product placement, gesponsorde onderdelen of complete programma's: de RTL's en SBS'en van deze wereld weten wel hoe ze hun geldschieters tevreden moeten houden. Voor organisatoren van onlinecongressen lijkt deze uitdaging een stuk groter, signaleert Cristien Louers, accountmanager bij Invitado. Hoe jij je sponsors waar voor hun geld kunt bieden? 'Met aandacht en creativiteit’, is Cristiens stellige antwoord. Met deze tips geef jij je sponsors value for money

De virtuele stand als startpunt

Je sponsors een virtuele stand aanbieden is niet heel creatief, maar wel heel gebruikelijk en ook een prima startpunt. Binnen jouw event platform kunnen de deelnemers de pagina's met door sponsors aangeleverde content bezoeken. Maar doen ze dat ook? En vinden ze dan wat ze zoeken?

Tips voor de virtuele stand

1. Zorg ervoor dat je sponsors aandacht besteden aan hun content. Geen standaardverhaaltje en bedrijfsvideo, maar een presentatie die is afgestemd op de boodschap van en de deelnemers aan jouw event. Bewaak vanuit de organisatie de kwaliteit van de content.
2. Content is veel belangrijker dan flashy 3D-stands of virtuele beurshallen. Grafische opsmuk leidt af van de inhoud, draagt niet bij aan de conversie en zal lang niet op alle gebruikte devices even goed worden getoond. Je deelnemers komen niet om te gamen!
3. Zet erop in de deelnemer binnen het platform te houden: met kwalitatieve content die klikken naar een externe website overbodig maakt en door deelnemers de mogelijkheid te bieden via het platform direct te chatten of te videobellen met online aanwezige en actieve medewerkers van de sponsor.
4. Stel een award of eervolle vermelding beschikbaar voor de sponsor die op basis van de statistieken de meeste traffic naar zijn sponsorpagina weet te genereren.
5. Creëer in je programma, maar ook voorafgaand en na afloop van het event, voldoende momenten waarop je deelnemers de virtuele stands kunnen bezoeken. Wijs ze tijdens de sessies ook actief op het beursgedeelte binnen het platform en vertel wat ze er kunnen vinden: gratis adviesgesprekken, kortingsbonnen, exclusieve beursdeals, goodiebags...

Creatieve integratie van sponsors

Met die vijfde tip zetten we al een eerste stap richting creativiteit. Want hoeveel aandacht jij en je sponsors ook aan hun presentatie besteden, het is online niet anders dan bij een live event: zet je al je sponsors bij elkaar in een zaaltje, dan zal het gros van de bezoekers ze links laten liggen. Ga daarom na aan welke (programma)onderdelen je je sponsors kunt koppelen en creëer ook sessies waarin je die sponsors de ruimte biedt. 'Wees daarbij creatief’, benadrukt Cristien nog maar eens. De honderden events die via Transmisión Livestreams (het online eventplatform van Invitado, red.), plaatsvonden, resulteerden in tientallen best practices. Een greep hieruit ligt aan de basis van de volgende tips.

Tips voor geïntegreerde sponsoring

• Maak een inventarisatie van mogelijkheden om sponsorlogo's te tonen. In een logobalk binnen je event portal, in de mail met de deelnamelink, in wachtschermen, in het decor... Zelfs de mokken op tafel kunnen gesponsord zijn.
• Verbind de naam van je sponsors aan bestaande programmaonderdelen: sessies, breakout-ronden, netwerkmomenten of koffiepauzes.
• Creëer speciale onderdelen waarbinnen sponsors zich inhoudelijk kunnen presenteren. Een levendige plenaire discussie tussen verschillende sponsors onder leiding van een host bijvoorbeeld, of een sponsor die tijdens of na een sessie als specialist vragen van deelnemers beantwoordt.
• Bied de deelnemers tijdens de sessies gesporde berichten of handouts van sponsors aan.
• Bied sponsors de mogelijkheid met je bezoekers in contact te komen. Via chat of videobellen, maar ook in rondetafelsessies, waarin deelnemers aan kunnen schuiven om met de sponsor in gesprek te gaan.
• Maak gebruik van matchmaking en zorg er zo voor dat je sponsors precies de deelnemers bereiken die voor hen van belang zijn.
• Zend tussen de sessies bumpers uit waarin je je sponsors extra onder de aandacht kunt brengen.
• Organiseer een online quiz, waarin je de sponsors in de vragen kunt verwerken. Als je de sponsors dan meteen betrekt bij het samenstellen van je prijzenpakket, sla je twee vliegen in één klap.

Last but not least

Een goed platform registreert alle interactie die tijdens jouw event plaatsvindt. In de vorm van rapportages is deze informatie elk moment beschikbaar. Deel dit echter niet klakkeloos met je sponsors, hoe waardevol dit voor hen ook kan zijn. 'Houd je te allen tijde aan de AVG’, adviseert Cristien. 'Informeer de deelnemers dus vooraf over wat er met hun gegevens gebeurt.'