Waarom eten tijdens evenementen verbindt

Eten prikkelt de zintuigen. Het gaat niet alleen om proeven, maar ook om zien, ruiken en verleid worden om een gerecht te eten. Je hebt zelf vast ook wel eens iets in een advertentie of in een restaurant gezien, waarvan je ging watertanden. Daarom zijn chefkoks van sterrenrestaurants er zo op gebrand om de gasten op meerdere manieren te imponeren. Enkel een lekker gerecht serveren is niet voldoende. Eten is beleven. Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre van Burgers' Zoo, geeft een aantal praktische tips.

Eten als onderdeel van je evenement

Eten en drinken zijn daarom ook belangrijke onderdelen van je evenement, vandaar dat Burgers Zoo er op hun website ook veel aandacht besteedt aan eten & drinken. Je gasten met een positief gevoel naar huis laten gaan, realiseer je onder andere met goede catering. Waar let je specifiek op bij eten tijdens evenementen? En wat zijn kansen om het wat extra's te geven?

Functies van eetmomenten

Tijdens de meeste evenementen of zakelijke meetings komt een hapje aan bod. Eten is nodig en doet het altijd goed. Mensen kijken uit naar momenten waarop ze even kunnen ontspannen en vooral kunnen genieten van een culinaire onderbreking. Naast een pauze in het programma, zijn het ook momenten van bewegen en daardoor het ontmoeten en spreken van andere deelnemers. Netwerken kun je natuurlijk ook specifiek inbouwen in je programma. Dan is het belangrijk om goed te kijken naar de opstelling en situering van (sta)tafels en de logistiek rondom een eventueel buffet.

Wat serveer je?

De keuze van je hapjes, buffet of diner hangt af van je gasten en je evenement:
• Wat past bij je doelgroepen, wat zijn het voor mensen, waar ligt hun culinaire voorkeur?
• Waar sta je voor met je evenement? Welke boodschap wil je afgeven?
• Wat is de functie van het eetmoment en hoeveel zijn er gepland?

Zo kan het serveren van duurzame producten die rekening houden met natuur en dierenwelzijn een statement zijn. Of is het serveren van gezonde voeding met veel groente en fruit en minder bewerkte producten gelinkt aan het thema van jouw zakelijke bijeenkomst. Vergeet deze bewuste keuzes ook niet te communiceren, op de menukaart, bij het buffet of via de eventapp.

Aandacht voor presentatie

Naast keuzes in soorten producten en kwaliteit, zijn de uitvoering en presentatie van je cateringaanbod ook van belang voor de beleving die je jouw gasten biedt. Een diner aan lange of juist ronde tafels, een walking dinner of een lopend buffet; het moet ten eerste passen bij het type evenement en vooral je doelgroep. Ten tweede moet het er verzorgd en smaakvol uitzien. En het liefst origineel zijn. Zo is er in het Safari Meeting Centre de Afrikaanse Braai, een meterslange grill waar onze gasten zelf hun vlees, vis of groenten roosteren en ondertussen kunnen bijpraten.

Goede logistiek

Natuurlijk is ook de locatie bepalend voor de sfeer. Een stijlvolle, opvallende of inspirerende omgeving blijft je gasten bij. Nog een voorbeeld uit het Safari Meeting Centre: de Ocean Bubbel, borrelen pal voor het haaienbassin, een ervaring die iedereen bij blijft.

De plek waar je het eten serveert draagt bij aan een stukje ontspanning en genieten van je gasten. Daarnaast moet het -heel functioneel- zicht bieden op wat er te krijgen is, zodat bezoekers zonder veel moeite kunnen nemen waar ze zin in hebben. Logistiek is het toverwoord. Denk na over de looproutes van je gasten en het bedienend personeel. Zorg voor goede doorstroming, bedenk logische routes voor bediening bij tafels en de bevoorrading bij buffetopstellingen. En zorg altijd voor voldoende ruimte om vrij te bewegen.

Serveren op het juiste moment

Een goede cateraar ziet alles. Welke mensen nog geen hapjes geserveerd hebben gekregen, wanneer het tijd is voor de volgende gang, wanneer onderdelen van het buffet aangevuld moeten worden of wie aan de beurt is voor het eerstvolgende hapje bij de live cooking. Het bedienende of ondersteunende personeel kan het juiste moment maken of breken.

Alle kansen voor meer beleving op een rij

Eten en drinken is niet per se het hoogtepunt van je evenement, maar als het goed is zorgt het wel voor een onvergetelijk moment. Dit zijn de kansen:

1. Eten is ontmoeten en dus netwerken
2. Eten is presenteren waar je als organisatie voor staat
3. Eten is je professionaliteit en originaliteit laten zien
4. Eten is je evenement logistiek goed laten verlopen
5. Eten is op het juiste moment op de juiste plek aanwezig

Heb jij al ideeën voor de catering op je volgende evenement?

Door > Josine Wouters

Fotocredits > Mike Tekst en Beeld