Hoe stimuleer je netwerken tijdens je event?

Je kent het vast wel. Je gaat naar een zakelijk evenement om veel mensen te spreken. Je hebt er zin in, omdat je er veel nieuwe contacten verwacht op te doen. Een mapje vol nieuwe visitekaartjes en een paar concrete kennismakingsafspraken zou mooi zijn. Je stapt aan het einde van de dag moe, maar niet voldaan de auto in. Het was een goed bezochte en prima verzorgde dag, maar je hebt weinig mensen echt gesproken. Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre van Burgers' Zoo, geeft een aantal praktische tips om dit te voorkomen.

Stimuleer netwerken als organisator van een event

Hoe zorg je ervoor dat de bezoekers van je zakelijke event aan netwerken toekomen en met de juiste mensen in contact komen? Netwerken kun je niet sturen, maar wel stimuleren. Ontdek nu enkele effectieve manieren om als organisator waarde toe te voegen door netwerken.

Online netwerken via de eventapp

Communiceren doen we steeds meer online. Ook voorafgaand, tijdens en na afloop van een evenement betrek je zo (potentiële) deelnemers bij je evenement. Zo begint het netwerken met het inzetten van een eventapp al voor de dag zelf. De eventapp bevat naast het programma, de plattegrond en informatie over sprekers, ook een deelnemerslijst. Via toe te voegen modules zijn er netwerkfuncties mogelijk, zoals speeddaten en het onderling versturen van berichten aan deelnemers. Ook via livestream-uitzendingen, die je inzet ter promotie van je event, kunnen deelnemers tijdens -maar ook al vooraf- met elkaar chatten.

Organiseer netwerktafels of gebruik armbanden

Het is niet altijd makkelijk om bij grotere bijeenkomsten die mensen tegen te komen, die voor jou zakelijk gezien interessant kunnen zijn. Als organisatie kun je bezoekers hier een handje bij helpen. Er zijn veel technische toepassingen, die mensen uit specifieke branches of functies 'aan elkaar koppelen.' Zo kun je voorafgaand aan het evenement via Networktables bezoekers in laten loggen en voorkeuren voor gesprekspartners, of letterlijk tafelgenoten, laten opgeven. Ook slimme netwerkarmbanden hebben deze functie, naast de mogelijkheid om contactgegevens uit te wisselen en bezoekers aankondigingen te geven over bijvoorbeeld een netwerksessie of andere programmaonderdelen.

Ruimte in het programma

Burgers Zoo heeft ervaren dat technische mogelijkheden om het netwerken te bevorderen mooie kansen bieden, maar zeker geen vervanging zijn van het netwerken als onderdeel van je programma op de eventlocatie. Als het goed is inspireert de inhoud van je evenement tot delen, ideeën uitwisselen en discussiëren. Maar ook voor even bijpraten met bekenden of je voorstellen aan nieuwe contacten is tijd in het programma nodig. Dat kan tijdens een uitgebreide lunch, maar ook specifieke netwerkonderdelen in de vorm van bijvoorbeeld speeddatesessies of andere werkvormen helpen daarbij.

Uitnodigende faciliteiten

De plaats van netwerken is belangrijker dan je denkt. In een overvolle zaal waar weinig ruimte is om rond te lopen en waar geen overzicht is, is het moeilijker om de juiste mensen tegen te komen. In een foyer of rondom de bar gaat dat een stuk makkelijker. Zo heeft de foyer van het Safari Meeting Centre een grote ronde bar in giraffe-stijl gemaakt, waar mensen elkaar makkelijk ontmoeten. Voorkom een te grote ruimte of de mogelijkheid om door het gebouw te gaan zwerven. Geef je gasten de vrijheid om te bewegen, maar bied voldoende beperking om elkaar ook echt te ontmoeten.

Uit de praktijk:

Bij een Open Bedrijvendag, georganiseerd door een gemeente met veel zelfstandig opererende ondernemers zonder eigen pand, was een centraal gelegen zzp-plein ingericht. Daar konden de ondernemers zich aan het publiek presenteren, maar ook makkelijk met elkaar in contact komen. Door een opstelling met kleine stands en statafels was het makkelijk bewegen. Doordat bij het zzp-plein de catering gesitueerd was, kwamen er automatisch veel bezoekers langs.

Catering doet wonderen

De beste gesprekken vinden plaats bij het koffiezetapparaat. Dat geldt ook voor evenementen. Tijdens de lunch of bij de afsluitende borrel is altijd gelegenheid om elkaar te netwerken. Een buffetopstelling is een ideale manier om je gasten te laten mengen. De beweging zorgt voor voldoende 'trefkansen'. Uiteraard moeten de kwaliteit en presentatie zodanig zijn, dat het je gasten op een prettige maar niet overheersende manier vermaakt; het eten en drinken is goed, de zit- en staplaatsen zijn goed gekozen en de bediening is attent maar bescheiden. Alle voorwaarden voor mooie netwerkgesprekken zijn aanwezig.

Burgers Zoo tips samengevat

Netwerken is een van de belangrijkste redenen om aan zakelijke evenementen deel te nemen. Het vergt van jou speciale aandacht bij de voorbereiding, je gasten doen de rest. Onze belangrijkste 5 tips nog even samengevat:

1. Stimuleer online netwerken, ook al in de aanloop naar het evenement, via bijvoorbeeld een event- of netwerkapp of livestreamen
2. Koppel bezoekers op grond van functie, specialisatie of branche aan elkaar, via bijvoorbeeld online netwerktafels en slimme armbanden
3. Creëer voldoende netwerkmomenten in het programma van je evenement
4. Zorg voor geschikte ruimtes om elkaar effectief te kunnen treffen
5. Zorg voor aantrekkelijke catering die mensen makkelijk bij elkaar brengt

Varieer er rustig op los, maar verlies de effectiviteit niet uit het oog. Denk dus een goede strategie uit om je bezoekers met een goed gevoel en waardevolle nieuwe contacten naar huis terug te laten keren.

Door > Josine Wouters

Fotocredits > Vitesse