Dit artikel is ook te vinden in Events Inspiratiemagazine: Locaties met een verhaal
Een goed verhaal begint niet pas op de derde pagina, maar bij de openingszin. Bij een event is dat de ontvangst. Wat zien ze als eerste? Wat ruiken ze? Wat horen ze?
De eerste indruk is belangrijk
Signing is meer dan bewegwijzering, het is toon. Een bord dat zegt 'Welkom bij Congres XYZ' vertelt niets. Een bord met de tekst 'Goed dat je er bent’ blijft je bij en vertelt iets over de sfeer. Kies woorden die passen bij je verhaal, ontwijk standaard eventjargon.
Geur en muziek zijn de meest onderschatte storytelling-tools in de eventbranche. Nog voor iemand er bewust van is, roepen ze associaties op. Een subtiele citrusgeur in de ontvangstruimte suggereert frisheid en energie. Lage, warme tonen in de achtergrondmuziek creëren rust. Dat is geen toeval, dat is regie nemen over het verhaal dat je vertelt.
Tip: Loop je eigen locatie eens binnen als gast. Wat is het eerste wat je voelt? Is dat wat je wilt overbrengen?
Zaalnamen zijn geen bijzaak
'Zaal A', 'Vergaderruimte 2', 'Het Paviljoen'; deze namen zijn functioneel, maar missen persoonlijkheid. Door je zalen een specifieke naam te geven, neem je ze mee in de storytelling. Een conferentiecentrum in een voormalige fabriek kan haar zalen vernoemen naar de mensen die er ooit werkten of naar de machines die er stonden. Een hotel in een historische stad kan kiezen voor namen van plaatselijke schrijvers of kunstenaars. Een moderne venue in een haven kan bijvoorbeeld scheepsvaartterminologie gebruiken. Kies wat klopt met wie je bent.
Gasten onthouden namen. Ze zeggen tegen elkaar: 'Ik zie je in de Expeditiezaal' of 'De sessie is in Studio Noord.' Dat klinkt heel anders dan 'Ruimte 4 op de tweede verdieping.' Dát is wat storytelling doet: het maakt een ervaring echter en eigen.
Tip: Betrek je team bij het bedenken van namen. De verhalen die zij kennen over de locatie, zijn vaak de mooiste vertrekpunten.
Het menu als hoofdstuk
Catering wordt vaak als iets logistiek behandeld: wat eten mensen, hoeveel kost het, past het binnen het budget? Maar je menukaart is ook een kans om je verhaal te vertellen. Gerechten kunnen namen dragen die verwijzen naar het thema van het event, de geschiedenis van de locatie of de herkomst van de ingrediënten. 'Salade van het seizoen' is prima. 'Oogst van de Betuwe' vertelt iets. Het creëert een gesprek, een context en een gevoel van zorg.
Dat geldt ook voor de presentatie. Duurzaamheid gecommuniceerd bij het buffet heeft een ander effect dan een duurzaamheidsvermelding in de algemene voorwaarden. Een persoonlijke noot van de chef (zelfs twee zinnen) maakt van eten een moment van verbinding.
Tip: Vraag je cateraar om drie gerechten te vernoemen naar iets wat past bij het evenementthema. Simpel, maar effectief.
Je verhaal buiten de muren
Storytelling stopt niet bij de voordeur. Social media en (online) rondleidingen zijn de plekken om jouw locatie te introduceren voordat je gasten er fysiek zijn. En hier hou je het gesprek na afloop ook levend.
Een rondleiding (live of video) is geen verkooppraatje. Het is een uitnodiging om in de wereld van je locatie te stappen. Laat zien hoe licht door de ramen valt op een dinsdagmiddag. Vertel het verhaal van het gebouw. Laat een medewerker aan het woord die er al twintig jaar werkt. Zo geef je je locatie meer authenticiteit. Voor social media geldt hetzelfde. Foto's van lege zalen zijn minder krachtig dan beelden van momenten. Van de opbouw tot de sfeerverlichting en de borden, die net zijn opgehangen. Mensen willen zien hoe een event tot leven komt.
Tip: Plan een 'behind the scenes' moment per event om te documenteren. Dat levert content op die je maanden kunt gebruiken.
Dit artikel is ook te vinden in Events Inspiratiemagazine: Locaties met een verhaal
