Unmute je organisatie: zo gaat jouw event zeker door!

Welke coronamaatregelen er ook worden afgekondigd, Invitado kan eventorganisatoren de technische oplossingen bieden waarmee hun congres of event hoe dan ook kan doorgaan: live, online of in hybride vorm. Dezelfde flexibiliteit waarmee het bedrijf de uitdagingen van de achterliggende anderhalf jaar het hoofd bood, bieden zij nu hun opdrachtgevers: vanuit één geïntegreerd systeem kan snel worden geschakeld en zorgt Invitado voor verbinding, of bezoekers nu fysiek aanwezig zijn of online deelnemen.

Zo is de vraag niet langer óf, maar in welke vorm jouw event doorgaat. Daarmee wordt je save-the-date minder vrijblijvend en kun je je volledig richten op de content, waarbij interactie een grote rol speelt. 'Honderden online events via ons platform Transmisión Livestreams hebben bewezen dat de beleving voor de thuisdeelnemers niet achter hoeft te blijven bij die van publiek dat een event live bijwoont,' vertelt Michiel Droog van Invitado. 'Onderzoeken hebben aangetoond dat een deel van het publiek ook in de toekomst een voorkeur heeft voor online. Ons platform is inmiddels zo ingericht, dat de online interactie tegelijkertijd ook op locatie kan worden ingezet, zonder dat hiervoor aparte tools nodig zijn.'

Secondenwerk

AV-specialisten die Transmisión Livestreams gebruiken, prijzen de onderliggende techniek: de snelheid waarmee beelden worden doorgegeven geeft de concurrentie het nakijken. Droog: 'Met de juiste instellingen is het bij ons secondenwerk, terwijl de latency bij YouTube en Vimeo kan oplopen tot een halve minuut.' Deze snelheid maakt het mogelijk om fysieke bezoekers en online deelnemers tegelijkertijd met dezelfde polls, quizzes en wordclouds mee te laten doen. 'En natuurlijk zijn ook de Q&A en de chats voor de fysieke bezoekers beschikbaar. Daarnaast kunnen we samen met specialist Lumi Global rechtsgeldige stemmingen organiseren, waaraan je publiek thuis en in de zaal simultaan kan deelnemen.'

Unieke deelnamelink

Naast hun e-ticket, ontvangen de bezoekers net als het thuispubliek een unieke deelnamelink, waarmee ze tijdens het event op hun smartphone inloggen. Om het lokale wifi-netwerk te ontlasten en bezoekers niet op datakosten te jagen, worden de streams voor deze bezoekers uitgeschakeld. Maar de interactie wordt wél getoond. De resultaten hiervan, die de AV-specialist via de outputs van het systeem in de uitzending schakelt, worden in de zaal op een groot scherm getoond. 'Zo veranderen we ook fysieke toeschouwers in deelnemers en zorgen we voor verbinding tussen fysiek en online publiek. Op hetzelfde scherm kan het thuispubliek zelfs via hun eigen webcam in beeld worden gebracht, bijvoorbeeld om een vraag aan de spreker te stellen,' aldus Droog.

On demand

'Met hun deelnamelink kunnen fysieke bezoekers eenmaal weer thuis opnieuw inloggen, op hun pc of laptop, bijvoorbeeld om on demand opnamen van de sessies te bekijken. We zijn intussen heel ver met de techniek om zowel plenaire sessies als webcamsessies automatisch via het platform op te nemen en direct online beschikbaar te maken, tot wel een jaar na het event.'

Bezoekersegistratie

Als registratiespecialist is Invitado als geen ander in staat een online registratietraject in te richten, waarin bezoekers aangeven of ze in de zaal aanwezig zullen zijn of online willen deelnemen aan het event. 'Maar natuurlijk kunnen we bezoekers en online deelnemers ook in ons systeem importeren,' benadrukt Droog. Ook voor de registratie op locatie – voor de pandemie de business waarmee het bedrijf uitgroeide tot marktleider – zijn de specialisten en de apparatuur van Invitado beschikbaar.

Flexibel en veelzijdig

Met deze combinatie van diensten toont Invitado zich een uiterst flexibele en veelzijdige partner. Als organisaties zich door nieuwe coronamaatregelen onverhoopt genoodzaakt zien het livecomponent van hun hybride event af te schalen, worden fysieke bezoekers alsnog online deelnemers. 'Zelfs als bezoekers last minute zelf de keuze maken om thuis te blijven, dan kan dat,' zegt Droog. 'Wat voor corona een no-show zou zijn, wordt nu een thuisdeelnemer, die je via het platform alsnog kunt bedienen en bereiken. En ook dat is in alle opzichten winst!'