Twee weken lang vrolijke vibes in ECC Leiden

Contract voor 3 jaar

‘Al die sporters, jong en oud, zorgen voor een unieke vrolijke sfeer in het gebouw’, vertelt Mirjam Blokhuizen die namens ECC het event begeleidde. ‘Er is overal reuring. En dan die passie voor dans en allerlei tricks en moves. Het is een bijzondere belevenis, niet in de laatste plaats voor onze crew.’

Voor het eerste contact tussen het organiserende FISAF International en ECC moeten we terug naar 2017, licht marketingmanager Carmen Alvarez Perez toe. ‘Ik sprak de president, Musta Elbani, op IMAX. We wisselden contactgegevens uit, zonder te weten dat we een paar maanden later tijdens een meeting op Schiphol handtekeningen zouden zetten onder een contract voor 3 jaar.’

Het event snappen

‘Ik voelde tijdens de gesprekken met de mensen van ECC en Holiday Inn Leiden dat we een klik hadden’, vertelt Elbani. ‘Naast de functionele eisen vind ik het persoonlijke aspect van doorslaggevend belang. Ze begrijpen waar wij voor staan, wat voor ons belangrijk is.’ Stella Diblik, die namens Hip Hop Unite – aangesloten bij FISAF – eindverantwoordelijk is voor het evenement, kan zich daar volledig in vinden: ‘Voor mij zijn bij de keuze van een accommodatie drie zaken essentieel’, licht ze toe. 'Alles onder één dak, goed bereikbaar voor de internationale delegaties. En de mensen met wie we binnen de locatie werken. Want zij moeten snappen wat voor type evenement ze in huis krijgen en wie hun gasten zijn.’

Het gaat om topsport

Ter illustratie van dat laatste volstaat een wandeling door de gangen langs wat normaliter keurig ingerichte vergaderzalen zijn. Nu staan de stoelen langs de kant, liggen er speciale dansvloeren in en klinkt overal eigentijdse ritmische muziek. Groepen, duo’s en solisten oefenen er, kleden zich er om en maken zich op. Het is een bonte verzameling van veelal jonge atleten die het complex deze twee weken bevolken. De black box van het ECC geldt als centrum van ontmoeting. Aan de ene kant het podium waar de prestaties moeten worden geleverd, met ervoor de tribune; daarachter het cateringplein. ‘De frietkraam is verreweg het populairst’, weet Mirjam. ‘Snoep en gezond doen het wat minder.’ Het aanbod richt zich vooral op bezoekers; verreweg de meeste deelnemers maken gebruik van de maaltijden in het hotel. Daarvoor zijn vouchers uitgereikt. ‘We hebben het dan over zo’n 600 ontbijten dagelijks, ruim 500 lunches en ongeveer evenveel diners. Vanzelfsprekend samengesteld tot gezonde en voedzame menu’s. Het gaat immers om topsporters.’

De lat ligt hoog

Het evenement is in de drie jaar dat ECC Leiden nu gastheer is, flink gegroeid. ‘En wij zijn met hen mee gegroeid’, zegt Carmen. ‘Het is steeds groter geworden, terwijl wij natuurlijk ook steeds meer ervaring hebben opgedaan. Elke editie leer je weer en daar houd je het jaar erop rekening mee. Terwijl het ook allemaal veel groter is geworden. Zo’n tribune voor 1200 man, dat was twee jaar geleden niet denkbaar.’

Toch vindt de editie van 2020 niet in Nederland plaats. FISAF-voorzitter Elbani daarover: ‘We zouden het contract vanwege de uitstekende ervaringen zo weer verlengen. Maar het is een internationaal evenement. Er zijn deelnemers uit Australië, Nieuw-Zeeland, Zuid-Afrika, Rusland, Portugal. Zelfs uit Trinidad & Tobago. We zullen dus ook eens in een ander land moeten neerstrijken, dat is wel zo fair met het oog op onder meer reiskosten.’ Dat ECC Leiden de lat ondertussen hoog heeft gelegd is wel duidelijk, stelt hij. ‘Het wordt voor volgend jaar nog een hele uitdaging om dit te evenaren.’

Door > Henny Beijer