De juiste combinatie
Voor het bestuur stond één wens vast: het congres moest plaatsvinden in het centrum van Amsterdam. Tegelijkertijd vroeg het programma om een locatie met ruimte voor een plenaire sessie, een sit-downlunch en ongeveer 21 breakoutruimtes.
'Veel locaties waren eigenlijk net te klein voor het aantal mensen en het programma dat we voor ogen hadden,' vertelt Lotte. Na meerdere bezichtigingen kwam het bestuur uiteindelijk uit bij Felix Meritis en Rode Hoed. 'We waren meteen enthousiast over de mogelijkheden van beide locaties,' vertelt ze.
De kracht van samenwerking
Voor Ronald begon de samenwerking niet met de vraag welke zalen beschikbaar waren, maar met de vraag hoe het programma het beste georganiseerd kon worden. ‘We wilden niet alleen een locatie aanbieden, maar vooral helpen om het evenement succesvol te maken,’ vertelt hij.
Al snel bleek dat de combinatie van Felix Meritis en Rode Hoed de meeste mogelijkheden bood. Samen werd gekeken hoe alle programmaonderdelen daar het beste op konden aansluiten. ‘Wij hebben meerdere locaties. Daardoor konden we kijken hoe we het programma het slimst over deze twee locaties konden verdelen,’ zegt Ronald.
Die manier van samenwerken viel ook het LNSC-bestuur direct op. ’Vanaf het eerste gesprek werd er vooral gekeken hoe het wél kon,’ vertelt Rubin. ‘Er werd continu gezocht naar oplossingen. Dat gaf ons veel vertrouwen.’
Twee locaties, één organisatie
Omdat Felix Meritis en Rode Hoed onderdeel zijn van dezelfde organisatie, bleef de voorbereiding overzichtelijk. Voor het bestuur betekende dat één aanspreekpunt voor de volledige organisatie, van techniek tot de afstemming met andere betrokken partijen. ‘Je hoeft niet met verschillende locaties en leveranciers te schakelen,’ zegt Ronald. ‘Alles loopt via een vast contactpersoon.’
Ook op de congresdag bewees die werkwijze haar waarde. Terwijl in de ene locatie een programmaonderdeel plaatsvond, werd de andere alvast voorbereid op het volgende. Voor deelnemers verliepen de overgangen daardoor vrijwel ongemerkt.
Ruimtes met karakter
De combinatie van beide locaties bood niet alleen praktische voordelen, maar gaf het congres ook een eigen sfeer. Iedere ruimte bracht een ander karakter met zich mee. ‘Het zijn allebei historische grachtenpanden, maar ze lijken totaal niet op elkaar,’ vertelt Ronald. ‘Je loopt steeds weer een andere ruimte binnen.’
Tijdens de lunch werden deelnemers in de Rode Hoed ontvangen met live orgelmuziek op het historische kerkorgel. Ook de wandeling tussen beide locaties bleek een onverwachte toevoeging. 'We hadden prachtig weer,' vertelt Rubin. 'Dat maakte de wandeling langs de grachten echt onderdeel van de dag.'
Korte lijnen
Volgens beide partijen maakten juist de korte lijnen en het snelle schakelen het verschil. 'We hadden steeds het gevoel dat we het samen deden,’ zegt Rubin. Ronald kijkt zo ook terug op de samenwerking. 'Het voelde niet als een opdrachtgever en een locatie,' zegt hij, 'maar alsof we één team waren.'
Na afloop kreeg het bestuur veel positieve reacties van deelnemers en de aanwezige notariskantoren. Niet alleen de twee locaties van Amerpodia maakten dit congres bijzonder, maar de manier waarop beide locaties én de mensen erachter samenwerkten.
Fotografie: Your Focus Productions
