Tips: No show - wat doen we eraan?

No show. Een wonderlijk en lastig te beheersen fenomeen bij zakelijke evenementen. Je mikt op een volle zaal en geëngageerde break-outsessies, maar opeens is de helft van de stoelen leeg. Het zorgvuldig bereide eten kan weggegooid worden en de netwerkmarkt dreigt een ontmoeting met het cateringpersoneel te worden. Over de consequenties van no show kunnen we kort zijn: verspilling. Van geld, tijd, eten, materiaal en inzet. De vraag is dan ook: wat kunnen we doen om no show te beperken? Zodat wel de beoogde impact bereikt wordt.

Het no show percentage bij zakelijke evenementen ligt tussen de 10 en 30 procent. Dit is het hoogste bij gratis evenementen en komt het meeste voor bij relatie-evenementen. Daarnaast zien we no show ook oplopen bij congressen en zelfs betaalde evenementen. Daarbij gaat het niet om factoren die buiten ieders macht liggen, want die zullen we altijd houden. Zoals hevige sneeuwval, lange files door een ongeluk of een wolkbreuk. We hebben het over no show, waarbij genodigden zich wel inschrijven en aanmelden, maar onverwacht niet komen opdagen.

Gemiste kansen

No show heeft direct invloed op alle pijlers van een evenement: programma, logistiek, catering en personeel. Overal ontstaan gemiste kansen en teleurstelling. De indeling van workshops en deelsessies loopt spaak. Mensen lopen hun favoriete spreker of workshop onnodig mis. Een verrassend idee om te werken met digitale netwerkbandjes leidt tot zeer magere resultaten. En de paneldiscussie met stemkastjes is totaal niet meer representatief. No show wordt ook pijnlijk zichtbaar bij de catering, waar het teveel aan eten weggegooid moet worden, omdat de HCCP-normen het vaak niet toestaan het aan de Voedselbank of daklozenopvang te doneren.

Maatschappelijk Verantwoord Ontmoeten

Het tegengaan van no show begint bij bewustwording. Bij Obsession zien wij het als een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen én leven. Noem het Maatschappelijk Verantwoord Ontmoeten! Waarbij er een gedeelde verantwoordelijkheid ligt bij opdrachtgever, evenementenbureau en bezoeker. In onze optiek wordt er veel over de financiële consequenties van no show gepraat, maar is er een wereld te winnen door het ook over inhoudelijke en sociale aspecten te hebben. Vaak realiseren mensen zich helemaal niet wat er aan creativiteit, organisatie en logistiek komt kijken bij een evenement. En dat hun input, aanwezigheid en ideeën niet alleen gewenst zijn, maar ook gemist worden.

Timing is alles

Gelukkig zijn er verschillende manieren om no show zoveel mogelijk te beperken. Communicatie speelt een cruciale rol bij de opkomst. Begin op tijd, maar niet te vroeg, is ons devies. Een Save the date kun je altijd uitsturen, maar een uitnodiging niet eerder dan 6 tot 8 weken van te voren. Veel eerder hebben mensen nog geen zicht op hun agenda, terwijl er nog wel de gewenste ruimte is. In het geval van meerdaagse internationale evenementen ligt deze planning ruimer, omdat er dan ook vluchten en hotels geboekt moeten worden. Het monitoren van de inschrijvingen gedurende de aanloopfase is ook een manier om een vinger aan de pols te houden. Daarbij kun je ook van genodigden vragen zich niet alleen aan te melden, maar in het geval van verhindering zich ook weer uit te schrijven. Mailinglijsten zijn een verhaal apart. Maar al te vaak blijkt dat een lijst verouderd is, waardoor niet de juiste mensen aangeschreven worden. Zorg daarom voor geactualiseerde lijsten, die passen bij het doel van een evenement.

Van communicatie naar commitment

Om genodigden voor, tijdens en na een evenement aan je te binden, is er vaak meer nodig dan een registratiesysteem en mailings. Betrokkenheid én dus aanwezigheid heeft alles te maken met commitment. Daarop aansluiten met de juiste boodschap, in dialoog met de mensen die je wilt ontvangen, is in onze ogen essentieel. Door een persoonlijke benadering voelen genodigden zich meer betrokken. Event teasers in mailings, e-tickets en sms-jes kunnen allemaal helpen om de respons te verhogen. Ook wordt geëxperimenteerd met no show fees, die mensen moeten betalen als ze niet komen en zich toch aangemeld hebben. Dat werkt misschien wel, maar levert weinig commitment op.

Houd het luchtig

Ook de locatiekeuze en het tijdstip zijn cruciale factoren voor een aantrekkelijk en goedbezocht evenement. Veel hangt af van doel- en doelgroep, maar over het algemeen geldt een goede bereikbaarheid met auto en ov, voldoende parkeergelegenheid, een centrale ligging en eventueel overnachtingsmogelijkheden. Tijdens het event wil je voorkomen dat mensen er vroegtijdig tussenuit knijpen. Een doordacht programma helpt: niet te vol, met voldoende afwisseling en genoeg ruimte om te netwerken.

Foodiebags

Hoe flexibeler de catering, hoe meer je kunt meebewegen met het aantal feitelijke aanwezigen. Voedselverspilling is tegen te gaan door gerechten pas op locatie te bereiden of gebruik te maken van halffabricaten. Mocht er toch eten over zijn, dan kun je gasten een foodiebag meegeven. Ludiek en respectvol tegelijk. Soms zijn opdrachtgevers bang dat ze te weinig eten hebben en overboeken ze liever. Voor eventmanagers de uitdaging om een aanpak te ontwikkelen die vertrouwen wekt én no show tegengaat.

10x no show tegengaan:

1. Werk aan bewustwording en vertrouwen
2. Ontwikkel een afwisselend programma met voldoende lucht
3. Kies een centrale en goed bereikbare locatie
4. Maak gebruik van een aan- én afmeldlink in de uitnodiging
5. Zorg voor actuele mailinglijsten
6. Informeer de doelgroep tijdig en blijf contact houden
7. Stuur de uitnodiging 6-8 weken van tevoren
8. Houd de registratie bij en richt je communicatie daarop in
9. Via sms-service kun je voor en tijdens het event persoonlijke berichten sturen
10. Houd de catering flexibel en bereid eten ter plekke

Over Obsession

Obsession werkt op het snijvlak van evenementen en communicatie. We geloven in de kracht van persoonlijke ontmoetingen en zien het als uitdaging om de inhoud te vertalen naar de juiste vorm. Van visie naar strategie en van creatie naar een strakke uitvoering. De ontmoeting tussen mensen staat altijd centraal. Aanhaken bij het proces van de opdrachtgever en heldere communicatie zijn daarbij onmisbare schakels om samen verder te komen.