Terugblik EXPO 2020 Dubai: intens en leerzaam

‘Met een capaciteit van 10.000 bezoekers per dag en een evenementenruimte tot 200 gasten, moest alles opgezet worden om in Dubai een perfecte uitvoering neer te zetten. Samen met directeur Robin van der Schuyt en Chef-kok Martijn Venselaar was ik verantwoordelijk voor het project van A tot Z.’

Intensief tendertraject

De voorbereidingen begonnen in 2019 met een intensief tendertraject. ‘Uiteindelijk is ons, een consortium bestaande uit GL-Events, MeetingLinq en Van der Linde, de tender van het RVO gegund’, vertelt Cris. ‘Vervolgens begonnen de interne voorbereidingen. Beginnen vanaf nul, vergelijkbaar met het opstarten van een totaal nieuw bedrijf in het buitenland, een nieuw fundament, waarbij nagedacht moest worden over de kleinste details; van concept tot logistiek en van vergunningen tot HR. We gingen op zoek naar antwoorden op vragen zoals: Hoe groot moet het managementteam zijn? Waar verblijven onze medewerkers? Met welke leveranciers willen wij samenwerken? Welke concepten zullen aanslaan bij de verschillende doelgroepen? Welke vergunningen hebben we nodig? Hoeveel auto’s gaan we huren? Al dat soort vragen dienden een antwoord te krijgen en op papier gezet te worden. Planningen, logistiek, HACCP/ISO en schoonmaakplannen, operations, werving en training van personeel, het maken van menu’s en het creëren van nieuwe, uitdagende concepten. De actielijst werd langer en langer.’

Covid, en toen?

Cris: ‘Begin 2020, net toen we volop in onze voorbereidingsfase kwamen, kwam COVID. De pandemie zorgde uiteraard voor onzekerheid. In welke hoedanigheid gaat de EXPO door? Gaat deze überhaupt wel door? Uitstel of volledig afstel? Uiteindelijk kregen we het verlossende woord: het project wordt een jaar uitgesteld. Op 1 oktober 2021 was de opening van EXPO 2020 Dubai. We wisten wel dat COVID nog steeds van invloed zou zijn met betrekking tot bezoekersaantallen, events en personeelsbezetting, maar die uitdagingen namen we graag voor lief. Ondertussen hadden we nog dik een jaar te gaan. Ik kan vertellen, dat jaar is voorbij gevlogen!’

Achtbaan Dubai

‘Ineens was het 1 september 2021, de vertrek dag van ons team richting Dubai. Eenmaal aangekomen stapten we een ware achtbaan in. Alle remmen gingen los, van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat ging de telefoon en waren we in het paviljoen aanwezig. De voorbereidingen met vergunningen, afspraken, planningen, het bleek in Dubai toch allemaal iets anders te gaan dan we in Nederland bedacht hadden en gewend zijn. Alles is heel bureaucratisch bijvoorbeeld, niemand durft een beslissing te nemen. Het leek wel of iedere vergunning of afspraak een extra stempel of sticker nodig had. Alles werd door instanties en ministeries dubbel gecontroleerd en gecheckt. Dat deze manier van zaken doen even wennen was, is een understatement.’

Samenwerken met lokale leverancies

‘Afspraken maken in Nederland is simpel, je maakt een afspraak en deze kom je na’, vertelt Cris. ‘Dit doe je met leveranciers, relaties, medewerkers en al je andere stakeholders. Waar we in Nederland gewend zijn om bij de groothandel te bestellen, werd in Dubai alles ingekocht bij verschillende leveranciers, voor al onze ingrediënten een andere. Daarbij was het ook nog maar afwachten of deze ook daadwerkelijk op het gewenste moment zou leveren. Veel risico en veel financiële en logistieke administratie was het gevolg. We zijn op zoek gegaan naar een logistieke partner, een partner waarbij wij al onze zaken konden centraliseren. Deze vonden we in Dish Catering, een westers georiënteerd bedrijf (afspraak = afspraak) met 15 jaar aan kennis en ervaring in Dubai. Vanaf het eerste moment was er een klik, zij fungeerden tot het eind van het project als logistieke hub met dagelijkse levering, als bestelplatform, als uitzendbureau voor extra personeel op events en als productiekeuken voor grote F&B producties. Kortom één partner, één logistieke lijn, één financieel proces, dus de ideale leverancier voor ons!’

Dutch Dubai: duurzaam, vegetarisch en lokaal

‘Alles was vegetarisch, maar dat klinkt makkelijker gezegd dan gedaan! De bedachte menu’s voor zowel ons vegetarische take-away restaurant (met Hollandse kroketten en bitterballen) als onze high-end events (van koffieontvangst tot 7-gangen diners) werden getest in de productiekeuken. In de voorbereiding natuurlijk eerst proeven en niet geheel onbelangrijk, checken of de ingrediënten lokaal beschikbaar waren. Bijvoorbeeld voor het maken van verse stroopwafels. Zijn deze van dezelfde kwaliteit zoals we die in Nederland gewend zijn? Toch bleek ons concept perfect aan te sluiten op het publiek. Duurzaam, vegetarisch en lokale catering in het thema Dutch Dubai.’

Cris herinnert zich de preopening nog helder: ‘Check, check, dubbelcheck, tot uiteindelijk alles klopte! De vegetarische menu’s waren op smaak, de verse koffie rook lekkerder dan ooit en bier en wijn stonden koud (ja ja, een alcoholvergunning in UAE, maar ik zal jullie besparen wat voor traject dat was). Alle medewerkers werden in onze uniformen van gerecyclede jeans gestoken. We waren er klaar voor, Yalla!’

Om in zo’n dynamische internationale omgeving te werken met 38 nationaliteiten in één team en diverse bedrijfsculturen van overheid tot Europese en Arabische bedrijven maakte de omgevingsfactoren uitzonderlijk en intens. Toch hadden wij dit voor geen goud willen missen. We kijken met trots terug op dit meer dan geslaagde project. Wie weet tot zien op EXPO 2025 Osaka!

Facts & Figures

950.000+ bezoekers in het Nederlands paviljoen
125 High End – Events
10.000+ VIP Gasten (inclusief meerdere hoogwaardigheidsbekleders)
40.000+ Vegetarische gerechten
50.000+ Stroopwafels
100+ Werknemers
38 Verschillende Nationaliteiten
Ontelbaar veel lessen, uitdagingen en mooie herinneringen
1 Onvergetelijk avontuur!