Samen bouwen aan een goede basis
Niet alle organisaties werken op precies dezelfde wijze. De een verhuurt vergaderruimtes voor een klein aantal personen, de ander organiseert grote bedrijfsfeesten voor honderden gasten. Daarom start een implementatie bij Smart Event Manager altijd met een inventarisatie van de bestaande werkwijze.
Vervolgens begeleidt een consultant de inrichting van het systeem. Daarbij worden onder meer zalen en producten ingericht maar ook processen en de software op elkaar afgestemd. Dat gebeurt niet in één lange, intensieve trainingsdag, maar stap voor stap. ‘We merken dat mensen het meeste leren wanneer ze tussen sessies door zelf met het systeem aan de slag gaan’, legt Jaap uit. ‘Dan ontstaan er vragen vanuit de praktijk en kunnen we daar gericht op inspelen.’ Die aanpak zorgt ervoor dat gebruikers niet alleen leren waar de knoppen zitten, maar vooral begrijpen hoe ze Smart Event Manager optimaal kunnen inzetten binnen hun dagelijkse werkzaamheden.
Fotograaf: MetPitt
Ook aandacht voor koppelingen
Bij een succesvolle implementatie draait het bovendien om meer dan één systeem. Veel organisaties werken met verschillende applicaties naast elkaar, zoals boekhoudsoftware, kassasystemen, ticketingoplossingen of narrowcasting. Wanneer deze systemen goed met elkaar samenwerken, voorkomt dat dubbel werk en verkleint het de kans op fouten. Jaap: ‘Daarom wordt tijdens een implementatietraject ook gekeken naar de gewenste koppelingen en de inrichting daarvan. Daarnaast helpt Smart Event Manager klanten bij praktische zaken, zoals het opzetten van offertes en facturen in de eigen huisstijl. Daardoor kunnen organisaties snel aan de slag met een werkwijze die aansluit op hun bestaande processen.’
Persoonlijke ondersteuning blijft belangrijk
Ook nadat een organisatie live is gegaan, blijft ondersteuning belangrijk. Nieuwe medewerkers moeten worden ingewerkt, processen veranderen en gebruikers willen het maximale uit het systeem blijven halen. Daarom kiest Smart Event Manager bewust voor een persoonlijke aanpak. Klanten kunnen niet alleen gebruikmaken van handleidingen en video's, maar ook rechtstreeks contact opnemen met de helpdesk wanneer zij ergens tegenaan lopen. ‘Soms heb je behoefte aan iemand die met je meedenkt. Dan is persoonlijk contact vaak de snelste route naar een oplossing, zodat je meteen verder kunt’, aldus Jaap.
Blijven ontwikkelen en verbeteren
De implementatie van software is geen eindpunt. Organisaties veranderen voortdurend en software ontwikkelt mee. Nieuwe functionaliteiten bieden regelmatig mogelijkheden om processen slimmer of efficiënter in te richten. Om klanten daarbij te ondersteunen organiseert Smart Event Manager optimalisatiesessies. Tijdens zo'n sessie wordt gekeken hoe het systeem momenteel wordt gebruikt en waar verbeteringen mogelijk zijn. Vaak blijken organisaties meer mogelijkheden tot hun beschikking te hebben dan ze zelf beseffen. Daarnaast organiseert het bedrijf Smart Sessions voor klanten. Tijdens deze bijeenkomsten worden nieuwe functionaliteiten toegelicht, praktijkervaringen gedeeld en kunnen gebruikers vragen stellen. Deze sessies worden ook regelmatig per branche georganiseerd, zodat deelnemers ervaringen kunnen uitwisselen met sectorgenoten die tegen vergelijkbare uitdagingen aan lopen.
‘Die gesprekken leveren vaak waardevolle inzichten op’, zegt Jaap. ‘Voor klanten, maar ook voor ons. We horen welke ontwikkelingen er spelen en welke wensen er leven in de markt.’
Meer halen uit Smart Event Manager
Veel organisaties ontdekken na verloop van tijd dat er binnen Smart Event Manager nog mogelijkheden zijn die zij nog niet of slechts gedeeltelijk benutten. Met een goede inrichting, passende begeleiding en regelmatige optimalisatie kunnen zij nog meer rendement halen uit de software die zij al gebruiken. Zoals Jaap het samenvat: ‘De kracht van software zit niet alleen in wat het systeem kan, maar ook in hoe het wordt gebruikt. Daarom helpen we gebruikers persoonlijk om Smart Event Manager optimaal in te zetten en er het maximale uit te halen.’
Is het in de zomer wat rustiger bij jouw organisatie? Dan is dat een mooi moment om processen en systemen weer even scherp te zetten. Een kleine opfrissing van de software-inrichting kan daarna veel opleveren. Jaap: ‘We denken graag mee.’
