Spoorwegmuseum: de locatie paste perfect bij het doel van de dag!

‘Om 10 voor 10 stipt kwamen de genodigden aan op ons eigen Station Utrecht Maliebaan’, vertelt Simone. ‘Dat we ons eigen station hebben, waar vanaf Utrecht Centraal eens per uur tijdens openingstijden een trein naartoe rijdt, is natuurlijk ontzettend uniek. Wij zijn superblij met het feit dat mensen ook met de trein naar onze locatie kunnen komen.’ In dit geval paste het ook nog eens buitengewoon goed bij het doel van het evenement van de dag: de feestelijke lancering van het TreinTrainpakket, een oefenpakket waardoor mensen met een lichte beperking met een gerust hart met de trein kunnen reizen.

Wouter Koolmees overhandigde de eerste pakketten

Simone: ‘Tijdens dit evenement werden nieuwe toepassingen gepresenteerd en ging de doelgroep in gesprek over het thema toegankelijkheid. Wouter Koolmees, president-directeur van de NS, overhandigde de pakketten aan de eerste vijf scholen en zorginstellingen die hiermee aan de slag konden gaan.’ Tijdens het ochtendprogramma konden de USP’s van het Spoorwegmuseum als bijzondere evenementenlocatie perfect worden ingezet: ‘Na aankomst op ons eigen treinstation, gingen de deelnemers door naar De Foyer van de Bedrijfsschool voor registratie’, vertelt Simone. ‘Naast de plenaire opening volgden er verschillende deelsessies. Het inhoudelijke programma is door NS samen met merkactivatiebureau The Groundbreakers georganiseerd. Tooske Ragas was dagvoorzitter en maakte deel uit van een van de deelsessies in de Wachtkamer 3e Klasse voor een Meet & Greet met haar en personeel van de NS. Prinses Laurentien leidde een deelsessie in de Restauratiezaal.

Spiegeleieren

Simone: ‘Om de deelnemers te begeleiden naar de deelsessies, waren er steeds mensen van ons en The Groundbreakers aanwezig. Tijdens het programma was er goed rekening gehouden met het aantal wissels tussen de ruimtes. De aankleding – uiteraard in de kleuren van de NS – maakte het geheel helemaal af. Het is ontzettend leuk om te zien hoe dingen die op voorhand bedacht zijn, op de dag zelf zo goed uit de verf komen.’ De inzet van Spiegeleieren (de vertrekbordjes met een rode en een groene kant die je kent van de treinconducteur) is een creatief idee om toe te voegen aan een bijeenkomst. Simone: ‘In de deelsessies zijn die gebruikt om de stemmen te tellen als reactie op een stelling. Verbinding met het thema op een creatieve manier!’

Ook de flexibiliteit van het Spoorwegmuseum kwam tijdens de lancering goed van pas. ‘We hadden kort van tevoren te maken met bijna een verdubbeling van het aantal gasten. Van 70 aanwezigen naar 140’, vertelt Simone. Gelukkig konden alle partijen goed schakelen en heeft het Spoorwegmuseum een mooie diversiteit aan zalen om in te zetten. Met 16 zalen – van industrieel tot klassiek – is er altijd wel een ruimte die past. ‘Dat maakte me wel trots, zegt Simone. ‘Dat tijdens dit evenement heel goed te zien was dat onze locatie voor zoveel verschillende soorten evenementen geschikt is. En dat de zalen ook nog eens multi-inzetbaar zijn. De Bedrijfsschool zetten we normaal voornamelijk in voor plenaire sessies, maar ook de festivalsetting waarin we de lunch serveerden blijkt heel goed te werken. Ook op een andere manier komt de zaal dus heel goed tot zijn recht!’

Het hoogtepunt? ‘Hoogtepunten’, lacht Simone. ‘Dat de locatie helemaal paste bij het doel van de dag, dat verschillende groepjes na het programma nog even het museum in gingen – dat raden we bezoekers trouwens ook altijd aan - en dat de deelnemers en organisatie het fantastisch vonden. Daar doe je het ten slotte voor!’

Tekst: Mahlee Plekker