Slimme AI-chatbot Semmy van Smart Event Manager maakt het plannen van een evenement al feestelijk
Als je af en toe wat over het internet struint, heb je ze ongetwijfeld weleens gezien. Die vriendelijke chatvensters, meestal in de rechterbenedenhoek van je scherm. Ze zijn een beetje de digitale equivalenten van verkopers in een fysieke winkel. Ze duiken ineens op, begroeten je en vragen je of ze kunnen helpen. Als je even rond wilt kijken, kun je ze – anders dan verkoopmedewerkers in een echte winkel – wegklikken of gewoon negeren. Maar soms is wat assistentie eigenlijk best wel handig.
Wat ook zeker handig is, is de AI-bot van Smart Event Manager. Directeur Jaap de Vries legt uit hoe het werkt. ‘Onze klanten, bijna allemaal evenementenlocaties zoals vergadercentra, musea of activiteitencentra, kunnen deze chatbot sinds dit voorjaar op hun website zetten. Daardoor wordt het nóg eenvoudiger om een geschikte locatie te reserveren.’
Testen met Semmy
De AI-bot is eind maart gelanceerd. Wij van Events.nl mochten van Jaap vlak voor de livegang al even experimenteren met een testversie. Semmy, want zo heet hij, blijkt buitengewoon vriendelijk en communiceert vloeiend in verschillende talen. ‘Stel me gerust elke vraag die je wilt’, staat in zijn welkomstboodschap. We zullen het deze keer bij een vraag over een reservering houden.
We vertellen Semmy dat we een bedrijfsfeest willen organiseren op zaterdag 20 juni. Direct stelt hij een aantal gerichte vragen, op basis waarvan hij een perfecte match kan zoeken in het boekingssysteem Smart Event Manager. Jaap: ‘Semmy wordt continu verder ontwikkeld en wordt alleen maar beter. De gesprekken kunnen worden geanalyseerd en bijgestuurd waar dat nodig is, zo worden de antwoorden alleen maar beter. Bekende AI-tools zijn de motor’, legt Jaap uit.
Semmy is slim
Jaap is duidelijk enthousiast wanneer hij vertelt over Semmy. ‘Het is indrukwekkend hoe goed het werkt. Semmy is echt slim. Hij is proactief en denkt mee. Wanneer er geen beschikbaarheid is op basis van de wensen die je invoert, denkt hij zelf mee over het beste alternatief en stelt hij dat voor.’
Na een conversatie met Semmy is het afronden van de reservering een stuk eenvoudiger, vertelt Jaap. ‘Nadat de gebruiker alles heeft afgestemd, stuurt Semmy je door naar de reserverings- of aanvraagpagina van de betreffende locatie. Daar zijn veel velden en voorkeuren al ingevuld op basis van je eerdere invoer. Je kunt je gegevens aanvullen, extra opties toevoegen of je keuzes waar nodig nog aanpassen.’ Afhankelijk van de locatie wordt de boeking daarna bevestigd of volgt er eerst een aanvraag, waarna het aftellen kan starten.
Alles voor een gestroomlijnd eventproces
Semmy is na de boekingstool van Smart Event Manager een volgende stap in het vereenvoudigen van reserveringen. De software ondersteunt locaties en organisatoren namelijk al bij vrijwel alles wat komt kijken bij het plannen en uitvoeren van evenementen: van aanvragen en reserveringen tot facturatie en personeelsplanning. ‘We proberen het hele proces zo overzichtelijk en efficiënt mogelijk te maken, voor zowel de locatie als de boeker’, aldus Jaap. ‘Semmy sluit daar naadloos op aan door het eerste contact en de inventarisatie al slim te automatiseren.’ Zo wordt niet alleen je evenement perfect geregeld, maar begint de voorpret al bij het eerste chatbericht.
Fotografie: MetPitt
