Nieuws

‘Sinterklaas maakt er een potje van!’

741

30 november 2022

Eventtechnologie

De organisator van een van de grootste én leukste events van het jaar maakt er een potje van. Aldus Invitado op hun sociale media. Op het moment dat de Rotterdamse registratiespecialisten Hoofdpiet in het Sinterklaasjournaal met barcodes en een handscanner in de weer zagen, voorzagen ze problemen. En ze kregen gelijk: de distributie van pakjes aan de hand van streepjescodes op de jutezakken liep inderdaad in het honderd. Hoe had dat voorkomen kunnen worden?

Tekstpiet en specialisten

De Tekstpiet van Invitado sloot de bewuste post op de socials af met een welgemeend advies aan Sinterklaas:

‘Scannen, geloof ons nou, dat is een vak
Of je nu een e-ticket scant of een zak
Ga volgend jaar, zo is ons idee
Met een partner met een Spaanse naam in zee!’

Michiel Droog, een van de twee hoofdpieten van Invitado legt uit: ‘De grootschaligheid van dit project, de ondoordachte werkwijze van de pieten, waarin ze aan brandjes blussen een dagtaak hebben – het is vragen om problemen. De techniek achter een vlekkeloos registratietraject is complex en vergt een plan. Als onze specialisten zich met dit kinderfeest hadden bemoeid, waren de pakjes gewoon ruim op tijd en voorzien van de juiste tags in de pakjeskamer beland.’

Puerto: Spaans voor haven

Werken met Invitado zou de goedheiligman nog veel meer hebben opgeleverd. Online registratie en scannen op locatie zijn producten die de organisatie voor elk event optimaal configureert. Alle applicaties maken deel uit van een ecosysteem, met het registratiesysteem Puerto als kloppend hart. Droog: ‘Puerto is Spaans voor haven, dat zal Sinterklaas bekend voorkomen. In dit solide en veilige registratiesysteem wordt alle data veilig opgeslagen, maar tegelijkertijd ontsloten.’

DATA

En dat levert Sinterklaas en andere eventorganisatoren heel veel op. DATA (in chocoladeletters) bijvoorbeeld, én de mogelijkheid tijdig te sturen op essentiële kpi’s, wat zeker in het Grote Pietenhuis en met een tekort aan pieten geen overbodige luxe is. ‘Van minuut tot minuut kan alle eventdata binnen onze applicaties tot in de kleinste details worden gemonitord,’ aldus Droog. ‘Niet alleen onze producten worden voor elk event op maat geconfigureerd, maar ook de dashboards waarop de metrics en ‘slimme meters’ worden getoond zijn in hoge mate maatwerk.’

Invitado biedt organisatoren alle middelen om tijdig effectief te sturen op de essentiële kpi’s

Vol verwachting

Met behulp van live data zou ook Sinterklaas de staf tijdens het online registratietraject in aanloop naar pakjesavond stevig in handen hebben gehouden. Ook bij de registratie op locatie is altijd direct inzichtelijk hoeveel bezoekers er al vol verwachting binnen zijn en hoeveel er dus nog onderweg zijn. Het gebruik van de event-app wordt tot op paginaniveau gemonitord, en ook de kijkcijfers binnen het online eventplatform worden nauwgezet geregistreerd, zowel per deelnemer als per programmaonderdeel.

Meetbare successen

Na 5 december zou alle in aanloop naar pakjesavond gegenereerde data beschikbaar zijn geweest in universeel bruikbare csv-bestanden. Sinterklaas of de Hoofdpiet zouden die vanuit het systeem zelf met één druk op de knop hebben kunnen downloaden. ‘En als Sinterklaas zijn grote boek zou verruilen voor een CRM-applicatie, dan zouden onze developers zelfs een feilloos werkende koppeling voor hem realiseren,’ zegt Droog. Zo levert Invitado de uitvoerige input voor een grondige analyse achteraf, waarmee de volgende editie verder geoptimaliseerd kan worden. Droog besluit: ‘Op die manier dragen wij ook op dat front bij aan het succes van elk event. Belangrijker nog: we maken die successen meetbaar.’ En dat wordt in een financieel uitdagend 2023, ook voor Sinterklaas, belangrijker dan ooit!