Single-Use Event opnieuw bij CORPUS Congress Centre

Naast de ligging, de capaciteit en het naastgelegen Hilton Garden Inn Leiden, is ook de ruimte van het multifunctionele congrescentrum van CORPUS Congress Centre een doorslaggevende factor voor de organisatie van het Single-Use Event. Kim: ‘Ze hebben ruimte nodig voor een beursvloer met stands, maar ook voor plenaire- en breakoutsessies. Met een grote congreszaal van 568m2, de lounge en de mogelijkheid om verschillende zalen te combineren kunnen opdrachtgevers hier ook voor beurzen alle kanten op.’

Ruimte gecreëerd voor 51 beursstands

‘Hoewel we normaliter zeggen dat we ruimte hebben voor 25 beursstands in de lounge, wilde de opdrachtgever deze editie graag 51 stands plaatsen.’ Die uitdaging ging CORPUS graag aan. Kim: ‘We hebben we de lounge vergoot door een deel van de congreszaal en breakoutzaal 1 erbij te betrekken. Door de dubbele deuren open te zetten en de zalen door te trekken met een pipe and drape, hebben we voldoende ruimte gecreëerd.’

Flexibel

‘Voor een groot deel van de 300 gasten draaide het Single-Use Event echt om netwerken’, vertelt Kim. ‘Er heerste een fijne sfeer, mensen uit die wereld kennen elkaar vrij goed. Mensen liepen de zalen in en uit en bezochten verschillende sessies in de breakoutzalen. Wij houden natuurlijk goed in de gaten dat alles soepel verloopt. Niet alleen vooraf, ook op de dag zelf denken we actief met de opdrachtgever mee. Zijn er meer gasten, is er dan voor iedereen voldoende lunch? Blijven de vluchtroutes veilig? Zeker bij evenementen zonder externe eventmanager wordt deze ondersteuning extra gewaardeerd.’

Volop tijd en ruimte om te netwerken tijdens de lunch

Ook tijdens de lunch werd er rekening gehouden met de wens om volop te kunnen netwerken. Kim: ‘Daar denken we vanuit CORPUS natuurlijk ook in mee. Bij voorkeur serveren we in dat geval kleine broodjes op servetjes, zodat mensen kunnen rondlopen. We zetten dan verschillende etagères neer op de statafels, zodat er bij elke standhouder broodjes staan en de verdeling goed is. Daarnaast lopen er natuurlijk ook medewerkers rond met schalen, zodat er niemand vergeten wordt. Mensen kunnen zo pakken waar ze trek in hebben.’

Headsets zorgden voor extra focus

‘Door de pipe en drape waren de zalen natuurlijk niet meer geluidsdicht’, vertelt Kim. ‘Om dat op te lossen heeft de opdrachtgever ervoor gekozen om iedereen een headset te geven. Die lagen op de stoelen, zodat de gasten hun eigen headset konden pakken. Het dragen van de headsets bleek een onverwacht voordeel te hebben: doordat je geen omgevingsgeluid hebt, heb je echt de focus op de spreker. Twee techneuten van onze vaste audioleverancier IFS Audiovisueel verzorgden de technische ondersteuning.’

Fijne samenwerking

‘Omdat dit alweer de vierde keer was dat we dit event mochten organiseren, merkten we dat de samenwerking extra fijn verliep’, zegt Kim. ‘De opdrachtgever weet dat alles hier goed geregeld is en kan de praktische organisatie daardoor echt loslaten. Zo zorgen we er bijvoorbeeld altijd voor dat we het laden en lossen van de standhouders in goede banen leiden door vooraf een document te sturen met instructies. Ook met 51 stands verliep deze logistieke uitdaging daardoor soepeltjes. Daarin ontzorgen we de opdrachtgever dus echt!’

‘Er is maar één ander event rondom dit onderwerp, dat is in Amerika. Stiekem zijn we er dus best trots op dat het Single-Use Event in CORPUS georganiseerd wordt en ze al vier jaar terugkomen’, sluit Kim af. ‘Het grootste compliment is dat ze voor volgend jaar weer geboekt hebben!’

Tekst: Mahlee Plekker