Schouwburg Odeon geeft vertrouwen

Mireille en Inge, waarom heeft een ziekenhuis een virtueel congrescentrum?
‘Toen het kabinet de eerste lockdown afkondigde, had Isala al allerlei grote events gepland. Die moesten doorgaan, maar dan online. Gelet op hun functionaliteit voldeden Zoom of Teams niet aan de eisen die Isala heeft voor onlinebijeenkomsten. Isala besloot toen om een virtueel congrescentrum te laten ontwikkelen. Met dit softwareprogramma is het mogelijk om online evenementen te organiseren, waarbij men met een soort Google Streetview door verschillende zalen kan lopen.’

Gevoel en sfeer overbrengen

Waarom wilden jullie Schouwburg Odeon integreren in het virtuele congrescentrum?
Inge: ‘Tot ieders grote tevredenheid is Schouwburg Odeon al jaren de locatie voor onze Wetenschapsavond. Toen we in juni begonnen met de voorbereidingen hadden we de stille hoop dat het evenement in december live plaats zou kunnen vinden. Voor alle zekerheid hielden we het virtueel congrescentrum achter de hand. Omdat we zo tevreden zijn over Schouwburg Odeon wilden we bij een onlineversie in ieder geval het gevoel en de sfeer van de schouwburg overbrengen.’

Mireille: ‘Toen duidelijk werd dat het congres online zou moeten plaatsvinden, hebben we een bijeenkomst georganiseerd waarbij de bouwers van het virtueel congrescentrum, Robert Vugteveen, manager Sales & Events van Zwolse theaters en de technici van Schouwburg Odeon aanwezig waren. Door het deskundig advies van Robert en doordat de technici en de bouwers dezelfde taal spraken, gaf dat ons een goed gevoel en veel vertrouwen. Wat daarbij prettig was, is dat de technici van Odeon en Robert precies wisten hoe wij de avond wilden vormgeven, daar hadden ze immers al jaren ervaring mee.’

Switchen tussen zalen

Zo konden op de avond zelf de bezoekers aan het virtuele congres deelnemen en tussen de ene en de andere schouwburgzaal switchen om zo in twee verschillende zalen te kijken en luisteren naar de pitches van de onderzoekers. Die stonden zelf live in Schouwburg Odeon. Tijdens de pitches konden de deelnemers via de chat vragen stellen en stemmen op de beste pitch. Ook de postersessies met verschillende onderwerpen waren online. Na het klikken op een poster kon er gechat en gestemd worden.

Hoe hebben de onderzoekers het ervaren om op deze manier te pitchen, zonder publiek in de zaal? 
Inge: ‘Iedereen kreeg vooraf een korte training, zodat ze met vertrouwen voor de camera’s zouden staan. En er waren een paar collega-onderzoekers aanwezig, die ook zelf een pitch hielden.’

Mireille: ‘De meesten vonden het minder ‘eng’ dan ze vooraf gedacht hadden. Ze misten wel de echte interactie, hoewel er via de chat ook veel vragen gesteld zijn.’

Positief

En hoe vonden de bezoekers het?
Mireille: ‘We hebben veel positieve reacties gehad. De avond was goed te volgen en inhoudelijk zat het programma goed in elkaar. We hoorden wel dat men het sociale deel, het netwerken mistte. Wat men mooi vond was dat de camera de zaal in keek. Zo creëerden we een echte theatersfeer. Dat was een goeie tip van Robert.’

Hoe kijken jullie terug op het evenement en de samenwerking?
Mireille en Inge: ‘Heel plezierig. De samenwerking, flexibiliteit, het meedenken van alle betrokkenen bij Schouwburg Odeon: dat gaf veel vertrouwen.’

Wat gaan jullie dit jaar doen: online of live?
Inge: ‘Als het kan dan weer live in Schouwburg Odeon, met publiek. Elkaar fysiek ontmoeten, het netwerken, dat is zo enorm belangrijk, dat vormt ook een groot onderdeel van de avond. Maar als het online moet, dan doen we het weer zoals afgelopen jaar.’

Door > Jean-Jacques Jouret