Oogartsen voor hun congres gast van het eerste uur in Eye

Klant van eerste uur

Het jaarlijkse Retina Symposium trekt gemiddeld zo’n 200 tot 250 deelnemers, voornamelijk oogartsen, al dan niet nog in opleiding, en arts-assistenten. Het delen van kennis staat centraal; het programma voorziet dan ook in meerdere presentaties in plenaire setting. ‘In ons programma van eisen zijn capaciteit van de zaal en audiovisuele faciliteiten, naast de thematische koppeling en de fysieke ligging, al die jaren belangrijke criteria geweest.’ Voor de eerste editie van het Retina Symposium gaat het verhaal terug naar januari 2013. De nieuwbouw van Eye, een ronduit spectaculair architectonisch concept, is amper 9 maanden eerder geopend door toenmalig koningin Beatrix. Het nieuwe filmmuseum telt vier filmzalen, 4 vergaderruimtes, twee expositieruimtes, een educatieve studio, een shop en een bar-restaurant. En, best bijzonder: Eye is dagelijks vanaf 10 uur open en dus bewegen publiek en zakelijke gasten er gewoon door elkaar heen.

Ervaring en deadlines

Terug naar het Retina Symposium dat dus al een historie heeft in Eye. Veel is dan ook een kwestie van voortborduren op ervaringen in het verleden, al bieden die geen garantie voor de eerstvolgende editie. ‘We werken met onze partners van Eye en voor techniek en catering natuurlijk elk jaar met draaiboeken', zegt Marije. ‘Onze opdrachtgever zorgt voor de ontvangst van de gasten.’ Een belangrijk aandachtspunt is elk jaar opnieuw de afstemming van de content op het laatste, soms het allerlaatste, moment. ‘Het Retina Symposium is een medisch event. Dit houdt in dat de presentaties van de sprekers aan bepaalde eisen moeten voldoen. Zo mogen er geen merknamen van medicijnen worden genoemd. Dat betekent voor ons dat de presentaties vooraf gecheckt moeten zijn en daarvoor dus ook tijdig moeten zijn ingeleverd.’ En dat is, weet Marije, ieder jaar weer spannend. ‘De vraag is of het alle sprekers gaat lukken de deadlines te halen.’ In dat licht biedt de opgebouwde ervaring uitkomst en is er de geruststellende zekerheid, dat alle samenwerkingspartners achter de schermen weten wat ze moeten doen. ‘Door middel van goede communicatie vooraf en een site visit stemmen we de details altijd nauwgezet af.’  

Skyline van de hoofdstad

Ook voor de deelnemers is sprake van herkenning en daarmee van verwachtingen: ‘Inmiddels weet iedereen binnen de beoogde doelgroepen wat hij van het event en van de ontmoeting met elkaar kan verwachten. Dat het Retina Symposium zonder onderbreking aan de elfde editie toe is, mag een wonder heten. Immers, corona gooide in de eventwereld heel veel roet in het eten. ‘Het congres is alle jaren doorgegaan. In het eerste coronajaar was Eye als museum gesloten. Daardoor hadden wij het privilege om ons event in de grote Arena als online show te organiseren. Het leverde een geweldig plaatje op, stel je voor: de skyline van Amsterdam en de programmacommissie in het hart van Eye.’ Maar ook Congress by design schakelde in het licht van de actualiteit natuurlijk door. Marije: ‘Na corona hebben we een hybride versie van het symposium gemaakt. Die heeft meer kijkers getrokken. We hopen dan ook op 14 januari 2023 op een extra 100 online deelnemers aan het congres.’

Tekst: Henny Beijer