Organisatoren van festivals en buitenevents zijn deze maanden al weer volop aan de slag met de edities van zomer 2025. Wat kan worden voorbereid, is al in gang gezet; wat nog onzeker is, wordt toch minimaal al ingeschat op risico’s. In dat proces claimen de experts van No Risk nadrukkelijk een rol. ‘Vanuit onze kennis en ervaring kunnen we juist in een vroeg stadium een belangrijke bijdrage leveren’, stelt Michiel Bredius namens de eventverzekeraar. ‘Want als we iets van de voorbije festivalseizoenen hebben geleerd, dan is het wel, dat de bedreigingen, zoals het weer, maar ook geopolitiek, steeds weer extremer worden.’ Tijdens Festivak ’24 is Bredius over dit thema een van de sprekers, in dit artikel neemt hij daar alvast een voorschot op.
‘Veiligheid is niet te garanderen’
Het is zondagochtend 9 juli 2023. Her en der in het land wordt op productiekantoren opnieuw koortsachtig overlegd over naderend noodweer en hoe daarop te reageren. Het KNMI kondigde voor de middag en avond code oranje af voor de provincies Noord-Brabant, Limburg, Gelderland en Overijssel.
Bij Awakenings in Hilvarenbeek en Bospop in het Limburgse Weert gaat de stekker er voortijdig uit. ‘We kunnen jullie veiligheid niet garanderen’, schrijft de organisatie op de eigen site. Ook de laatste dag van festival Wildeburg gaat niet door. De Havendagen in Zeewolde en festival Zeldzaam Mooi in Zwolle stoppen eerder dan de bedoeling was en Deventer op Stelten staakt de laatste optredens tijdens Poolshoogte en Hoogtevrees.
Vanuit expertise meedenken
Het waren, ook voor Bredius en zijn collega’s, destijds hectische dagen, nota bene middenin het festivalseizoen. ‘We zijn vrijwel non stop, vanaf donderdag tot zondag, in de weer geweest met onze klanten. Het besluit om een evenement dat al draait stil te leggen, neem je niet lichtvaardig. Organisatoren hebben te maken met tienduizenden bezoekers, die dan allemaal ineens van de locatie weg moeten. Hierin heeft de lokale veiligheidsdriehoek natuurlijk een doorslaggevende stem.’ Dat de specialisten van No Risk aanschuiven in het crisisberaad is wat henzelf betreft niet meer dan logisch. ‘Vanuit onze deskundigheid en ervaring denken en praten we mee over de consequenties van besluiten die worden genomen. Ook al is het verzekeringspakket in orde, om op een later moment aanspraak te kunnen maken op uitkeringen, moet wel in alle facetten zijn voldaan aan de voorwaarden, goede verslaglegging van de genomen stappen is hierbij key. Is met eventualiteiten rekening gehouden, was de organisatie daar naar behoren en in alle redelijkheid op voorbereid?’
Risico’s vóórdenken
Maar, hoe goed de organisatie het vooraf ook allemaal heeft geregeld, aan overmacht valt weinig te doen. Neem de festivalzomer van 2024: overvloedige regenval met alle ongemakken van dien. ‘Met zulke voorspellingen in aantocht was het voor veel organisatoren zaak voorzieningen te treffen op de grasvelden die ze voor parkeerders hadden voorzien. Dat daar weleens problemen konden ontstaan, liet zich raden.’ Een praktische oplossing is natuurlijk rijplaten neerleggen, maar die moeten dan wel beschikbaar zijn. ‘Kwestie van vooraf anticiperen, bij een leverancier reserveren en bijtijds afroepen als het nodig dreigt te worden.’ Voorbereid zijn, ofwel: vóórdenken welke risico’s er zijn en hoe die af te dekken. Van een extra voorraad drinkwater met het oog op extreme hitte tot alternatief onderdak voor grote groepen mensen om in geval van zware regenval en onweer te kunnen schuilen. ‘Alles wat je als organisator last minute nog moet regelen, beperkt de kans dat het tijdig genoeg ook lukt.’
Maatwerk in volle breedte
No Risk bedient in ons land met een team van 25 specialisten al ruim 15 jaar een groot aantal eventorganisatoren. Internationaal is de organisatie actief in 7 landen. Naast eventverzekeringen, sluit No Risk onder meer ook dekkingen af voor artiesten, toeleveranciers en freelancers in de eventbranche. ‘Wij kennen de branche als geen ander’, stelt Bredius, ‘En we kennen dus ook de risico’s die horen bij evenementen, zowel grote als kleinere. Aanvragen zijn snel en makkelijk online te doen; de polis is dan meestal al binnen een dag bij de aanvrager in huis. Desgevraagd leveren we maatwerk. En dat gaat in onze dagelijkse praktijk dus veel verder, dan puur het opmaken van de polis.’
