NBC: Zijn hybride events 'the next best thing'? NBC: Zijn hybride events 'the next best thing'?
Back Back Column

NBC: Zijn hybride events 'the next best thing'?

21 juli 2020

Hoe kunnen we elkaar weer ontmoeten en de kracht van live benutten? Hybride evenementen kunnen hierin wel eens dé uitkomst bieden. De term hybride is geen nieuw concept, maar door de coronacrisis heeft deze vorm van events organiseren een vlucht genomen en veel meer potentie gekregen. Eventmanager Patrick van der Louw van het NBC Congrescentrum vertelt ons over mogelijkheden van hybride events.

‘Door de anderhalvemeterregel kunnen locaties slechts een deel van hun gastencapaciteit faciliteren. Daarom biedt de combinatie van live en online uitkomst. Een hybride evenement vindt live plaats met een (beperkter) publiek, maar kan ook digitaal bijgewoond worden. Door het gebrek aan capaciteit wordt live aanwezig zijn exclusiever. Aanwezigen hebben de volledige beleving, inclusief catering en netwerken. De deelnemers die niet fysiek aanwezig kunnen of willen zijn, kunnen het evenement online bijwonen.’

  • NBC: Zijn hybride events 'the next best thing'?
  • XXL Zoom meeting
    XXL Zoom meeting

Audiovisuele middelen vereist

‘Om een succesvol hybride evenement te organiseren, zijn de nodige audiovisuele middelen en platformen vereist. Camera’s die de spreker in beeld brengen, licht en geluid, technici om de streams in goede banen te leiden en een beveiligd platform om naartoe te streamen.’ Veel opdrachtgevers denken dat dat een hybride evenement veel goedkoper is dan een live event. In de praktijk is dit niet per se zo, vertelt Patrick. ‘De techniek is kostbaar. Je budget verschuift van catering naar techniek. Daar staat tegenover dat je het bereik van jouw evenement enorm kan vergroten en niet meer gelimiteerd bent aan de maximumcapaciteit van de locatie. Laat je dus niet afschrikken door hoge kosten voor techniek, maar bekijk realistisch wat het je kan opleveren.’

Waarom hybride?

Interactie

Patrick: ‘Het allergrootste verschil met een live-evenement zit ‘m in de interactie. Bij een volledig digitaal event is er geen mogelijkheid om met de spreker of andere deelnemers de dialoog aan te gaan. En dat is precies wat we op dit moment missen. Bij hybride events is het live aspect er zoals ‘normaal’ en vergroot je het bereik online. De capaciteit van een locatie is dus niet meer het struikelblok.’

Betrokkenheid & interactie

‘Als je jouw event volledig online organiseert, is de betrokkenheid veel lager. Mensen voelen zich niet verbonden. Ook de spanningsboog van mensen is veel korter als zij naar een scherm kijken dan wanneer zij ergens echt onderdeel van zijn. Je keynote spreker wordt er allerminst vrolijk van om in een lege studio zijn of haar verhaal te doen. Het is juist de interactie met het publiek en het inspelen op de behoefte van de deelnemers waar de magie van het verhaal ontstaat.’

Data & commerciële kansen

‘Je kunt daarnaast veel doen met de data die je verzamelt van online deelnemers. Deze informatie kun je weer gebruiken voor de opvolging na je event. Daarnaast kun je, omdat je niet meer afhankelijk bent van een maximum gastenaantal, meer tickets verkopen. Online deelnemers kunnen alle sessies volgen wanneer het hen uitkomt. Zelfs de online inschrijvingen kun je op de dag zelf nog toelaten.’

Tijds- en plaatsonafhankelijk samenkomen bij NBC

‘NBC is in de coronaperiode direct gaan nadenken hoe we onze ruimtes geschikt kunnen maken om tijds- en plaatsonafhankelijk samen te komen. Zo hebben we kant-en-klare pakketten samengesteld. Met deze pakketten ben je altijd verzekerd van een compleet verzorgd hybride event, inclusief gasten bij ons op locatie, technische apparatuur en platformen. In onze evenementenhallen hebben we in samenwerking met onze AV- en techniekpartners AVEX en Mindsetting het concept Virtual Live geïntroduceerd. Dit concept is ontstaan uit de gedachte om een extra beleving toe te voegen voor de online kijkers. Door middel van Augmented Reality voegen we een extra dimensie toe aan de presentatie. Hierdoor is het mogelijk om meerdere ‘lagen’ toe te voegen in de onlinepresentatie. Bijvoorbeeld logo’s die invliegen of een podium dat omhoogkomt. Ook de spreker fungeert als ‘laag’, dus er kunnen zelfs digitale elementen toegevoegd worden voor, achter, naast of onder de spreker. Zo creëren we een visueel spektakel.’

XXL Zoom

‘Verder hebben we in de evenementenhallen de mogelijkheid om op onze 3D en 4K projectiedecors een XXL Zoom of Teams meeting te faciliteren. Hierdoor kunnen alle externe deelnemers live worden weergegeven op het 28 meter brede decor en kan de spreker de interactie aangaan met deze deelnemers.’

Het NBC Congrescentrum heeft een stappenplan samengesteld om de switch van live naar hybride evenement te maken. Download het stappenplan op de website van het NBC Congrescentrum.

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!