Meerdere evenementen in één feesttent tijdens opening Distributiecentrum HSF Logistics

HSF Logistics is een vooraanstaande internationale specialist voor het dagelijks, geconditioneerd vervoer van voedingsmiddelen door heel Europa. Het bedrijf beschikt over een uitgebreide en ultramoderne vloot van meer dan 800 koel- en vriestrailers. Verder heeft HSF Logistics meerdere distributiecentra voor het hergroeperen van zendingen en de opslag van goederen. Naast de twee grote takken vervoer en opslag heeft HSF de beschikking over een emballageverhuursysteem, waarmee de complete distributie, reiniging, reparatie en administratie van kunststofverpakkingen en pallets wordt verzorgd. De klanten hebben op deze manier de handen vrij om zich te volledig te focussen op hun core business.

In het nieuwe DC beschikt HSF Logistics over een volledig geautomatiseerd hangwerksysteem voor het verladen van hangend vlees. Na maanden van bouw en voorbereiding was het tijd de nieuwbouw op feestelijk wijze in gebruik te nemen. HSF benaderde een handvol leveranciers en nodigde hen uit voor een bijeenkomst op hun kantoor. 'Vervolgens hebben wij tekeningen ontworpen en een planning gemaakt. Van daaruit werd er verder gewerkt aan het concept,' vertelt Frank Geurink, Sales Manager Party Rent Nederland. 'Aangezien alle leveranciers elkaar goed kennen, stond het concept na twee gesprekken al als een huis.'

Alles voor de juiste uitstraling

Frank Geurink vervolgt: 'Het was belangrijk dat het evenement niet 'over de top' zou zijn, maar wel met een goede uitstraling, die past bij HSF. De kleuren van HSF Logistics (rood, wit en blauw) hebben we laten terugkomen in het inrichtingsconcept: blauwe vloerbedekking, wit meubilair, rode decoratie. De sfeer diende informeel zijn, met beweging, beleving en interactie in de feesttent. Dit hebben we gecreëerd door een ruimtelijke opstelling van de meubels, afwisseling en de juiste balans tussen hoog en laag meubilair. De informele sfeer werd ondersteund via details, zoals bijvoorbeeld het koffiebuffet; dat stimuleerde de gasten om in beweging komen, elkaar te treffen en elkaar te  spreken. Aangezien HSF Logistics een geconditioneerd vervoersbedrijf is voor voedingsmiddelen, hadden we bedacht dat het middenstuk van de tent de snelweg is waar ze altijd hun producten over vervoeren. Naast de snelweg hebben we bomen en groenstroken geplaatst. Dat in combinatie met een deels transparante tent resulteerde in een prachtig geheel, dat precies paste bij HSF Logistics.'

Hoog Return of Investment

Dat resulteerde in witte brugtafels voor de koffiebuffetten, Ibiza statafels met Cato barkrukken, Ibiza dinertafels met Köln stoelen en een zilver- en blauwkleurig tapijt op het podium. Beneman Catering liet alle cateringmaterialen lopen via Party Rent. Mede daardoor ontstond een mooie eenheid in uitstraling: alle voorzieningen - stroom, heaters, af- en toevoer water, toiletwagen en cateringtent – waren op elkaar afgestemd. Frank Geurink: 'De samenwerking met de andere partners verliep vlotjes. Goed overleg en heldere afspraken zorgden voor een fijne samenwerking, resulterend in en prachtig project, waar we met plezier en trots op terugkijken. Vooral de Return of Investment (ROI) van de feesttent was fantastisch. Drie dagen lang is de tent optimaal gebruikt: als feesttent voor de plaatselijke ondernemers, in een congresopstelling voor de bestuurders bijeenkomst, als onderkomen voor de wervingsbijeenkomst voor chauffeurs en ten slotte als party tent voor de familiedag. De meerdere evenementen in dezelfde locatie zorgden voor een enorme meerwaarde. Door de flexibele inrichting waren we in staat alles in korte tijd om te bouwen. Ook de lay-out - de vloerbedekking en de groendecoratie die de snelweg met bomen symboliseerden – zorgden voor een meerwaarde.' Ook HSF Logistics toonde zich tevreden met de samenwerking.

Over PartyRent

Party Rent Group is een internationale event-supplier met 24 vestigingen en 800 medewerkers in acht landen. Ruim 25 jaar verzorgt Party Rent Group de inrichtingenaankledingvanevents en de daaraan gekoppelde event-logistiek. Het bedrijf heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld van een verhuurder van catering- en horecabenodigdheden voor corporate bedrijven, cateraars en productiebedrijven tot een volwaardig leverancier van inrichtingsconcepten voor events, beurzen en congressen.

Door > Jan Jacobs