Marga Groot Zwaaftink: Haal meer uit een congres door deelnemers research

Marga Groot Zwaaftink: ‘Een veel gemaakte fout bij de organisatie van een congres is om snel een programma met sprekers te willen samenstellen. De beste volgorde is: eerst een brainstorm tussen bureau en opdrachtgever, dan een toetsing bij potentiële deelnemers en daarna pas de samenstelling van het programma. Deelnemers research kan een congres van een 7 naar een 8 of 9 tillen. Toch wordt dit middel in de praktijk nog relatief weinig toegepast. Bedrijven zijn vaak huiverig om hun deelnemers naar hun mening te vragen over het voorgenomen programma. Dat is begrijpelijk, want een bedrijf stelt zich daarmee kwetsbaar op en loopt zelfs het risico op imagoschade. Daarom is het goed om de deelnemers research uit te besteden aan een congresbureau. Die kan zich als onafhankelijke partij gemakkelijker veroorloven om vragen te stellen als: ‘Zou u voor dit programma in de auto stappen? Wie of wat mist u nog in het programma? Wat dient aangepast te worden? Spreekt de spreker u aan? Kent u namen van bevlogen professionals uit de markt die ik nog meer zou kunnen benaderen?’

Hete hangijzers en oude koeien
Marga Groot Zwaaftink vervolgt: ‘Door goed door te vragen krijg je bruikbare signalen terug, zoals bijvoorbeeld ‘het programma is te abstract, ik ben meer op zoek naar inspiratie’. Ook kom je er dan snel genoeg achter wat de hete hangijzers in de markt zijn en welke onderwerpen oude koeien zijn. Voorkom dat je je als congresbureau voor het karretje laat spannen van belanghebbende, commerciële partijen (soms uit de secundaire doelgroep). Dat bereik je door goed door te vragen en voldoende deelnemers te benaderen. Meestal volstaat het om tien tot maximaal twintig deelnemers te benaderen. Het kan nooit kwaad om de lijst van deelnemers die je van de opdrachtgever ontvangt aan te vullen met namen van kopstukken uit de markt, die je via de social media vindt.’

Doe ook onderzoek naar de dagvoorzitter
‘Doe ook research naar de dagvoorzitter. Heeft de dagvoorzitter veel vakinhoudelijke kennis of is het meer iemand die het programma in goede banen kan leiden? In het eerste geval zou je de dagvoorzitter inhoudelijk kunnen laten meedenken over het programma, in het tweede geval zou je de dagvoorzitter kunnen betrekken bij het bedenken van de werkvormen. Bij een congres heb je immers te maken met verschillende doelgroepen. De primaire doelgroep komt vooral voor het programma. De secundaire doelgroep, zoals adviesbureaus, pers en andere beïnvloeders, komt mede vanwege de aanwezigheid van de primaire doelgroep. Ook komen de deelnemers op verschillende niveaus binnen: de een op strategisch niveau, een ander op tactisch niveau en een derde op operationeel niveau. Het is belangrijk een aansprekend programma en werkvormen te ontwikkelen die aansluiten bij de behoeften van al deze doelgroepen en niveaus.’

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Bijvangsten
‘Soms kom je op basis van de deelnemer gesprekken tot de conclusie dat het onderwerp op de agenda niet is op te lossen via een congres. Of je verneemt zaken die zich onder het maaiveld ontwikkelen, bijvoorbeeld dat een concurrent van de opdrachtgever in dezelfde periode een congres organiseert. Daar kun je in de planning rekening mee houden. Deelnemers research kost een congresbureau een dag bellen en rapporteren en het kan een congres enorm veel opleveren. Daarom probeer ik een opdrachtgever altijd te overtuigen van het nut van dit middel.’

Tot slot
‘De volgorde dient dus te zijn: (1) wat wil je bereiken en wie wil je in de zaal hebben (2) toets het concept programma aan een aantal potentiële deelnemers en (3) stel dan het gedetailleerde programma samen.’