Let’s Get Digital: een online evenement alsof je er zelf bij bent!Let’s Get Digital: een online evenement alsof je er zelf bij bent!
Back Back Nieuws

Let’s Get Digital: een online evenement alsof je er zelf bij bent!

26 maart 2020

Jouw evenement had het hoogtepunt van het jaar moeten worden en al maanden ben je met niets anders bezig dan met het creëren van een niet te vergeten ervaring voor je bezoekers. Of je hebt je al maanden geleden aangemeld voor een evenement en je verheugt je enorm op die ene keynote speaker. Dan gebeurt er iets onvoorziens, zoals de coronacrisis met alle restrictieve maatregelen, en alles lijkt in duigen te vallen. Of toch niet? Met ‘Let’s Get Digital’, een digitaal platform, kunnen deelnemers toch netwerken, lezingen bijwonen en workshops volgen. Alleen niet op locatie, maar gewoon vanuit huis.

Dringende behoefte aan alternatieven

Let’s Get Digital is een initiatief en samenwerking van de Groningse bedrijven EventInsight, Bano en MartiniPlaza en het Delftse aanmelder.nl. ‘Omdat organisatoren en deelnemers in de evenementenbranche met grote onzekerheden, onduidelijkheden en financiële gevolgen te maken hebben als gevolg van de maatregelen rondom het coronavirus, signaleerden wij een dringende behoefte aan alternatieven’, vertelt Ruben Haring, Partnership Manager van EventInsight. ‘En volgens mij hebben we die gevonden in Let’s Get Digital.’

Volledige ervaring bieden

Zo’n digitaal alternatief moet echter wel van hoogwaardige kwaliteit zijn om organisatoren en deelnemers de volledige ervaring te laten beleven. ‘Met alleen naar je beeldscherm kijken, ben je er niet’, vervolgt Ruben, ‘tijdens een evenement wil je ook niet alleen stilzitten, kijken en luisteren. Je wilt ook netwerken! Volgens mij zijn we er met de vier partners in geslaagd iets te bieden wat een echt evenement evenaart.’

Koffiepauze en lunchbreak

Aanmelden en inloggen op Let’s Get Digital gaat eenvoudig via een QR-code. Het bijzondere is dat een evenement op Let’s Get Digital net zo lang duurt als het realtime event, met ontvangst, koffiepauzes en een lunchbreak. Ruben: ‘Net als bij een echt evenement, ontvangt de deelnemer vooraf informatie thuis. Zo hebben we geregeld dat de deelnemer congresbuttons ontvangt, Nespresso-cups voor de koffiepauze en dat Subway thuis broodjes bezorgt voor de lunchbreak. Via livestreams stellen we deelnemers in staat om het hele evenement te beleven alsof zij er zelf bij zijn.’

Netwerken gewoon mogelijk

De voorbereiding van een digitaal evenement verschilt niet zo heel veel van een live-evenement. Ook hier is een eventmanager aanwezig en stand-by voor vragen en informatie. ‘Een van de belangrijkste onderdelen van het evenement is het netwerken. Ook dat is heel goed mogelijk op Let’s Get Digital,’ legt Ruben uit. ‘Als je over twee interactieve schermen beschikt, kan je bijvoorbeeld een keynote speaker volgen op je laptop en op je telefoon of tablet chatten met medebezoekers.’

Privacy gewaarborgd

Omdat alles digitaal gaat, kunnen de bedrijven achter Let’s Get Digital achteraf alle voor deelnemers relevante informatie aan hen toesturen, zoals presentaties, maar ook contactinformatie van de personen met wie zij hebben genetwerkt. ‘Wanneer alles digitaal gaat, rijzen er altijd vragen over de privacy en de bescherming van gegevens,’ vult Lenneke Karlas van aanmelder.nl aan. ‘Zijn mijn gegevens wel beschermd, word ik achteraf niet zomaar benaderd door bedrijven waar ik helemaal geen behoefte aan heb? Daar kunnen we heel stellig in zijn: alle informatie is beschermd en afgeschermd en komt niet in handen van partijen die er niks mee te maken hebben!’

Voornamelijk zakelijke markt

Het platform is daarnaast virtueel aangekleed in de huisstijl van het evenement. ‘De look en feel blijft dus behouden’, aldus Haring. ‘Achteraf is voor de organisatoren ook alle data inzichtelijk. Op dit moment richten we ons vooral op de zakelijke markt, bijvoorbeeld congressen, en kunnen we momenteel digitaal evenementen van 50 tot 1000 mensen inrichten. Maar de komende periode gaan we zorgen voor uitbreiding en verder opschalen om nog grotere events te ondersteunen.’ 

Eerste digitale congres al geboekt

Begin april gaat een Amerikaans congres als eerste gebruik maken van Let's Get Digital. ‘Ze organiseren enkele keynotes en workshops, maar vooral de 1-op-1-ontmoetingen zijn daar superbelangrijk’, zegt Haring. ‘En dat kunnen we op deze manier gewoon door laten gaan zoals ze gewend zijn. Het is fantastisch dat we tijdens deze crisis kunnen zorgen voor een back-up plan en een volledig evenement door kunnen laten gaan. Wat zou het mooi zijn wanneer Let’s Get Digital op termijn kan zorgen voor een revolutie in de markt!’

Demo aanvragen

‘Ik kan me voorstellen dat het misschien allemaal een beetje ongeloofwaardig overkomt’, besluit Ruben, ‘te mooi om waar te zijn. Daarom nodig ik iedereen graag uit om een demo aan te vragen op letsgetdigital.io/. Ik weet zeker dat bezoekers overtuigd raken!’

Door > Rob van Hilten

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!