Ins en outs van awardwinning event: ‘de opening van het Rijksmuseum’

Niemand kon er omheen. Al maanden ervoor werd het groots aangekondigd met een digitale aftelklok op het Museumplein. Eindelijk, na tien jaar verbouwen, restaureren en renoveren. Het Rijksmuseum zou heropenen. Een enorm project waar onder meer Marianne Severein (tevens eigenaresse van B&S event innovators) haar tanden in heeft vast gebeten. Inmiddels is 13 april 2013 al lang voorbij maar nog steeds worden we wekelijks herinnerd op de redactie aan dit immense evenement.

[afbeelding niet meer beschikbaar]
In het midden: Marianne Severein, projectleider Opening

Winnaar European Best Event Award
Alle disciplines in de projectgroep zijn namelijk genomineerd of al in de prijzen gevallen! Hendrikje Crebolder is vorige week uitverkozen tot Sponsor Personality 2013, Marjolijn Meynen is genomineerd voor Communicatievrouw (uitreiking op 3 december a.s.) en dinsdagavond stonden Marianne Severein en Xsaga met klamme handjes in Milaan omdat de opening van het Rijksmuseum was genomineerd voor de European Best Event Award… En ja hoor, zij hebben de award in de wacht weten te slepen!

Ik sprak met Marianne Severein over haar rol in de projectgroep. Want wat hield deze in?
“Ik was projectleider Opening. Als projectleider maakte ik onderdeel uit van de projectgroep Opening bij het Rijksmuseum, die bestond uit Marjolijn Meynen (Hoofd Communicatie & Marketing), Hendrikje Crebolder (Hoofd Development) en Pia van de Wiel (Directiesecretaris). Wij rapporteerden rechtstreeks aan de driekoppige directie van het Rijksmuseum. Als projectleider was ik de spil tussen de verschillende stakeholders (zowel in- als extern) en heb ik de interne event managers aangestuurd. Om je een idee te geven van de zaken waarvoor ik verantwoordelijk was:

– Het bewaken van de uitgangspunten uit de briefing versus de conceptontwikkeling en uitwerking van het programma.

– Contact met alle (interne) stakeholders voor de verschillende voor- en avondontvangsten, contact voor Xsaga, met gemeente en provincie m.b.t. vergunningen, met politie en brandweer, met het Koninklijk Huis, met TV en natuurlijk met alle interne afdelingen (als beveiliging, front office, schoonmaak, conservatoren e.d.).

– Het uitnodigingstraject voor alle ontvangsten. Alle gasten (circa 25.000 in totaal) hebben een individuele, gedrukte uitnodiging ontvangen. Event assist heeft de registratiewebsite gemaakt. Wij hebben een eigen telefoonteam samengesteld, dat vanaf 3 weken voor de opening heeft gefunctioneerd als helpdesk voor alle ontvangsten.

– De catering voor alle ontvangsten (naast Vermaat werkt het Rijksmuseum met vier andere preferred catering partners). Wij hebben de verschillende ontvangsten zo ‘eerlijk’ mogelijk en met het oog op de verschillende doelgroepen verdeeld onder de catering partners.

– Decoratie en meubilair.

– Eindverantwoordelijk voor de uitvoering alle ontvangsten.

– Budgetbewaking alle ontvangsten, inclusief de officiële opening.

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Waarom was jij geschikt voor deze functie?
“Ik zat op persoonlijke titel bij het Rijksmuseum, dus niet onder de vlag van B&S event innovators. Die afweging heb ik bewust gemaakt: de bureaukeuze voor het openingsevent zou worden gedaan door een aanbesteding en – zoals wij allemaal weten – schrijven hiervoor over het algemeen veel bureaus in en dat verkleint de kansen. Bovendien had het Rijksmuseum niemand in dienst met de nodige ervaring om een dergelijk project intern te leiden en was het project omvangrijker dan alleen het openingsevenement. Met mijn meer dan 20 jaar ervaring in het vak (ook met omvangrijke en grootschalige projecten) was dit een uitgelezen mogelijkheid om mijn kennis en expertise nu ook eens aan de opdrachtgeverszijde in te zetten. De veranderende markt vraagt om flexibele oplossingen, ik heb deze kans daarom met beide handen aangegrepen.”

Wat hield de opdracht / briefing in?
“De opdracht aan Xsaga was een creatief concept en programmavoorstel te ontwikkelen voor de officiële opening, waarin de kernwaarden van het Rijksmuseum als uitgangspunten moesten worden gehanteerd en waarin centraal stond dat het Rijksmuseum hét museum van Nederland is, van en voor iedereen.

De opening van het Rijksmuseum bestond verder uit diverse voorontvangsten en avondontvangsten voor verschillende doelgroepen (familie, pers, sponsors, vrienden, Patronen, buren, onderwijs & educatie, toerisme e.d.). In totaal waren dat 17 ontvangsten, exclusief de officiële opening op zaterdag 13 april 2013 met (toen nog) H.M. Koningin Beatrix.

Ik ben in de zomer van 2012 gestart met het opstellen van het aanbestedingsdocument voor de selectie van het bureau dat ons zou helpen bij het officiële openingsevenement.

Een nieuwe uitdaging: normaal gesproken doe ik als bureau mee en zit ik aan de andere zijde van de tafel. Nu was het aan mij een aanbestedingsdocument op te stellen en collega-bureaus uit te nodigen mee te doen.

Uiteindelijk is Xsaga uit deze aanbesteding gekomen en ben ik voor Xsaga de contactpersoon bij het Rijksmuseum geweest voor het officiële openingsevenement.

Samen met de interne stakeholders heb ik de programma’s voor de voorontvangsten en avondontvangsten gemaakt. Je moet je voorstellen dat elke interne stakeholder zijn eigen signatuur aan ‘zijn/haar’ ontvangst wilde geven. Een avond voor hoofdsponsors heeft immers een andere doelstelling dan een avond voor bijvoorbeeld onderwijs & educatie. Hier zijn heel wat vergaderuurtjes in gaan zitten!”

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Hoe heb je het aangepakt? Met welke resources, middelen, mensen etc.?
“Voor het opstellen van het aanbestedingsdocument heb ik vooral gebruik gemaakt van de kennis opgedaan uit de verschillende aanbestedingsdocumenten waar wij als B&S event innovators aan hebben deel genomen. Vervolgens was het mijn uitdaging om voor deze aanbesteding een helder en, voor zover mogelijk, compact document te maken. Wat ik vaak mis bij aanbestedingen is de mogelijkheid voor het stellen van vragen in een persoonlijke sessie. Dit heb ik dan ook in deze aanbesteding ingevoerd. Aangezien de regels zijn dat dit niet individueel mag (iedereen moet dezelfde informatie krijgen) hebben wij alle deelnemende bureaus uitgenodigd voor een gezamenlijk vragenuur + een rondleiding door het gebouw.

Helaas is het me niet gelukt om de directie te overtuigen voor deze fase een vergoeding voor de bureaus beschikbaar te stellen.  

Na de zomer van 2012 is de uitslag van de aanbesteding bekend gemaakt en bleek Xsaga als winnaar uit de bus te zijn gekomen. In de tussentijd zijn de interne besprekingen met de projectgroep en de directie gewoon doorgegaan en hebben wij besloten (voortschrijdend inzicht) de oorspronkelijke briefing van een besloten evenement voor genodigden te veranderen in een evenement voor ‘héél Nederland’. Xsaga heeft toen op ons verzoek een aangepast plan gemaakt.
 

Het concept is een uitvloeisel van de vele gesprekken tussen het Rijksmuseum en Xsaga en is dan ook door gezamenlijke input tot stand gekomen.

Om een idee te geven: de grote oranje loper die heel Nederland verwelkomde maar ook het museum ‘op een podium’ zette, komt uit de koker van Xsaga, het dagvuurwerk dat is gebruikt als apotheose van de openingshandeling is geïnspireerd op het werk van de Chinese vuurwerkkunstenaar Cai Guo-Qiang en komt uit de koker van Wim Pijbes zelf."

[afbeelding niet meer beschikbaar]

"Ik heb een intern organisatieschema en een gedetailleerde projectplanning gemaakt. De uitdaging was om alle ideeën en de uitvoering daarvan op elkaar af te stemmen, iedereen aan te sturen en iedereen, zo nodig, te motiveren (er zijn lange dagen gemaakt waardoor er soms wel iemand even een dip had).

Vanaf januari 2013 is het interne eventteam uitgebreid en werden ook de interne event managers bij alle ontvangsten betrokken, naast de voorbereidende werkzaamheden die zij al aan het doen waren voor evenementen die direct na de opening zouden plaatsvinden."

Hoe heb jij dit project beleefd? Wat vond je het leukst en het meest uitdagend hierin?
“Ik heb het als een eer ervaren dat ik projectleider van dit waanzinnige project heb mogen zijn. De grootste uitdaging was natuurlijk om nu aan de klantzijde te opereren. Wij kennen allemaal wel het gevoel dat soms naar boven komt als je bij een klant vandaan komt: ‘als ik aan die kant zou zitten, zou ik het écht anders doen’. Nou, ik heb een verrassing, dat wil je misschien wel, maar het kan niet altijd zoals jij het wilt. In dit geval had ik te maken met een driekoppige directie, vele interne- en externe stakeholders en niet te vergeten, een verwachting. Hét Rijksmuseum ging immers open na bijna 10 jaar dicht te zijn geweest. Mijn grootste uitdaging was dan ook te functioneren binnen dit web en ondertussen de voortgang te bewaken.”

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Wat doet zo’n project als deze met jouw imago en dat van B&S?
“Omdat ik dit project op persoonlijke titel heb gedaan, ben ik hier op een andere wijze mee omgegaan. Tijdens het marketing & sales avondontvangst, direct na de officiële opening, heb ik opdrachtgevers en potentiële klanten van B&S event innovators mogen uitnodigen. Iedereen was vooral erg trots en het gaf hen de bevestiging dat zij met de juiste persoon werken. En aangezien ik het gezicht van B&S ben, is de link direct gelegd. Verder vind ik het belangrijk kenbaar te maken dat de opening van het Rijksmuseum (incl. alle ontvangsten) een verdienste is geweest van een hele grote groep mensen, in de eerste plaats van de directie en de projectgroep van het Rijksmuseum en daarnaast natuurlijk van onze externe partners als Xsaga, de preferred catering partners en niet in de laatste plaats door de enorme inzet van alle Rijksmuseum medewerkers.” 

Ik vind dan ook dat de European Best Event Award voor en van al deze mensen is!

Heb je bepaalde learnings die je zou willen delen?
“Onze veranderende markt vraagt om een flexibele instelling, of je nu aan de opdrachtgevers- of aan de bureaukant zit.”

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Ten slotte, welk stuk in het Rijksmuseum spreekt jou het meest aan?
“De Staalmeesters van Rembrandt van Rijn: ik vind het erg mooi dat deze mannen je recht in je gezicht aankijken, alsof je zelf de kamer binnenloopt, dat raakt me als je voor dit schilderij staat. Inmiddels weet ik dat op dit schilderij aanhangers van verschillende geloofsovertuigingen staan en dat het schilderij hiermee een goede indruk geeft van de verdraagzaamheid van de Amsterdamse samenleving van omstreeks 1660. Een mooi gegeven!”

Fotocredits:
Paul & Menno Ridderhof, Jurgen Koopmanschap