Inclusieve en interactieve bijeenkomsten: de wereld van dagvoorzitter Suzan VinkInclusieve en interactieve bijeenkomsten: de wereld van dagvoorzitter Suzan Vink
Back Back Interview

Inclusieve en interactieve bijeenkomsten: de wereld van dagvoorzitter Suzan Vink

16 december 2022

Interactie, inclusiviteit en betrokkenheid: congressen en bijeenkomsten met nieuwe werkvormen zijn niet meer weg te denken. Soms is dat wennen voor opdrachtgevers en ook voor de deelnemers. Dagvoorzitter Suzan Vink kent de successen en aandachtspunten van deze toch wel nieuwe wereld. Het is Suzans missie om bijeenkomsten meer inclusief te maken in gespreksvoering, zodat iedereen betrokken is. Steeds meer opdrachtgevers willen dat ook en er zijn manieren om dat voor elkaar te krijgen. 

Zelf werkt ze met Liberating Structures*, dit zijn meer dan drieëndertig interactievormen voor gelijkwaardige en evenredige interactie waarbij gebruik wordt gemaakt van de aanwezige kennis in de groep. 

Gelijkwaardigheid in een Rondom 10 sessie 

Recent was Suzan dagvoorzitter en gespreksleider bij een bijeenkomst van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Dit congres was georganiseerd door VNG Naleving i.s.m. VNG Connect, Sandra Vendel van Overdwars Projectcoördinatie en Sonja Schaefers van XR events. Het thema van de dag was de menselijke maat in toezicht en handhaving in het sociaal domein. De wens van de VNG was dat deelnemers niet alleen maar zouden aanhoren, maar juist zouden deelnemen. ‘Zo hadden we een Rondom 10 sessie bedacht, vernoemd naar het tv-format van vroeger’, vertelt Suzan. ‘Hierbij zijn twee factoren belangrijk: er is een ronde opstelling zodat iedereen elkaar ziet en de experts zitten in het publiek, zodat iedereen zich gelijkwaardig voelt. Het Ideeëntheater zorgde voor een ronde houten tribune met drie lagen en kussentjes om op te zitten. Het ging om het delen van perspectieven, waarbij er geen goed of fout was. Om dat te versterken werkten we niet met rode en groene kaarten om aan te geven dat je het oneens of eens was met een stelling, maar met gele en blauwe. Eerst lieten we deelnemers aan het woord en daarop konden experts reageren. Vanuit die gelijkwaardigheid kon iedereen het woord krijgen. Daar zat dan wel meteen een aandachtspunt, want als je iedereen aan het woord laat en daarin niet begrenst, dan kom je absoluut niet uit met de tijd. Daarin zat voor mij nog een spanningsveld, want ik wil eigenlijk iedereen aan het woord laten en niet afkappen, maar omwille van de tijd kan dat niet, dus dan zoek je naar een middenweg. Wat we trouwens merkten, is dat mensen echt de veiligheid voelden om te zeggen wat ze vonden, juist vanwege die gelijkwaardige ronde setting.’ 

Build trust as you go 

Waar je in een meer klassieke congresvorm haast van minuut tot minuut vooraf kunt vastleggen wat er gebeurt, is het met nieuwe, interactieve werkvormen soms nog even aftasten. Dat merkte Suzan ook bij een andere leuke bijeenkomst waar ze dagvoorzitter was: de inspiratiedag 'Samen werken aan een inclusieve arbeidsmarkt' van de Goldschmeding Foundation.  Eerst sprak Suzan in een panelgesprek op het podium met verschillende ervaringsdeskundigen. ‘Het publiek kon via een app vragen indienen. Daardoor werd goed duidelijk dat een bepaalde vraag meermaals gesteld werd en  welke subthema’s leefden. Ook bereik je op deze manier mensen die liever niet plenair een vraag willen stellen. Dat onderdeel ging prima. Erna hadden we inspiratiesessies, met focus op gesprekken in kleine groepen, en daarna zouden we een plenaire terugkoppeling doen. In drie snelle rondes konden mensen in tweetallen bespreken wat ze mee namen. We merkten al snel dat mensen na de inspiratiesessies zelf elkaar opzochten om te netwerken en koffie te drinken. Met moeite kon ik erbovenuit komen en mensen duo’s laten vormen voor ronde één, maar ronde twee en drie ging gewoon echt niet. Dat is een goed punt voor een volgende keer: zoiets is mogelijk als je start in een zaal waar je direct de aandacht hebt en er geen afleiding is.’ 

Bij bijeenkomsten waar je meer gebruik maakt van de groepsinteractie, gebeurt het weleens dat het anders loopt dan gehoopt. Aan Suzan als dagvoorzitter en gespreksleider is het dan om te improviseren. ‘Build trust as you go. Ervan uitgaan dat het wel goedkomt. Dat is ook een van de principes van de Liberating Structures.’ Meebewegen en improviseren dus, ook als het net even anders gaat. Laat dat maar aan Suzan over.

 

Tekst: Annemieke Dubbeldeman

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.058 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!